Joanna Kaliszewska

- organizacja stanowiska Dyrektora Medycznego WCO;
- ewidencja korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej kierowanej bezpośrednio do WCO;
- nadzór nad prawidłowym przepływem informacji pomiędzy Dyrekcją WCO, a Zarządem Spółki oraz wszystkimi komórkami organizacyjnymi oraz samodzielnymi stanowiskami pracy;
- weryfikacja formalna pism przyjmowanych do Sekretariatu;
- prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora Medycznego WCO;
- przygotowywanie podróży służbowych Dyrektora Medycznego WCO;
- organizacja i obsługa spotkań Dyrektora Medycznego WCO;
- zawiadamianie pracowników Spółki o spotkaniach/naradach/odprawach;
- protokołowanie spotkań według potrzeb;
- redagowanie oraz przepisywanie pism na polecenie Dyrektora lub Kierownika Biura Zarządu;
- wprowadzanie grafików lekarzy do systemu komputerowego;
- prowadzenie rejestru zdarzeń niepożądanych;
- udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych w Spółce;
- nadzór nad książką kontroli zewnętrznych w Spółce;
- organizowanie zaopatrzenia Sekretariatu w materiały biurowe oraz spożywcze;
- inne obowiązki zlecane przez przełożonego.

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE:
- nadzór nad przekazywaniem korespondencji i dokumentacji właściwym komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom pracy za pokwitowaniem odbioru;
- wysyłanie korespondencji wychodzącej;
- przyjmowanie, rejestrowanie oraz wstępna dekretacja korespondencji przychodzącej;
- kontrola korespondencji przychodzącej;
- przyjmowanie paczek i przesyłek kurierskich;
- wydawanie korespondencji wewnętrznej za potwierdzeniem (rozdzielniki);
- ewidencjonowanie przesyłek specjalnych.

- załatwianie spraw interesantów wewnętrznych i zewnętrznych zgłaszających się do Dyrekcji / Zakładu Fizyki Medycznej bezpośrednio oraz telefonicznie;
- regulowanie obrotu korespondencji;
- współprowadzenie kalendarza spotkań Dyrekcji;
- przygotowywanie prezentacji;
- obsługa organizacyjna i protokołowanie zebrań (organizacja cateringu, bieżąca korespondencja z uczestnikami spotkań);
- organizowanie wideokonferencji oraz dbałość o prawidłowy ich przebieg;
- przygotowywanie pism;
- współorganizacja konferencji, spotkań służbowych;
- koordynacja Zespołu ds. Opracowania Zasad Pobierania Materiałów z Magazynu;
- prowadzenie ewidencji urlopów naukowych/urlopów wypoczynkowych/wyjazdów służbowych Dyrektora;
- rezerwacja sal na wykłady, ćwiczenia, zebrania itp.;
- obsługa platformy internetowej - pełnienie obowiązków Redaktora Naczelnego czasopisma elektronicznego;
- rozliczanie PENSUM pracowników Uniwersytetu (system WISUS);
- zarządzanie programami sportowymi dedykowanymi pracownikom WCO.

- aktywne pozyskiwanie nowych Klientów;
- analiza rynku;
- sprzedaż i doradztwo w zakresie usług HR;
- inicjowanie i organizowanie spotkań biznesowych;
- rozwijanie i podtrzymywanie relacji z lokalnymi uczestnikami rynku pracy;
- tworzenie i administrowanie TOP listy Klientów i Kandydatów;
- aktywna współpraca z działami wewnętrznymi;
- realizacja zleconych projektów rekrutacyjnych (tymczasowe i stałe);
- sporządzanie raportów z obszarów sprzedaży i rekrutacji;
- uczestniczenie w pracach związanych z funkcjonowaniem biura.

- tworzenie bazy potencjalnych Klientów;
- komunikacja telefoniczna oraz e-mailowa z potencjalnymi Klientami;
- head-hunting (drogą telefoniczną, poprzez Internet oraz prezentacje na uczelniach);
- koordynacja pracy Asystentów ds. Rekrutacji;
- udział w tworzeniu strategii komunikacji z potencjalnymi Klientami;
- spotkania z Klientami;
- zamieszczanie ogłoszeń;
- selekcja aplikacji;
- wywiady telefoniczne;
- standaryzacja CV;
- udział w negocjacjach z Klientem;
- koordynacja Asystentów ds. Rekrutacji;
- dbanie o czystość i porządek w miejscu pracy;
- raportowanie dzienne, tygodniowe, miesięczne;
- realizacja minimum tygodniowych określonych w indywidualnym opisie stanowiska.

- tworzenie bazy potencjalnych Klientów;
- komunikacja telefoniczna oraz e-mailowa z potencjalnymi Klientami;
- head-hunting (drogą telefoniczną, poprzez Internet, prezentacje na uczelniach);
- udział w spotkaniach z Klientami prowadzonych przez Koordynatora lub Konsultanta;
- zamieszczanie ogłoszeń;
- selekcja aplikacji;
- wywiady telefoniczne;
- standaryzacja CV;
- raportowanie dzienne, tygodniowe, miesięczne.

- telefoniczne przeprowadzanie ankiet wśród osób prywatnych oraz firm;
- sprzedaż pośrednia różnego rodzaju usług (np. usług księgujących, IT, itp);
- tworzenie baz danych;
- obsługa urządzeń biurowych.