Temat: Digitalizacja w zakresie dokumentacji pracowniczej –...

Digitalizacja w zakresie dokumentacji pracowniczej – zmiany od 1 stycznia 2019 r.

1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wprowadza szereg zmian w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Od 2019 r. pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację pracowniczą zamiast w formie papierowej również w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu będą odtąd sporządzane w formie elektronicznej, a jedynie, że w takiej formie te dokumenty będą mogły być przechowywane.

Ponadto zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat od ustania stosunku pracy (zamiast dotychczasowych 50 lat). Skrócony okres przechowywania dotyczy jednak pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Pod pewnymi warunkami skrócony czas przechowywania można zastosować również do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. co wymaga złożenia raportu informacyjnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Ważne jest, że dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegóły nowego sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej mają znaleźć się w nowym rozporządzeniu. Jego projekt z 13 września 2018 r. wprowadza zmiany do sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Zgodnie z projektem akta osobowe będą składały się z czterech części i będą bardziej rozbudowane. Ponadto w rozporządzeniu określa się warunki (w tym techniczne) prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, a w szczególności warunki zabezpieczenia dokumentacji przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem.

Zgodnie z projektem rozporządzenia pracodawcy będą mieli 6 miesięcy na dostosowanie się do jego postanowień.

W związku z powyższym może okazać się pomocne i zasadne wprowadzeniem w firmie dodatkowych procedur postępowania z dokumentacją pracowniczą, w tym procedur digitalizacji, dostępu do dokumentacji, tworzenia kopii zapasowych, przechowywania, zabezpieczenia, czy kontroli funkcjonowania zabezpieczeń.

Zgodnie z ustawą nowelizującą zmienia się również domyślna forma wypłaty wynagrodzenia, którą od 2019 r. będzie przelew na rachunek bankowy pracownika. Pracodawca do 22 stycznia 2019 r. jest zobowiązany w sposób u siebie przyjęty zawiadomić pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
(...)
https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/doradztwo-prawne/...