Temat: Jak rozliczyć obiad z kontrahentem w restauracji

Jak rozliczyć obiad z kontrahentem w restauracji

Y spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) działa w branży IT. W celach omówienia warunków współpracy spółka zaprosiła 5 listopada 2018 r. kontrahenta (zainteresowanego nabyciem usług świadczonych przez spółkę) na wspólny obiad (bez alkoholu) w restauracji. W spotkaniu uczestniczyli dyrektor z działów spółki Y (zatrudniony na umowę o pracę) oraz jeden z członków organów zarządczych kontrahenta. Nabyte usługi gastronomiczne pozostają w ścisłym związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, a ich jedynym (głównym) celem nie była poprawa wizerunku podatnika. Towarzyszyły czynnościom związanym z zawarciem kontraktu, co należy przyjąć jako bezpośrednio związane z przychodami podatnika wynikającymi z realizacji tego kontraktu. Koszty obiadu poniosła Spółka Y., tj. uczestniczący w obiedzie pracownik spółki Y (dyrektor) zapłacił za obiad kartą służbową. Na udokumentowanie posiłku została wystawiona na spółkę Y faktura z tytułu zakupu usług gastronomicznych na kwotę 194,40 zł, w tym VAT: 14,40 zł. 5 listopada 2018 r. fakturę tę odebrał osobiście uczestniczący w obiedzie pracownik spółki Y i tego dnia dostarczył do księgowości spółki Y.

Jak spółka powinna rozliczyć zakup przedmiotowych usług gastronomicznych na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)? Firma nie posiada statusu małego podatnika. VAT i zaliczki na PIT rozlicza za okresy miesięczne. Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy. ©℗

CIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

- musi pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie może się znajdować na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,
- powinien być właściwie udokumentowany.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Jednak ustawa o CIT nie definiuje pojęcia reprezentacja. Z tego względu pojawiły się rozbieżności, jak należy interpretować to pojęcie, a w konsekwencji, jakie wydatki nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. W związku z tymi rozbieżnościami minister finansów w interpretacji ogólnej z 27 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, stwierdził, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów m.in. na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc., które dotyczą zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Wymienienie w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków. Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy, jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów będą te wydatki na zakup usług gastronomicznych, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Ponadto minister finansów podkreślił, iż nie pozostają w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na obiady dla rodziny, fundowane przyjęcia dla znajomych oraz usługi rozrywkowe”.

Jak wskazał NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11): „wydatek na zakup nie każdej usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów. (…) Tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. (…)”.

https://edgp.gazetaprawna.pl/e-wydanie/55667,5-listopad...