Marta Stępkowska

* kontakt z agencjami ubezpieczeniowymi w zakresie otrzymania propozycji polis ubezpieczeniowych;
* kontrola przeglądów technicznych i badań specjalistycznych oraz aktualnych polis ubezpieczeniowych aut firmowych;
* kontakt z firmami leasingowymi;
* wsparcie w rozliczeniach finansowych, w tym w wynagrodzeniach;
* nadzór nad terminowymi płatnościami zobowiązań;
* współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym;
* kompletowanie dokumentów do księgowości;
* przygotowywanie dokumentacji kadrowej i umów cywilno-prawnych dla nowo zatrudnianych pracowników;
* nadzór nad terminami badań lekarskich pracowników;
* prowadzenie ewidencji i rozliczanie czasu pracy, urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich;
* zarządzanie obiegiem dokumentów ( korespondencja papierowa i elektroniczna);
* nadzór nad prawidłową likwidacją zgłoszonych szkód komunikacyjnych;
* zakup materiałów biurowych oraz spożywczych;
* organizacja obiegu dokumentów i ich archiwizacja;
* wykonywanie bieżących poleceń przełożonych;

* kompletowanie dokumentów do rejestracji osób w towarzystwach ubezpieczeniowych + wysyłka na egzaminy;
* nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów pomiędzy centralą firmy a towarzystwami ubezpieczeniowymi;
* rozliczanie certyfikatów obowiązkowych szkoleń osób współpracujących z firmą i ich wysyłka do towarzystw ubezpieczeniowych;
* przygotowywanie raportów realizacji obowiązkowych szkoleń agentów i jego dystrybucja pomiędzy regionalnymi dyrektorami;
* kontakt z towarzystwami ubezpieczeniowymi;
* przygotowywanie dokumentacji do przerejestrowania podległych spółce osób na inny podmiot;
* przygotowywanie dokumentacji do umów z nowymi towarzystwami ubezpieczeniowymi i nadzór nad prawidłowym przepływem dokumentów pomiędzy stronami;
* nadzór nad pracą IT w celu wdrożenia nowego systemu zabezpieczenia sieci;
* przygotowywanie upoważnień i umów dla nowo zgłoszonych osób;
* nadzór nad realizacją zadań podległych pracowników;
* inne prace zlecone przez przełożonych;

przygotowywanie ofert dla Klientów i realizacja ich zamówień;
zamawianie towarów u dostawców / producentów;
wprowadzanie faktur do systemu - przyjmowanie na stan magazynowy towarów, przyjmowanie dostaw od producentów;
obsługa klienta na miejscu w biurze;
obsługa serwisowa - gwarancyjna i pogwarancyjna, wycena części zamiennych; kontakt z firmami współpracującymi oraz pilnowanie terminowości wykonywania przeglądów technicznych bram i drzwi na obiektach,
pomiary u Klientów w celu realizacji zamówień na bramy garażowe, drzwi zewnętrzne i wewnętrzne;
wystawianie faktur, dokumentów magazynowych, dokumentów do wywozu towarów za granicę;
comiesięczne inwentaryzacje towaru na magazynie, zamawianie i wydawanie odzieży roboczej pracownikom, rozliczanie pracowników po zakończeniu z nimi współpracy, dbanie o terminowe przeglądy wózka widłowego, dbanie o terminowe serwisy i naprawy pojazdów służbowych - również zgłaszanie ewentualnych szkód,

przyjmowanie aut do naprawy i wydawanie po naprawie, ewidencjonowanie w systemie autostacja przyjmowanych pojazdów, wystawianie faktur za naprawę, obsługa klienta - udzielanie informacji n/t szkód, dokumentacji oraz etapów likwidacji szkód w towarzystwach ubezpieczeniowych, kontakt z ubezpieczalniami w celu uzyskiwania informacji n/t zgłoszonych szkód, kontakt z biurami assistance w celu zgłaszania zapotrzebowania na auta zastępcze dla klientów,

rejestracja szkód komunikacyjnych; przypisywanie szkód i przekazywanie ich do dalszej likwidacji; wysyłanie korespondencji w szkodzie; przyjmowanie dokumentów od petentów; udzielanie informacji na temat zgłoszonych szkód; współpraca z firmą pośredniczącą w szkodach zagranicznych oraz z Policją;

organizowanie i kontrola pracy telemarketerek; rekrutacja nowych osób do działu – ogłoszenia w mediach, rozmowy kwalifikacyjne; kompletowanie dokumentów do umów o pracę oraz wypowiedzeń; prowadzenie ewidencji w zakresie spraw związanych z obecnością w pracy ( listy obecności, urlopy ); szkolenia – w tym szkolenie osób nowozatrudnionych; przygotowywanie raportów tygodniowych i miesięcznych; analiza skuteczności pracy – zwolnienia, premie; opracowywanie wewnętrznych regulaminów, zakresu czynności pracowników oraz aktualizacja tych zakresów; kontrola bilingów telefonicznych; współpraca z Działem Sprzedaży oraz Informatycznym w celu organizowania pracy Przedstawicieli i telemarketerek;

zapewnienie profesjonalnej obsługi klienta zgodnej z obowiązującymi standardami, nadzór porządkowy nad powierzonymi elementami wyposażenia wypożyczalni oraz porządkowanie wypożyczalni po zakończonej pracy salonu;
odpowiedzialność za pracę placówki podczas prowadzenia zmiany, kierowanie zespołem pracowników, sporządzanie bilansów oraz dziennych, miesięcznych i rocznych raportów, rozliczanie się z otrzymanych środków pieniężnych, rozliczanie pracowników, przygotowywanie niezbędnej dokumentacji oraz korespondencji, monitoring zadłużonych klientów;