Kinga Rongers-Sobolewska

- Kontrola jakości dokumentacji projektowej i jej zgodności z procedurami obowiązującymi w Banku;
- Uzgadnianie i aktualizacja procedur z zakresu zarządzania projektami w sektorze produktów korporacyjnych oraz detalicznych, a także dla projektów kluczowych;
- Zakładanie projektów i czuwanie nad ich aktualizacją na platformie Sharepoint;
- Przygotowywanie miesięcznych raportów statusów projektów (portfolio projektów);
- Weryfikacja wykonania budżetu, KPI, terminów ryzyk itp.;
- Tworzenie instrukcji dla Biznesu w zakresie zgłaszania projektów i procesu zarządzania projektami Kluczowymi (infografiki itp.)
- Raportowanie nieprawidłowości w dokumentacji projektowej.

- Kompleksowe wsparcie projektów prowadzonych dla sektora publicznego;
- Zarządzanie repozytoriami projektów oraz obiegiem dokumentacji projektowej;
- Tworzenie protokołów, przygotowywanie umów dla podwykonawców oraz korespondencji projektowej;
- Rejestrowanie, opisywanie oraz rozliczanie faktur, tworzenie konsygnacji;
- Kontrola jakości dokumentacji projektowej;
- Tworzenie projektowej dokumentacji formalnej – wniosków, podań, pism itp.;
- Rejestrowanie projektów w wewnętrznym systemie firmy, bookowanie pracowników w ramach poszczególnych projektów;
- Przygotowywanie różnego rodzaju raportów i zestawień;
- Organizacja spotkań projektowych;
- Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi firmy;
- Współpraca z dostawcami usług zewnętrznych;
- Współpraca ze Zleceniodawcami oraz podwykonawcami w ramach poszczególnych projektów.

- Koordynacja przebiegu procesu testów akceptacyjnych po stronie Biznesu;
- Analiza dokumentacji testowej oraz projektowej;
- Projektowanie i dokumentowanie przypadków testowych;
- Raportowanie (jakościowe/ilościowe);
- Tworzenie nowych procedur i procesów;
- Analiza wyników testów, zgłaszanie wykrytych błędów/retesty poprawek;
- Wsparcie przy zarządzaniu harmonogramem w prowadzonych projektach;
- Wsparcie przy tworzeniu opisu wymagań biznesowych;
- Współpraca z dostawcami zewnętrznymi;
- Tworzenie prezentacji również w języku angielskim;
- Wsparcie pracy kierowników oraz dyrektora.

- Prowadzenie repozytorium projektów oraz zarządzanie obiegiem dokumentacji projektowej;
- Organizacja oraz koordynowanie wewnętrznych i zewnętrznych spotkań biznesowych;
- Prowadzenie obsługi kancelaryjnej Biura Projektów (rejestr pism przychodzących i wychodzących, nadzorowanie obiegu korespondencji biurowej, redagowanie pism służbowych);
- Archiwizowanie korespondencji i dokumentacji biura;
- Raportowanie statusów projektów, KPI oraz wykonania budżetu;
- Przygotowywanie prezentacji (również w języku angielskim);
- Przygotowywanie notatek ze spotkań („minutek” - również w języku angielskim);
- Uczestnictwo w planowaniu poszczególnych etapów projektów;
- Uczestnictwo w tworzeniu nowych procedur i procesów;
- Wsparcie przy planowaniu budżetu i zarządzaniu nim;
- Wspieranie prac Komitetu Zarządzania Zmianą oraz Komitetu Sterującego
- Monitorowanie zaplanowanych działań;
- Współpraca z Działem Administracji, Księgowości, HR oraz Kontrolingiem Biznesowym;
- Wspieranie i koordynowanie różnego rodzaju akcji charytatywnych.

- Prowadzenie i koordynowanie kalendarza spotkań Dyrektora Departamentu;
- Organizacja i obsługa logistyczna szkoleń, spotkań, konferencji oraz wyjazdów służbowych Dyrektora i pracowników Departamentu;
- Uczestnictwo w organizowaniu wyjazdów integracyjnych oraz eventów firmowych;
- Prowadzenie obsługi kancelaryjnej sekretariatu (rejestr pism przychodzących i wychodzących, nadzorowanie obiegu korespondencji biurowej, redagowanie pism służbowych);
- Archiwizowanie korespondencji i dokumentacji biura;
- Prognozowanie i analiza budżetu, nadzorowanie jego wykonania;
- Rozliczanie i opisywanie faktu (tworzenie i prowadzenie rejestru faktur);
- Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
- Przygotowywanie notatek ze spotkań, monitorowanie zaplanowanych akcji;
- Przygotowywanie różnego rodzaju prezentacji, zestawień, raportów i analiz;
- Tłumaczenia pisemne oraz ich zlecanie do biura tłumaczeń;
- Zarządzanie flotą samochodową oraz nośnikami administracyjnymi;
- Zbieranie materiałów i redagowanie tekstu comiesięcznego biuletynu informacyjnego dla serwisantów firm partnerskich „TP - PT Info” oraz newslettera Pionu Technicznej Obsługi Klienta;
- Administrowanie portalem intranetowym;
- Koordynowanie różnego rodzaju projektów m.in. akcji charytatywnych, przeprowadzek;
- Współpraca z Działem Administracji, HR, Księgowości, Kontrolingiem Biznesowym oraz IT;
- Współpraca z dostawcami usług zewnętrznych;
- Zastępowanie asystentów w obrębie Pionu Technicznej Obsługi Klienta.

- Zapewnienie prawidłowego, terminowego i bezpiecznego procesu przetwarzania dokumentów funduszy inwestycyjnych, emerytalnych i bankowych;
- Raportowanie (jakościowe/ilościowe);
- Kontrola weryfikatorów;
- Szkolenie nowych pracowników w zakresie prawidłowego przetwarzania danych.

- Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
- Wprowadzanie i weryfikacja danych;
- Zapewnianie prawidłowego obiegu dokumentów.