Temat: Lean w polskich biurach
Witam,
W zupełności się zgadzam.
Kupowanie oprogramowania z nadzieją, że "jak się wdroży to musi być lepiej" jest prostą drogą porażki i... generowania istotnych przepływów finansowych do firmy informatycznej ;)
Moim zdaniem najbardziej prawidłowym podejściem od strony zamawiającego (organizacji pragnącej usprawnić procesy biurowe w myśl Lean Office) powinno być w kolejności (abstrachując od powoływania odpowiednich zespołów projektowych, analitycznych, itd)
- analiza procesu w formie 'as-is' i stworzenie jego mapy (żółte karteczki, MS Visio, etc)
- wspólnie z działem merytorycznym, analitykami biznesowymi, doradcami Lean i innymi interesariuszami - stworzenie scenariusza procesu 'to-be'
- przedstawienie wybranym firmom IT-konsultingowym scenariusza 'to-be' w celu weryfikacji możliwości funkcjonalnych systemu względem oczekiwań zamawiającego
- analiza biznesowa i techniczna (isteniejącej infrastruktury IT - hardware i systemy, z którymi ewentualny nowy system IT (workflow lub BPM) miałby się integrować) przeprowadzona przez dostawcę IT
- podpisanie przez obie strony dokumentu będącego analizą procesu 'to-be', w którym określa się co dokładnie ma być zrealizowane oraz kontraktu, w którym się określa zasady dalszej współpracy (ceny dodatkowych licencji, ceny drobnych modyfikacji (częst w pakiecie), ceny większych 'change requestów', ceny utrzymania systemu i wdrożonego środowiska, ceny konsultingu ad-hoc, ceny szkoleń, etc.) - tak, żeby potem nie było nieprzyjemnych niespodzianek
- wdrożenie na platformie informatycznej uzgodnionej wersji procesu w formie 'to-be'.
Są jeszcze możliwości sprawdzania dostawców IT w formie wdrożeń 'pilotowych' czy tzw. 'Proof of Concept' (POC), ale to już na inny temat.
Generalnie chodziło mi o wskazanie, że do realizacji w systemie IT powinno się oddawać proces zamodelowany i uzgodniony przez obie strony. W przeciwnym razie grozi zarówno wdrożenie procesu nieefektywnego jak też przedłużanie wdrożenia w nieskończoność (bo jak się próbuje wdrożyć proces 'as-is' to już w trakcie wdrożenia powstaje milion pomysł jakby to go ulepszyć - a to jest zdecydowanie zły pomysł).
Dodatkowo - idąc w myśl teorii Micheala Hammera w jego artykule dla Harvard Business Review pod tytułem 'The Process Audit' organizacja, w której wdraża się myślenie procesowe (a idąc dalej również systemy IT - BPM) musi być na odpowiednim stopniu zarówno rozwoju organizacyjnego jak i rozwoju kompetencji zarządczych. W skrócie - wdrażanie takich systemów jest prostsze i bardziej efektywne w firmach ubezpieczeniowych i bankach będących oddziałami światowych instytucji niż w polskich ministerstwach czy firmach typu spółkach państwowych ;) (Artykuł Hammera mogę pożyczyć w .pdf jakby ktoś chciał)
Pozdrawiam
Michał
Marzena Leszczyk-Kabacińska:
Witam,
Jak najbardziej działania Lean Office wspierane są rozwiązaniami IT, natomiast według mnie to działanie powinno wkroczyć po usprawnieniach procesów tak abyśmy nie automatyzowali tzw. marnotrawstwa, które w tych procesach funkcjonuje.
Niestety sporym błędem jest w pierwszej kolejności zakup oprogramowania, który jest niedostosowany do funkcjonujących procesów, nie spełnia wielu wymagań, a zarządzający podejmują decyzje o ich zakupie bo wydaje im się że wtedy pracownicy będą pracowali efektywniej. Tymczasem jeśli program nie posiada wielu funkcji to i tak musimy się wspomagać ręcznie lub w dodatkowych arkuszach najczęściej w excelu. I często okazuje się, że tą samą prace wykonujemy w dwóch miejscach z powodu ograniczeń systemowych.
Niby najpierw oszczędzamy kupując rozwiązanie IT po atrakcyjnej cenie, ale jak nie działa to dopłacamy za modyfikację, a w ostateczności jak usprawnimy procesy to dochodzimy do wniosku,że potrzebne jest zupełnie inne rozwiązanie - z tym niestety spotykam się najczęściej podczas ostatnich wdrożeń podejścia Lean Office w firmach usługowych.Marzena