Karolina Lejsza

Koordynuję pracą zespołu dokonującego zakupów nieprodukcyjnych w Hiszpanii, Wielkiej Brytanii i Rosji. Moim zadaniem jest monitorowanie procesu zakupowego od momentu powstania zapotrzebowania wewnętrznego do chwili otrzymania pożądanego produktu. Pozostając w ciągłym kontakcie z klientem wewnętrznym (osobą składającą zamówienie) oraz zewnętrznym (dostawcą) dążę, wraz ze swoim zespołem, do osiągnięcia jak najlepszych rezultatów negocjacyjnych i świetnych wyników w sferze obsługi klienta.


Ciągle się uczę - kierowanie ludźmi to dziedzina wymagająca przede wszystkich od kierującego ;)

Przez ponad półtora roku moim zadaniem było wprowadzenie nowego procesu dokonywania zakupów nieprodukcyjnych w zagranicznych spółkach firmy B/S/H/ - w Hiszpanii, Szwecji, Norwegii, Danii, Finlandii i Wielkiej Brytanii. Pierwszym krokiem każdego projektu (roll-inu) była analiza dotychczasowych procesów zakupowych obowiązujących w danej spółce i rozpoznanie jej potrzeb.
Po przygotowaniu planu wdrożenia dostosowanego do wymagań danej spółki do moich kolejnych obowiązków należało:

- zarządzanie etapami wdrożenia
- koordynowanie zespołem projektowym (od 5 do 10 osób)
- komunikacja z klientem wewnętrznym
- prowadzenie szkoleń z nowej procedury i nowego narzędzia IT
- monitorowanie funkcjonowania nowego procesu
- zamknięcie projektu

W celu jak najlepszego wykonania zadań ukończyłam następujące kursy/szkolenia:

- Zarządzanie zmianą (listopad 2013)
- Zarządzanie projektami PRINCE2® FOUNDATION (lipiec 2013)
- Train the Trainer (listopad 2012)
- Metodyka Project Management (październik 2012)
- Zarządzanie projektami dla członków zespołów projektowych (czerwiec 2012)

Po rozpoczęciu pracy w firmie B/S/H/ w dziale Order Center do moich obowiązków należało:

- dokonywanie zakupów dla zagranicznych oddziałów firmy (przetwarzanie zapotrzebowań wewnętrznych w zamówienia zewnętrzne)
- obsługa zagranicznych requestorów (z Niemiec i Hiszpanii)
- utrzymywanie kontaktów z dostawcami
- negocjacje z dostawcami

W celu podniesienia swoich kwalifikacji ukończyłam następujące szkolenia:

- Obsługa klienta, Obsługa przez telefon (wrzesień 2011)
- NewOffice 5 (wrzesień 2011)

Głównym moim zadaniem było przetłumaczenie oprogramowania komputerowego oferowanego przez firmę GSD Software Polska Sp. z o.o. z języka niemieckiego na języki: polski, angielski, hiszpański i francuski.

W tym czasie ukończyłam szkolenia z zakresu DMS/CRM, które były organizowane w Niemczech.

Ponadto brałam udział w zakładaniu polskiej spółki na terenie Łodzi tłumacząc dokumenty założycielskie z języka polskiego na niemiecki i odwrotnie.

W czasie czteromiesięcznego stażu miałam okazję poznać działanie instytucji unijnych w samym centrum zjednoczonej Europy. Do moich codziennych obowiązków podczas pobytu w Brukseli należało:

- utrzymywanie kontaktu z partnerami miasta Łodzi w Europie (współpraca z biurami regionów hiszpańskich, rumuńskich, czeskich podczas Dni Otwartych Instytucji Europejskich)
- uczestnictwo w konferencjach/posiedzeniach Komisji Europejskiej, monitorowanie prawa UE, wyszukiwanie projektów, w które zaangażować się może miasto Łódź
- bieżąca praca biurowa (nadzór nad korespondencją, ustalanie kalendarza spotkań i konferencji Reprezentanta Miasta Łodzi, tłumaczenia, aktualizowanie strony internetowej biura - www.brussels.lodz.pl, pisanie sprawozdań z odbytych spotkań)

Finalnym wydarzeniem przygotowywanym przez okres 4 miesięcy był Polski Wieczór Wigilijny w Brukseli - uroczystość organizowana przez Prezydenta Miasta Łodzi na ponad 300 osób, w której uczestniczyli wysocy urzędnicy instytucji unijnych, ambasadorowie krajów UE, europosłowie.