Marta Szajek

- koordynacja i prowadzenie sekretariatu
- obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, ewidencja dokumentów
- obsługa wewnętrznego systemu informatycznego, pisanie umów, weryfikacja i monitoring dokumentacji
oraz rejestrów m.in. kompletowanie dokumentów w obiegu elektronicznym oraz aneksów do umów poręczeń i zmian nie wymagających aneksów
- zamówienia gadżetów firmowych również w ramach projektów refundowanych ze środków w ramach programów europejskich i regionalnych
- organizacja i obsługa spotkań biznesowych oraz szkoleń, dbanie o wizerunek firmy
- ewidencja delegacji, ewidencja szkoleń
- prowadzenie kalendarza spotkań, wykonywanie bieżących zadań zlecanych przez przełożonego
- zapewnienie zaopatrzenia biura w artykuły biurowe i spożywcze
- administracja strony internetowej

- ścisła współpraca w zakresie administracyjno-organizacyjnym z biurem pracowni projektowej w Warszawie,
- wyszukiwanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych i postępowaniach ofertowych na prace projektowe,
- przygotowywanie ofert w przetargach nieograniczonych, ograniczonych i innych postępowaniach ofertowych oraz konkursach architektonicznych,
- bieżące monitorowanie rynku i gromadzenie informacji na temat możliwych kierunków rozwoju firmy – segmentacja,
- rozbudowa bazy danych o dotychczasowych i potencjalnych inwestorach i kontrahentach,
- ewidencja faktur sprzedaży i zakupu,
- ewidencja i prowadzenie akt osobowych i dokumentacji kadrowej,
- przygotowywanie kompletu dokumentów dla księgowości,
- opracowanie i współpraca z biurem rachunkowym,
- opracowanie i aktualizacja wizualnej i formalnej wzorcowej dokumentacji firmowej,
- nadzorowanie pozycjonowania strony internetowej i boxów reklamowych Google AdWords,
- administracja i bieżąca aktualizacja firmowej strony internetowej.

- organizacja pracy biura pracowni projektowej w Szczecinie,
- bezpośredni kontakt z kontrahentami i aranżacja spotkań,
- prowadzenie bieżącej korespondencji (e-mail, fax, poczta, przesyłki kurierskie),
- wyszukiwanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych i postępowaniach ofertowych na prace projektowe,
- przygotowywanie ofert w przetargach nieograniczonych, ograniczonych i innych postępowaniach ofertowych oraz konkursach architektonicznych,
- współpraca z projektantami w zakresie przygotowywania zestawień, kompletowania dokumentów, przygotowywania oprawy i dopilnowania kompletności opracowywanej dokumentacji projektowo-kosztorysowej przekazywanej do urzędu lub inwestora,
- współpraca z branżystami w zakresie sporządzania wycen do ofert oraz negocjowanie warunków współpracy,
- współpraca z agencjami ubezpieczeniowymi w zakresie terminowych umów o udzielanie ubezpieczeniowych gwarancji wadialnych, należytego wykonania kontraktów, wystawiania polis odpowiedzialności cywilnej i prowadzenia działalności gospodarczej oraz grupowego ubezpieczenia pracowniczego,
- współpraca z instytucjami i organizacjami np. PARP, EFS w celu zdobycia akredytacji, dofinansowania lub innych korzyści pozwalających na poprawę i umocnienie pozycji firmy na rynku,
- organizacja szkoleń zawodowych i rozwoju osobistego (również finansowanych przez UE w ramach EFS) dla zarządu i pracowników,
- bieżące monitorowanie rynku i gromadzenie informacji na temat możliwych kierunków rozwoju firmy – segmentacja,
- okresowe działania marketingowe, np. kampanie promocyjne wybranych segmentów rynku w celu pozyskania nowych kontrahentów,
- analiza źródeł informacji i rozbudowa bazy danych o dotychczasowych i potencjalnych inwestorach i kontrahentach,
- sporządzanie bieżącej dokumentacji firmowej – faktury, protokoły, zestawienia,
- przygotowywanie wzorów umów z inwestorami, podwykonawcami i innymi kontrahentami,
- pozyskiwanie referencji od inwestorów,
- ewidencja faktur sprzedaży i zakupu oraz zobowiązań i należności,
- ewidencja i prowadzenie akt osobowych i dokumentacji kadrowej,
- okresowa aktualizacja zaświadczeń o nie zaleganiu z opłacaniem podatków i składek ZUS, o niekaralności, zaświadczeń o przynależności do izb samorządu zawodowego,
- organizacja i nadzór archiwizowania dokumentacji firmowej (umów z inwestorami, branżystami i innymi kontrahentami, faktur, wyciągów i opinii bankowych, uprawnień, zaświadczeń o przynależności do izby samorządu zawodowego, polis ubezpieczeniowych, gwarancji wadialnych i kontraktowych, referencji, zaświadczeń z rejestrów, sądów i urzędów),
- przygotowywanie kompletu dokumentów dla księgowości i stała współpraca z biurem rachunkowym,
- opracowanie i aktualizacja wizualnej i formalnej wzorcowej dokumentacji firmowej,
- administracja i bieżąca aktualizacja firmowej strony internetowej (CMS),
- nadzorowanie pozycjonowania strony internetowej i boxów reklamowych Google AdWords,
- dopilnowanie zaopatrzenia w materiały i artykuły biurowe oraz materiały eksploatacyjne do drukarek, ploterów, kserokopiarek oraz serwisu sieci komputerowej, maszyn i urządzeń biurowych.

- obsługa spedycyjna i organizacja transportu krajowego przedsiębiorstw produkcyjnych głównie z regionu woj. zachodniopomorskiego,
- współpraca z filiami firmy oraz spedycjami na terenie całego kraju,
- obsługa systemu bazy danych w środowisku Oracle,
- obsługa dokumentacji,
- prowadzenie rozrachunków i windykacji,
- działania marketingowe m.in. pozyskiwanie nowych klientów, informacje handlowe dla kontrahentów, aktualizacja ofert.

- obsługa programu fakturowo-magazynowego,
- prowadzenie sprzedaży krajowej,
- obsługa logistyczna importu (Włochy, Japonia, Tajwan) i eksportu do krajów za wschodnią granicą (Litwa, Ukraina, Rosja, Łotwa, Białoruś),
- prowadzenie rozrachunków krajowych i zagranicznych (należności i zobowiązania),
- obsługa płatności – dokonywanie przelewów tradycyjnych i drogą elektroniczną,
- prowadzenie kasy firmowej,
- windykacja należności,
- aktualizacja krajowej bazy klientów,
- obsługa korespondencji krajowej i zagranicznej (poczta, e-mail, fax),
- organizacja promocji i inne czynności marketingowe.

- korespondencja zagraniczna,
- obsługa dokumentacji eksportowej,
- przygotowywanie promocji,
- kompletowanie i przygotowywanie wysyłek promocyjnych.

- przygotowywanie aktualnych cenników, ulotek, wizytówek, plakatów,
- organizacja promocji,
- korespondencja, sporządzenie sprawozdań i raportów,
- pomoc przy organizowaniu imprez okolicznościowych.