Katarzyna Knychalska

1) Provide vision, leadership, planning, project coordination, and management for the development of a cost-effective department;
2) Have responsibility for preparing and managing HR budget;
3) Manage initiatives to drive operational excellence across HR Ops;
4) Have a hands on approach to the full employee life cycle of HR management, creation of HR policy and strategy within the company;
5) Define and communicate internally-set quality standards; ensure that all aspects of HR Ops work to achieve satisfactory quality and consistency;
6) Ensure compliance of all activities, procedures with the current requirements of the law;
7) Prioritize projects and activities and delegate work among staff members;
8) Ensure that current and future business needs are reflected in the development and implementation of HR strategies or plans and that all projects and deliverables are aligned with strategic objectives;
9) Develop, maintain, and continuously improve processes, systems and technology, measurement practices, and metrics reporting for the HR community;
10) Support management by providing human resources advice, counsel, and decisions
11) Timely provision of periodical and ad-hoc HR reports Preparation

Jednym z najważniejszych działań było zapewnienie ciągłości organizowanej przez Fundację imprezie, pomimo zaistniałego kryzysu we władzach Fundacji (konflikt pomiędzy dyrektorem i prezesem Fundacji). W tym celu rozpoczęliśmy negocjacje z Urzędem Miasta Łodzi w celu zawiązania partnerstwa publiczno prywatnego. W wyniku współpracy miało dojść do powołania nowej instytucji kultury, współorganizowanej i współfinansowanej przez UMŁ. W procesie tym w całości koordynowałam negocjacje w zakresie warunków, formuły działalności oraz zasad finansowania nowego przedsięwzięcia.

usługi w zakresie:
- administrowania biurem,
- projekty kadrowe i prawo pracy,
- zarządzania projektami,
- opracowywania i negocjowania dokumentacji prawnej i administracyjnej,

a także:
- produkcja i organizacja projektów kulturalnych i rozrywkowych,
- asystowanie przy produkcji filmowej,
- sprawy wszelkie, zwłaszcza nietypowe.

1. HR and payroll administration
2. Initializing, creating and supporting of implementation of human recourses policies
3. Ensuring the compliance of Company’s activities with labour law
4. Support in the recruitment processes for other departments:
5. Timely provision of periodical and ad-hoc HR reports Preparation

Jestem odpowiedzialna za bieżącą działalność spółki.
W zakres moich obowiązków wchodzi planowanie budżetowe, nadzór nad płatnościami ale także rekrutacja i koordynacja pracy pracowników.
Bezpośrednio pod moim nadzorem znajdują się zarówno działania rozwojowe - ścisła współpraca z działem IT jak i działania marketingowe (współudział w tworzeniu strategii marketingowej, nadzór nad realizacją, planowanie budżetowe).
Jestem również odpowiedzialna za dobór kontrahentów, negocjowanie warunków współpracy jak i przygotowywanie i realizację umów.

Ogólny charakter pracy:
Do moich zadań należało zbudowanie strategii działania instytucji, zapewnienie odpowiednio wykwalifikowanego zespołu do jej realizacji oraz zorganizowanie pracy, finansowania oraz funkcjonowania nowo powołanej instytucji kultury.
Byłam również odpowiedzialna za reprezentowanie instytucji na zewnątrz, do zawierania wszelkich zobowiązań w jej imieniu.

najważniejsze obowiązki:
• Przygotowywanie rocznych i miesięcznych planów działalności merytorycznej
• Przygotowywanie i kontrolowanie harmonogramów działań
• Przygotowywanie regulaminów organizacyjnych
• Współdziałanie z Głównym Księgowym w zakresie prowadzenia analizy finansowej, rozliczeń księgowych innych rozliczeń finansowych
• Pozyskiwanie i rozliczanie funduszy ze źródeł innych niż dotacja z budżetu miasta
o Dotacje i granty fundacji i organizacji finansujących kulturę
o Pozyskiwanie prywatnych sponsorów
• Kształtowanie i komunikacja wizerunku oraz działalności instytucji
• Promocja, reklama i PR prowadzonych działań
• Odpowiedzialność za dobór współpracowników i podwykonawców
• Dbanie o przestrzeganie prawa min. w zakresie finansów publicznych, prawa zamówień publicznych, prawa cywilnego, prawa międzynarodowego, prawa pracy,

Ogólny charakter pracy:
Wcześniejsza postawa oraz zaangażowanie w sprawy działalności firmy pozwoliły mi osiągnąć autonomię w zakresie wykonywanej przeze mnie pracy.
Przygotowany i przedstawiony przeze mnie Zarządowi projekt związany z wdrożeniem w firmie zaawansowanego systemu zarządzania wiedzą i dokumentami (DMS) spotkał się z aprobatą i rozpoczęto jego wdrażanie. Do moich obowiązków należało zaprojektowanie funkcjonalności, skonsultowanie merytoryczne i funkcjonalne z pracownikami, development (programowanie) oraz wdrożenie systemu.
Projekt otrzymał dofinansowanie z funduszy unijnych. Jako koordynator odpowiadałam także za wszelką korespondencję oraz dokumentację związaną z pozyskaniem oraz rozliczeniem dofinansowania.
Celem projektu było zoptymalizowanie przekazywania wiedzy między pracownikami bardzo dynamicznie rozwijającej się firmy w branży usług profesjonalnych. W dniu rozpoczęcia projektu firma liczyła około 50 pracowników merytorycznych, w dniu zakończenia już blisko 250).
Zakres obowiązków:
• Koordynacja i kontrola projektu
o Przygotowywanie harmonogramów, kosztorysów, dokumentacji technicznej i prawnej związanej z projektem;
o Organizacja pracy podległemu zespołowi;
o Raportowanie przed Zarządem spółki;
o Rozliczanie projektu z finansującymi instytucjami zewnętrznymi oraz z podwykonawcami;
o Projektowanie funkcjonalności systemu w trybie prowadzenia konsultacji z pracownikami;
o Planowanie zmian w czasie;
o Projektowanie i optymalizacja procesów biznesowych w firmie;
o Bieżąca komunikacja z podwykonawcami oraz zarządem firmy;
o Negocjowanie warunków współpracy z podwykonawcami.

Ogólny charakter pracy:
praca w zespole 3 osobowym. Moim obowiązkiem było wykonywanie wszystkich czynności związanych z pracą mojego bezpośredniego przełożonego merytorycznego – prawnik, of Councel (specjalista-ekspert). Oprócz tego udzielanie zastępstwa we wszystkich sprawach pozostałym koleżankom z zespołu, asystującym swoim szefom (partnerom, ekspertom).
zespół sekretarki wypełniał ponadto obowiązki związane z obsługą biurową wszystkich pozostałych pracowników biura.

• Prowadzenie sekretariatu
• Obowiązki osobistej asystentki
o Wszystkie prace biurowe
o Kontakt z klientami
o Przygotowywanie dokumentacji merytorycznej: rozliczenia, pisma, kompletowanie dokumentów, opracowywanie analiz, gromadzenie materiałów źródłowych, przygotowywanie pism i innych dokumentów dla klientów
o Przygotowywanie i merytoryczna obsługa spotkań, uczestniczenie w negocjacjach jako asystent - protokolant
• Koordynacja złożonych działań sekretariatów na poziomie ogólnofirmowym (kilka, docelowo 7 w różnych miastach) w zakresie złożonych operacji:
o Mailingi
o Opracowywanie i wdrażanie nowych narzędzi informatycznych dla potrzeb sekretariatów (np. bazy danych, rozwiązania dla korespondencji seryjnej, ewidencja korespondencji)
o Opracowanie zasad obiegu korespondencji
• Koordynacja w pełnym zakresie prac wprowadzania danych do bazy w związku z projektem implementacji w Polsce prawodawstwa unijnego,
o Praca wymagała koordynacji pracy kilkunastu sekretarek wykonujących pracę techniczną, oraz tłumaczy i prawników wykonujących pracę merytoryczną. Projekt odbywał się w nadzwyczajnej presji czasowej.

Ogólny charakter pracy:
praca w zespole 3 osobowym. Moim obowiązkiem było wykonywanie czynności związanych z pracą mojego bezpośredniego przełożonego merytorycznego – prawnik, specjalista, senior manager lub starszy w hierarchii. Oprócz tego udzielanie zastępstwa we wszystkich sprawach pozostałym koleżankom z zespołu, asystującym swoim szefom.
zespół sekretarski wypełniał ponadto obowiązki związane z obsługą biurową wszystkich pozostałych pracowników biura.

• Prowadzenie sekretariatu
• Obowiązki osobistej asystentki
o Wszystkie prace biurowe
o Kontakt z klientami
o Przygotowywanie dokumentacji merytorycznej: rozliczenia, pisma, kompletowanie dokumentów, opracowywanie analiz, gromadzenie materiałów źródłowych
o Przygotowywanie i obsługa spotkań (niemerytoryczna)

Ogólny charakter pracy:
praca w zespole 4 doświadczonych sekretarek, układ zmianowy: od 8.00 do 14 lub od 14 do zakończenia pracy Biura Zarządu

Zakres obowiązków:
• Podstawowe prace biurowe,
o obsługa korespondencji,
o przyjmowanie wiadomości telefonicznych,
o niemerytoryczne opracowywanie dokumentów firmowych (formatowanie, kompletowanie, adresowanie, korekta, przepisywanie, sporządzanie prostych dokumentów)
o przygotowywanie prasówki