Justyna Tomczak

Purchasing Executive dla P&G Benelux region; Kontroler jakości zamówień dla Zachodniej Europy, Process Owner dla procesów PR to PO Benelux
- generowanie i składanie zamówień PR to PO w systemie SAP/SRM
- ścisła współpraca i codzienny kontakt z osobami zgłaszającymi zamówienia, wsparcie informacyjne, pomoc w rozwiązywaniu problemów i realizacja pilnych zgłoszeń
- kontrola terminów i nadzór nad realizację dostaw
- kontrola i analiza PR pod kątem grup i kodów wydatkowych Klienta
- codzienna kontrola zamówień dla Zachodniej Europy
- monitorowanie progów finansowych i pozyskiwanie zatwierdzeń Sourcing Buyer’ów na wysokokwotowe zamówienia
- codzienna kontrola jakości zamówień high value na zachodnią Europę, kwestionowanie błędów ze specjalistami i raportowanie do Quality Managera
- monitorowanie SLA (Service Level Agreement) zamówień, follow ups
- raportowanie wszystkich działań zakupowych w systemie OEMS
- wsparcie innych procesów zakupowych działu P&G Benelux
- udział w spotkaniach, sesjach treningowych i telekonferencjach z udziałem P&G Proces Managementu - reprezentowanie regionu Benelux pod kątem zamówień

- tworzenie i utrzymywanie sprawnie funkcjonującego biura
- organizacja i nadzór podwykonawców podczas eventów
- zamówienia i wynajem dóbr i usług na potrzeby eventów
- tworzenie ofert dla Klientów w formie prezentacji Power Point
- składanie ofert na przetargi i zapytania ofertowe
- tworzenie i redagowanie pism wychodzących, tłumaczenie tekstów
- rezerwowanie i przygotowywanie lokalizacji pod event
- rezerwowanie artystów, konferansjerów, mówców i gości specjalnych
- koordynacja podróży służbowych, rezerwacja hoteli, biletów, lotów, etc.
- pomoc przy koordynacji i czynny udział w eventach
- tworzenie raportów budżetowych eventów w programie Excel

Obowiązki w zakresie Administracji Floty Pojazdów:
- podejmowanie czynności administracyjnych związanych z rejestracją samochodów i prowadzeniem ewidencji floty kilkuset pojazdów – Fleet Master Sheet w programie Excel
- wynajem pojazdów krótko i długo terminowy
- wsparcie projektów wysokiego ryzyka
- współpraca z obsługą techniczną pojazdów w zakresie napraw, przeglądów
- współpraca z towarzystwem ubezpieczeniowym w zakresie odszkodowań powypadkowych oraz ubezpieczenia kierowców i pojazdów
- wspieranie Menedżera Floty w planowaniu i zakupie nowych samochodów; wymiana floty samochodowej, obsługa systemu SAP
- wspieranie działu finansów w rozliczaniu faktur za zakup i wynajem floty
- nadzór nad partnerem kierownictwa flotą (Arval), używanie technik negocjacyjnych w celu obniżenia lub odzyskania kosztów naprawy lub wynajmu pojazdów
- opracowywanie i wdrażanie działań związanych z optymalizacją kosztów utrzymania floty
- sporządzanie zestawień i raportów

Obowiązki w zakresie Administracji Telefonów Komórkowych i Mobilnego Internetu:
- prowadzenie rejestru telefonów komórkowych i mobilnych modemów internetowych
- zakup i dystrybucja nowych urządzeń mobilnych, współpraca z Działem IT
- przygotowywanie raportów i zestawień dotyczących kosztów połączeń

Obowiązki w zakresie Administracji BHP (praca na zastępstwo):
- prowadzenie i aktualizacja rejestru wypadków, koordynacja dokumentów i tworzenie raportów w zakresie wypadków i incydentów BHP – H&S Master Sheet w programie Excel
- odpowiedzialność za natychmiastowe powiadamianie Kierownika BHP o nowych wypadkach i incydentach BHP
- archiwizacja dokumentacji dotyczącej audytów BHP

- organizacja logistycznej pracy biura w trakcie trwania projektów, nadzór pracowników
- zamawianie dóbr poprzez wewnętrzny system zakupów Focal Point w zakresie materiałów i wyposażenia biurowego, logistycznych urządzeń bezpieczeństwa oraz umundurowania pracowników
- ewidencjonowanie czasu pracy, urlopów i zwolnień chorobowych pracowników, przesyłanie informacji do działu kadr, finansów i księgowości – raportowanie w programie Excel
- współpraca z Menedżerem Kontroli i Bezpieczeństwa - odpowiedzialność za bezpieczne przetwarzanie informacji i dokumentów kwalifikujących pracowników do pracy w służbie bezpieczeństwa lotniska
- wsparcie pracy Menedżera Projektu oraz Menedżera Finansowego
- odpowiedzialność za dostawy i dokumenty spływające do biura
- archiwizacja dokumentów
- telefoniczna i bezpośrednia obsługa Klientów projektu, obsługa systemu rezerwacji Airbuild
- wsparcie projektu pomiaru kolejek pojazdów na punktach kontrolnych lotniska
- wykonywanie innych niezbędnych obowiązków zleconych przez kadrę zarządzającą projektu

- stworzenie pozytywnego wizerunku firmy przy pierwszym kontakcie z Klientem
- obsługa centrali telefonicznej
- odbiór i sortowanie korespondencji i poczty elektronicznej
- zakup materiałów biurowych
- pomoc w przygotowaniu materiałów na spotkania zarządu
- pomoc innym pracownikom agencji w zadaniach
- przygotowywanie i udział w eventach PR
- przygotowywanie przesyłek kurierskich
- koordynacja podróży służbowych Zarządu