Małgorzata Mróz

Zakres obowiązków jak poniżej

 Prace asystenckie dla Prezesa Zarządu spółek należących do Grupy Kapitałowej One-2-One:
 Prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa Zarządu
 Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych,
 Organizacja podróży służbowych (rezerwacja/zakup biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja miejsc hotelowych),
 Wspieranie w czynnościach administracyjnych przełożonego i kadrę zarządzającą
 Pośrednictwo w wewnętrznych i zewnętrznych kontaktach przełożonego;
 Wykonywanie bieżących prac zleconych przez przełożonego

 Wsparcie administracyjne pracowników biura;
 Wsparcie działań Inspektorów Bezpieczeństwa oraz Inspektorów Audytu Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert poprzez m.in. :
 Współpracę z Ministerstwem Gospodarki, w ramach prac wykonywanych dla Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert, dot. zgodności z ustawą z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym, m.in. zgłaszania wszystkich zmian danych zawartych we wniosku o dokonanie wpisu do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne;

 Wstępną weryfikację, pod względem formalnym, wniosków o wydanie certyfikatów Kwalifikowanego Centrum Certyfikacji MobiCert;

 Współpraca z firmą zewnętrzną przy projekcie o dofinansowanie z Unii Europejskiej;
 Samodzielne prowadzenie sekretariatu spółek należących do Grupy Kapitałowej One-2-One.
 Prowadzenie kasy, sporządzanie raportów kasowych, rozliczanie delegacji i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura;
 Komunikacja i współpraca m.in. z działami: kadr, księgowości;
 Sporządzanie zestawień wydatków dla księgowości, rozliczania kosztów biurowych
 Przygotowywanie dokumentów w zależności od potrzeb;
 Dbanie o prawidłowe funkcjonowanie pracy biura poprzez:
 Ewidencję korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej
 Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w spółkach, zgodnie z wewnętrznymi standardami, oraz ich archiwizacja;
 Prowadzenie korespondencji firmowej oraz tworzenie dokumentów wewnętrznych;
 Obsługę centrali telefonicznej i urządzeń biurowych;
 Administrowanie salami konferencyjnymi;
 Optymalizację kosztów funkcjonowania biura poprzez wyszukiwanie, zakup i wprowadzanie ekonomicznych rozwiązań w pracy biura, dbałość o ekonomiczne wykorzystanie urządzeń biurowych, np. kserokopiarek i drukarek,
 Współpraca z firmami zewnętrznymi: kancelarie notarialne, biura tłumaczeń, firmy kurierskie, cateringowe, transportowe, firma sprzątająca;
 Organizacja spotkań oraz ich obsługa;
 Organizacja imprez firmowych;
 Załatwianie różnych spraw „na mieście” np. poczta, urzędy, odbiór/dostarczanie dokumentów;
 Aktualizacja wewnętrznych baz danych;

- Samodzielne prowadzenie sekretariatu;
- Prowadzenie kasy, sporządzanie raportów kasowych, rozliczanie delegacji i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura;
- Kompletowanie i opisywanie dokumentacji księgowej;
- Zarządzanie korespondencją;
- Organizacja obiegu dokumentów;
- Archiwizacja dokumentów;
- Organizacja spotkań oraz wyjazdów służbowych;
- Wsparcie w działaniach poszczególnych działów w firmie;
- Dbałość o porządek i estetykę miejsca pracy;

•Obsługa osób bezrobotnych zgłaszających się w urzędzie;
•Praca w systemie PULS obsługującym bezrobotnych;
•Przygotowywanie i wysyłanie pism do bezrobotnych;