Sabina Buturlak

Koordynacja projektu mobilnościowego z programu Erasmus+: współpraca międzynarodowa z ośrodkami partnerskimi zlokalizowanymi w krajach trzecich niestowarzyszonych z programem, w tym Albanii, Białorusi, Brazylii, Gruzji, Kanadzie, RPA, Stany Zjednoczone czy Wietnam. Przygotowanie i złożenie wniosków w rundzie konkursowej o dofinansowanie wyjazdów i przyjazdów studentów (studia i/lub praktyki) i pracowników (wykłady i/lub szkolenia). Raportowanie i rozliczanie realizowanych projektów. Prowadzenie profili Działu Współpracy Międzynarodowej w portalach społecznościowych (Facebook, Instagram). Reprezentowanie Działu Współpracy Międzynarodowej i Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu przed gośćmi z zagranicznych uczelni partnerskich. Codzienna współpraca z działem finansowym, działem marketingu, centrum informatycznym, centrum zarządzania projektami. Opieka nad gośćmi zagranicznymi, w wsparcie logistyczne wizyt. Praca przy projektach z programu Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej.

Opieka administracyjna i realizacyjna nad Wrocławskim Programem Wydawniczym. Koordynacja projektu wydawniczego polegająca na przygotowaniu, weryfikacji i prowadzeniu umów wydawniczych zawieranych pomiędzy pracodawcą a kontrahentami (wydanie książek i/lub czasopism). Kontakt z kontrahentami na wszystkich etapach realizacji ww. umów, od momentu ich podpisania do momentu wydania publikacji będącej i wprowadzenia jej na rynek. Opracowanie i koordynacja naborów do programu wydawniczego: przygotowanie regulaminu wraz z załącznikami, współpraca z radcami prawnymi przy sporządzaniu dokumentów, współpraca z działem promocji przy ogłoszeniu konkursu.

Opieka nad międzynarodowym zespołem teatralnym zrzeszającym artystów, aktorów i śpiewaków z Polski i innych krajów świata, m.in. z Włoch, Rosji, Ukrainy, Turcji i Iranu. Koordynacja pracy artystycznej zespołu: stały kontakt mailowy i telefoniczny z grupą, monitorowanie ich udziału w próbach i prezentacjach spektakli i koncertów. Asysta koordynacyjna oraz uczestnictwo w służbowych wyjazdach zagranicznych indywidualnych osób, a także całej grupy. Opieka nad zatrudnionymi w teatrze artystami: pomoc w ubieganiu się cudzoziemców o wizy i zezwolenia na pracę, wsparcie w procesie legalizacji pobytu w Polsce, współudział w spotkaniach w Urzędzie Wojewódzkim i Urzędzie Pracy, pomoc w wypełnieniu odpowiednich wniosków, złożenie ich w odpowiednim miejscu i terminie. Wsparcie w sprawach administracyjnych związanych z zatrudnieniem, ubezpieczeniem i kwestiach logistycznych czy akomodacyjnych na terenie Wrocławia.

Prowadzenie korespondencji krajowej i międzynarodowej w imieniu dyrektora oraz instytucji. Sporządzanie i opieka nad obiegiem oficjalnej korespondencji kierowanej do innych instytucji miejskich, zarówno we Wrocławiu, jak i poza regionem, z uwzględnieniem ich tłumaczenia, korekty i redakcji. Zadania związane z przygotowaniami delegacji: zaplanowanie kalendarza spotkań, organizacja transportu (bilety lotnicze/pociągow), rezerwacja noclegu, wynajem samochodu, promu i innych środków transportu, przygotowanie diet zagranicznych w oparciu o stawki obowiązujące w poszczególnych krajach, przygotowanie materiałów i dokumentów na wyjazd, stworzenie całościowej agendy wyjazdu służbowego. Odpowiedzialność za rozliczenie wyjazdów służbowych. Pośredniczenie między pracownikami a dyrektorem, a także w kontakcie z partnerami projektowymi, np. polskie i zagraniczne szkoły artystyczne (projekty edukacyjne), polskie i zagraniczne instytucje kultury (projekty teatralne). Prowadzenie kalendarza spotkań i wydarzeń.

Prowadzenie korespondencji z artystami z Polski i ze świata zaproszonymi do udziału w Międzynarodowej Olimpiadzie Teatralnej organizowanej we współpracy z Europejską Stolicą Kultury Wrocław 2016. Sporządzanie i prowadzenie międzynarodowych umów z wykonawcami i partnerami wydarzenia na pokaz spektakli, realizację performansów, koncertów, warsztatów, wykładów i spotkań. Prowadzenie rozmów w kwestii wynajmu przestrzeni u zewnętrznych partnerów wydarzenia. Koordynacja przygotowań do prezentacji spektakli i innych wydarzeń zaplanowanych w ramach festiwalu. Udział w wizytach studyjnych zespołów. Współpraca z pracownikami odpowiedzialnymi za logistyczną opiekę nad zespołami (transporty międzynarodowe i lokalne, zakwaterowanie, opieka nad indywidualnymi gośćmi festiwalu). Współpraca przy rozliczeniu merytorycznym i finansowym projektu.