Małgorzata Mróz
Back Office Specialist
Doświadczenie zawodowe
Back Office Specialist
Prace asystenckie dla Prezesa Zarządu spółek należących do Grupy Kapitałowej One-2-One:
Prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa Zarządu
Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych,
Organizacja podróży służbowych (rezerwacja/zakup biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja miejsc hotelowych),
Wspieranie w czynnościach administracyjnych przełożonego i kadrę zarządzającą
Pośrednictwo w wewnętrznych i zewnętrznych kontaktach przełożonego;
Wykonywanie bieżących prac zleconych przez przełożonego
Wsparcie administracyjne pracowników biura;
Wsparcie działań Inspektorów Bezpieczeństwa oraz Inspektorów Audytu Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert poprzez m.in. :
Współpracę z Ministerstwem Gospodarki, w ramach prac wykonywanych dla Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert, dot. zgodności z ustawą z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym, m.in. zgłaszania wszystkich zmian danych zawartych we wniosku o dokonanie wpisu do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne;
Wstępną weryfikację, pod względem formalnym, wniosków o wydanie certyfikatów Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert;
Współpraca z firmą zewnętrzną przy projekcie o dofinansowanie z Unii Europejskiej;
Samodzielne prowadzenie sekretariatu spółek należących do Grupy Kapitałowej One-2-One.
Prowadzenie kasy, sporządzanie raportów kasowych, rozliczanie delegacji i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura;
Komunikacja i współpraca m.in. z działami: kadr, księgowości;
Sporządzanie zestawień wydatków dla księgowości, rozliczania kosztów biurowych
Przygotowywanie dokumentów w zależności od potrzeb;
Dbanie o prawidłowe funkcjonowanie pracy biura poprzez:
Ewidencję korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej
Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w spółkach, zgodnie z wewnętrznymi standardami, oraz ich archiwizacja;
Prowadzenie korespondencji firmowej oraz tworzenie dokumentów wewnętrznych;
Obsługę centrali telefonicznej i urządzeń biurowych;
Administrowanie salami konferencyjnymi;
Optymalizację kosztów funkcjonowania biura poprzez wyszukiwanie, zakup i wprowadzanie ekonomicznych rozwiązań w pracy biura, dbałość o ekonomiczne wykorzystanie urządzeń biurowych, np. kserokopiarek i drukarek,
Współpraca z firmami zewnętrznymi: kancelarie notarialne, biura tłumaczeń, firmy kurierskie, cateringowe, transportowe, firma sprzątająca;
Organizacja spotkań oraz ich obsługa;
Organizacja imprez firmowych;
Załatwianie różnych spraw „na mieście” np. poczta, urzędy, odbiór/dostarczanie dokumentów;
Aktualizacja wewnętrznych baz danych;
Prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa Zarządu
Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych,
Organizacja podróży służbowych (rezerwacja/zakup biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja miejsc hotelowych),
Wspieranie w czynnościach administracyjnych przełożonego i kadrę zarządzającą
Pośrednictwo w wewnętrznych i zewnętrznych kontaktach przełożonego;
Wykonywanie bieżących prac zleconych przez przełożonego
Wsparcie administracyjne pracowników biura;
Wsparcie działań Inspektorów Bezpieczeństwa oraz Inspektorów Audytu Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert poprzez m.in. :
Współpracę z Ministerstwem Gospodarki, w ramach prac wykonywanych dla Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert, dot. zgodności z ustawą z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym, m.in. zgłaszania wszystkich zmian danych zawartych we wniosku o dokonanie wpisu do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne;
Wstępną weryfikację, pod względem formalnym, wniosków o wydanie certyfikatów Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert;
Współpraca z firmą zewnętrzną przy projekcie o dofinansowanie z Unii Europejskiej;
Samodzielne prowadzenie sekretariatu spółek należących do Grupy Kapitałowej One-2-One.
Prowadzenie kasy, sporządzanie raportów kasowych, rozliczanie delegacji i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura;
Komunikacja i współpraca m.in. z działami: kadr, księgowości;
Sporządzanie zestawień wydatków dla księgowości, rozliczania kosztów biurowych
Przygotowywanie dokumentów w zależności od potrzeb;
Dbanie o prawidłowe funkcjonowanie pracy biura poprzez:
Ewidencję korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej
Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w spółkach, zgodnie z wewnętrznymi standardami, oraz ich archiwizacja;
Prowadzenie korespondencji firmowej oraz tworzenie dokumentów wewnętrznych;
Obsługę centrali telefonicznej i urządzeń biurowych;
Administrowanie salami konferencyjnymi;
Optymalizację kosztów funkcjonowania biura poprzez wyszukiwanie, zakup i wprowadzanie ekonomicznych rozwiązań w pracy biura, dbałość o ekonomiczne wykorzystanie urządzeń biurowych, np. kserokopiarek i drukarek,
Współpraca z firmami zewnętrznymi: kancelarie notarialne, biura tłumaczeń, firmy kurierskie, cateringowe, transportowe, firma sprzątająca;
Organizacja spotkań oraz ich obsługa;
Organizacja imprez firmowych;
Załatwianie różnych spraw „na mieście” np. poczta, urzędy, odbiór/dostarczanie dokumentów;
Aktualizacja wewnętrznych baz danych;
Back Office Specialist
- Samodzielne prowadzenie sekretariatu;
- Prowadzenie kasy, sporządzanie raportów kasowych, rozliczanie delegacji i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura;
- Kompletowanie i opisywanie dokumentacji księgowej;
- Zarządzanie korespondencją;
- Organizacja obiegu dokumentów;
- Archiwizacja dokumentów;
- Organizacja spotkań oraz wyjazdów służbowych;
- Wsparcie w działaniach poszczególnych działów w firmie;
- Dbałość o porządek i estetykę miejsca pracy;
- Prowadzenie kasy, sporządzanie raportów kasowych, rozliczanie delegacji i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura;
- Kompletowanie i opisywanie dokumentacji księgowej;
- Zarządzanie korespondencją;
- Organizacja obiegu dokumentów;
- Archiwizacja dokumentów;
- Organizacja spotkań oraz wyjazdów służbowych;
- Wsparcie w działaniach poszczególnych działów w firmie;
- Dbałość o porządek i estetykę miejsca pracy;
Edukacja
Specjalizacje
Administracja biurowa
Zarządzanie biurem i administracja