Temat: Obowiązek informacyjny wobec wspólników spółki z o.o.

Obowiązek informacyjny wobec wspólników spółki z o.o.

Opowiem Wam trochę o tym, czym jest Obowiązek informacyjny wobec wspólników spółki z o.o.

Zadajecie pytania o to czy w ogóle taki obowiązek należy wobec wspólników wykonać. Powiedziałabym, że to zależy od ról jakie pełni wspólnik w spółce. A często nie jest to jedynie rola wspólnika.

Należałoby zacząć od tego, że spółka z o.o. jest administratorem danych osobowych, także wspólników spółki. A to oznacza, że przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących wspólnikami również podlega Rodo. Wobec tego naturalnym wydaje się również, iż wobec takich wspólników obowiązek informacyjny musicie spełnić.

Obowiązek informacyjny wobec wspólników spółki z o.o.

Spełnienie obowiązku informacyjnego służy przede wszystkim poinformowaniu wspólnika o fakcie przetwarzania jego danych osobowych, zakresie, celu, czasie przechowywania danych i osobie administratora danych. A także o osobie inspektora ochrony danych, jeśli został powołany. Jakie dokładnie dane należy wspólnikowi w klauzuli informacyjnej przekazać zawarte są w Rodo. W przypadku danych osobowych zbieranych bezpośrednio od wspólnika zakres obowiązków uregulowany został w art. 13 Rodo. Z kolei w przypadku pozyskania danych z innego źródła, treść obowiązku informacyjnego określa art. 14 Rodo.

W przypadku wspólników, przetwarzanymi przez spółkę jako administratora danych są dane niezbędne do wykonywania wszelkich czynności wynikających ze stosunku spółki. Chodzi tu o dane ujawniane w księdze udziałów, wykorzystywane do zwoływania zgromadzeń wspólników czy wpisu w KRS. A także dane wymagane do spełnienia obowiązków podatkowych w przypadku wypłaty dywidendy. Mamy więc do czynienia z imionami, nazwiskami, adresem zamieszkania czy do doręczeń, pesel. A także adresem e-mail i telefonem, jeśli taki sposób kontaktu został w spółce określony. Oczywiście zakres tych danych będzie się różnił w zależności od roli jaką wspólnik pełni w spółce. O czym wspomniałam powyżej. Wspólnik przecież może być jednocześnie członkiem zarządu, prokurentem, współpracownikiem czy pracownikiem spółki.

Cel i podstawa przetwarzania danych wspólnika
Spółka z o.o. jak każdy inny administrator wykonując obowiązek informacyjny wobec wspólników musi wskazać cel przetwarzania danych osobowych i jego podstawę prawną. W przypadku wspólników takim celem przetwarzania danych wspólnika będzie zapewnienie możliwości wykonywania praw udziałowych i egzekwowania obowiązków wynikających z posiadania praw do udziałów. Z kolei podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. c Rodo – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. A obowiązkiem prawnym ciążącym na spółce jako administratorze będą chociażby przepisy k.s.h., ustawy o KRS, umowa spółki z o.o. czy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z założenia działania spółki z o.o. można przyjąć, iż dane zostały pozyskane bezpośrednio od wspólnika. Z takim przypadkiem mamy najczęściej do czynienia w praktyce. Jeśli jednak nie, to w klauzuli informacyjnej należy wskazać źródło pozyskania danych.

Okres przetwarzania danych osobowych
W przypadku wspólników spółki z o.o. należałoby wskazać, iż dane będą przetwarzane przez okres posiadania statusu wspólnika. Z kolei po jego utracie, dane osobowe będą przetwarzane do czasu przedawnienia roszczeń. Dotyczy to zarówno roszczeń przysługujących spółce wobec wspólnika, jak i odwrotnie. W zdecydowanej większości będą to prawdopodobnie roszczenia, do których stosuje się trzyletni termin przedawnienia.

Wykonanie obowiązku informacyjnego
Obowiązek informacyjny wobec wspólnika wykonujecie co do zasady w momencie pozyskiwania danych osobowych. Jeśli dane pozyskujecie z innego źródła to obowiązek wykonujecie w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych, czyli najpóźniej w ciągu miesiąca. Najczęściej obowiązek będziecie wykonywać podczas pierwszego kontaktu ze wspólnikiem. Jeśli posiadacie adres mailowy wspólnika wskazany do kontaktu to obowiązek możecie spełnić wysyłając maila. Inna okazją do wykonania obowiązku może być zwołanie zgromadzenia wspólników. Ważne, aby spółka była w stanie wykazać wykonanie obowiązku informacyjnego wobec wspólnika.
*****
Aktualne formularze KRS znajdziecie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

https://zarzadwspolcezoo.pl/obowiazek-informacyjny-wobe...