Marta Gil

- Administrowanie wspólnotą mieszkaniową
- Ścisła współpraca z zarządcą nieruchomości oraz zarządem wspólnoty
- Bieżąca koordynacja prac podwykonawców
- Współpraca z działem księgowości w zakresie rozliczeń wspólnot
- Pełnienie dyżurów, bieżąca obsługa mieszkańców
- Zarządzanie dokumentacją

- zarządzanie lokalizacją biurową; rozliczanie mediów, kontrola rozliczeń za media wobec najemcy
- nadzór nad naprawami samochodów służbowych, kontrola ewidencji przebiegów, zakup opon i innego wyposażenia;
- prowadzenie kas firmowych;
- rozliczanie delegacji;
- bieżące wsparcie administracyjne w zakresie składania ofert;
- wsparcie sekretariatu: prowadzenie rejestru korespondencji, zakupy mat. biurowych i spożywczych, przyjmowanie interesantów;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych;
- publikowanie ogłoszeń o pracę

- zarządzanie lokalizacjami biurowymi i magazynowymi: organizacja zakupów wyposażenia oraz usług, zapewnienie napraw i serwisu urządzeń biurowych, sprzętu i wyposażenia, bieżąca współpraca z właścicielami przedmiotów najmu/wynajmującymi w zakresie realizacji zawartych umów najmu, zarządzanie zmianami i optymalizacja wykorzystania powierzchni użytkowanego lokalu, prowadzenie bazy danych o powierzchni użytkowanych lokali, najemcach, liczbie pracowników, wolnych powierzchniach, nadzór nad: niezbędnymi pracami remontowymi w lokalizacjach, zapewnieniem ciągłości dostaw mediów i usług serwisowych, usuwaniem awarii; rozliczanie i akceptacja merytoryczna kosztów; kontrola nad terminowością przeglądów technicznych budynków i z zakresu ppoż.
- współpraca z brokerem ubezpieczeniowym w zakresie likwidacji szkód majątkowych
- współpraca z firmami ochrony mienia, monitoringu oraz inkaso
- obsługa floty samochodowej: bieżący nadzór nad przeglądami technicznymi pojazdów, koordynowanie sprzedaży pojazdów, składanie wniosków do Wydziału Komunikacji;
- nadzór nad wózkami widłowymi: terminowością przeglądów udt, naprawami
- wsparcie administracyjne sekretariatu

Przeniesienie w trybie 23' z uwagi na przejecie części majątku Impel Rental przez Impel Cleaning

- obsługa organizacyjna Jednostki Biznesowej: przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w spółkach tj. zarządzenia, pisma okólne, instrukcje, procedury itd., przygotowywanie wniosków do SAP dot. zmian w strukturze organizacyjnej spółek ( w tym projektowanie nowych struktur), dystrybucja aktów normatywnych
- aktualizacja treści w intranecie, administrowanie intranetową Bazą Wiedzy zawierającą Akty Normatywne Jednostki Biznesowej
zadania związane z obszarem umów administracyjnych: przygotowywanie umów oraz aneksów, konsultacja z działem prawnym i działem podatków, merytoryczna kontrola obowiązujących umów, rozliczanie i akceptacja merytoryczna kosztów wynikających z ich obowiązywania
- zarządzanie lokalizacją biurową i magazynową: przygotowywanie projektów aranżacji lokalizacji i uzgodnienie go z przyszłymi użytkownikami, organizacja zakupów wyposażenia oraz usług, zapewnienie napraw i serwisu urządzeń biurowych, sprzętu i wyposażenia, bieżąca współpraca z właścicielem przedmiotu najmu/wynajmującym w zakresie realizacji zwartej umowy najmu, zarządzanie zmianami i optymalizacja wykorzystania powierzchni użytkowanego lokalu, prowadzenie bazy danych o powierzchni użytkowanego lokalu, najemcach, liczbie pracowników, wolnych powierzchniach, nadzór nad niezbędnymi pracami remontowymi w lokalizacji, nadzór nad zapewnieniem ciągłości dostaw mediów i usług serwisowych, dostępu do wewnętrznej sieci komputerowej i telefonicznej, rozliczanie i akceptacja merytoryczna kosztów najmu
- zadania związane z obszarem IT: koordynowanie spraw związanych ze sprzętem komputerowym, urządzeniami wielofunkcyjnymi, usługami IT świadczonymi przez spółkę wewnętrzną, koordynowanie spraw związanymi ze służbowymi telefonami, rozliczanie, analiza i akceptacja merytoryczna kosztów za ww. usługi
- zadania związane z obszarem samochodów służbowych Jednostki Biznesowej: kontrola przebiegów, przygotowywanie zamówień, wnioski o zmianę zleceń samochodowych, analiza, kontrola, rozliczanie i akceptacja merytoryczna kosztów, nadzór nad stanem technicznym, przekazywanie i zdawanie pojazdów
- zatwierdzanie zamówień w SAP
- Key User Jednostki Biznesowej w projekcie Travel (delegacje w systemie SAP

- obsługa organizacyjna spółek: sporządzanie protokołów, uchwał, wniosków do KRS, wniosków do SAP w sprawie struktur organizacyjnych spółek, pism, wystawianie pełnomocnictw, aktów wewnętrznych, dbałość o dokumentację spółek
- prowadzenie denników korespondencyjnych spółek
- zarządzanie hierarchią informacji napływających do spółek, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych
- monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie interesantów
- przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji dla Zarządów Spółek
- organizacja i obsługa spotkań Zarządów Spółek
- koordynowanie współpracy Prezesów Zarządów z poszczególnymi działami Spółek i ich pracownikami
- rozliczanie i akceptacja merytoryczna kosztów usług związanych z działalnością sekretariatu
- rozliczanie delegacji Członków Zarządów Spółek
- wsparcie Zarządu w bieżącej działalności
- organizowanie i zaopatrywanie Spółek w materiały potrzebne do funkcjonowania biura
- dbałość o wizerunek gabinetów Prezesów Zarządów Spółek oraz sekretariatu

- sporządzanie i składanie ofert przetargowych, handlowych
- sporządzanie kalkulacji sprzedażowych
- koordynowanie spraw związanych z wdrożeniami umów handlowych
- sporządzanie raportów z działań handlowców (także na podstawie CRM) oraz wyników sprzedażowych
- kontakty z potencjalnymi klientami
- prace asystenckie Dyrektora ds. Sprzedaży
- wsparcie handlowców w ich bieżącej pracy

- sporządzanie i składanie ofert przetargowych, handlowych
- sporządzanie kalkulacji sprzedażowych
- koordynowanie spraw związanych z wdrożeniami umów handlowych
- sporządzanie raportów z działań handlowców (także na podstawie CRM) oraz wyników sprzedażowych
- kontakty z potencjalnymi klientami
- prace asystenckie Dyrektora ds. Sprzedaży
- wsparcie handlowców w ich bieżącej pracy

- sporządzanie i składanie ofert przetargowych, handlowych
- sporządzanie kalkulacji sprzedażowych
- koordynowanie spraw związanych z wdrożeniami umów handlowych
- sporządzanie raportów z działań handlowców (także na podstawie CRM) oraz wyników sprzedażowych
- kontakty z potencjalnymi klientami
- prace asystenckie Dyrektora ds. Sprzedaży
- wsparcie handlowców w ich bieżącej pracy