Sylwia Rutkowska

• organizowanie wewnętrznych przetargów/konkursów na usługi serwisowe
• przygotowywanie analiz, raportów, prezentacji związanych z bieżącym funkcjonowaniem centrum
• przygotowanie i koordynacja budżetów (service chargé, planów wieloletnich, capex)
• koordynacja prawidłowej realizacji budżetów kiosków i Temporary Lease Agreement; negocjacja umów, akceptacja wizualizacji, nadzór nad montażem i demontażem
• obsługa tematów ubezpieczeniowych (weryfikacja polis najemców, koordynacja spraw ubezpieczeniowych centrum)
• monitorowanie działań konkurencji, szukanie i wdrażanie innowacyjnych rozwiązań
• koordynacja pracy serwisów zewnętrznych
• utrzymywanie pozytywnych relacji z najemcami, kontrahentami, urzędami
• opracowywanie i przystosowywanie procedur wewnętrznych
• zapewnienie prawidłowej obsługi sekretariatu: obieg dokumentów, fakturowanie (wystawianie i księgowanie faktur), współpraca z działami firmy

• realizacja polityki i budżetu wynajmu powierzchni
• sporządzanie raportów i analiz z działalności centrum
• przygotowywanie umów i koordynacja procesu ich podpisywania
• kontrola i ewidencja faktur kosztowych w systemach księgowych
• wystawianie faktur czynszowych i windykacja należności
• bieżąca kontrola stanu estetycznego i technicznego obiektu
• koordynowanie prac prowadzonych przez najemców
• utrzymywanie kontaktów z firmami zewnętrznymi i kontrahentami
• utrzymywanie bieżącego kontaktu z najemcami
• prowadzenie sekretariatu
• pomoc w realizacji działań marketingowych
• realizacja wszystkich innych zadań zleconych przez Przełożonego

• wsparcie dla Dyrektora i biura dyrekcji w realizacji zadań
• nadzór nad bieżącą działalnością galerii (kontrolowanie prac serwisu sprzątającego, ochrony obiektów, serwisu technicznego)
• przygotowywanie prezentacji, analiz i raportów na potrzeby Zarządu (raporty tygodniowe, miesięczne, kwartalne)
• kontrola formalno-prawnych obowiązków najemców
• aktywne pozyskiwanie najemców krótkoterminowych i wsparcie w procesie wynajmu powierzchni
• przygotowywanie ofert wynajmu
• przygotowywanie umów krótkoterminowych
• współpraca z innymi działami firmy (księgowość, dział prawny, dział marketingu)
• zarządzanie budżetem biura
• przygotowywanie pism i prowadzenie korespondencji z najemcami obiektów i lokali handlowych, urzędami, firmami zewnętrznymi, bankami
• nawiązanie i utrzymanie relacji z mediami, urzędami oraz organizacjami lokalnymi
• redagowanie notek prasowych
• zapewnienie właściwego obiegu informacji i dokumentów w biurze oraz pomiędzy oddziałami
• wsparcie działu marketingu przy organizacji eventów
• współpraca z agencjami reklamowymi i drukarniami w zakresie kreacji i produkcji

• bieżące wsparcie działań Zarządu i obsługa sekretariatu
• protokołowanie spotkań Zarządu spółki
• współtworzenie umów komercyjnych
• tworzenie raportów, statystyk i prezentacji na potrzeby Zarządu
• redagowanie pism
• współpraca z instytucjami zewnętrznymi
• koordynacja obiegu dokumentów i ich archiwizacja

• udzielanie porad prawnych mieszkańcom Zabrza
• analiza prawna przyjętych spraw
• prowadzenie negocjacji z przedsiębiorcami
• współpraca z innymi wydziałami Urzędu i jednostkami administracji samorządowej
• tworzenie raportów i statystyk związanych z działalnością biura
• opracowywanie dokumentacji systemu zarządzania jakością ISO
• bieżąca obsługa biura i sekretariatu
• nadzór nad obiegiem dokumentów
• archiwizacja dokumentów
• tworzenie i modyfikowanie kalendarzy pracy pracowników biura
• prowadzenia spraw kadrowych i ewidencji czasu pracy

prowadzenie rodzinnej działalności gospodarczej;
odpowiedzialność za budżet i rozliczanie wydatków;
odpowiedzialność za dział zamówień;
prowadzenie podstawowych dokumentów księgowych;
kontakt z kontrahentami;
obsługa klienta oraz kierowanie bieżącą działalnością sklepu;
dbałość o prawidłową prezentację towaru

udział w licznych akcjach promocyjnych w hiper- i supermarketach na terenie województwa śląskiego;
sporządzanie raportów z przeprowadzonych akcji