Temat: Siła efektywnego feedbacku

Informacja zwrotna dotycząca realizacji zadań jest jednym z najważniejszych elementów relacji pracownika i przełożonego. Zdecydowana większość ludzi stara się dopasować do nowego miejsca pracy, zyskać w nim uznanie za swoje osiągnięcia i dowiedzieć się, jak zdobywać jeszcze lepsze wyniki. Dlatego pracownicy oczekują informacji zwrotnej, która jest obiektywna, szczera i oczywiście - pozytywna.

Może się okazać zaskakujące, że pomimo znacznego zapotrzebowania na efektywny feedback, w rzeczywistości dosyć rzadko można się z nim spotkać. Nawet w Siłach Powietrznych Stanów Zjednoczonych, gdzie informacja zwrotna jest obowiązkową częścią systemu ocen, aż połowa pracowników przyznaje, że rzadko otrzymują ją od swoich przełożonych. Dlaczego tak się dzieje? W środowisku przywódczym można znaleźć kilka przyczyn takiego stanu rzeczy.

Pierwszą z nich jest tempo wszelkich zadań realizowanych w miejscu pracy; przełożeni zazwyczaj podkreślają, że zbyt dużo czasu i energii poświęcają na codziennie obowiązki, aby móc przygotować staranny feedback dla swoich pracowników. Inną przyczyną jest zapewne bardzo swobodna i koleżeńska atmosfera w zmodernizowanych organizacjach, która nie sprzyja ocenie wykonania zadań - w szczególności, jeśli trzeba zwrócić komuś uwagę, aby bardziej przykładał się co swoich obowiązków.

Inna przeszkodą, tym razem niezależną od pracodawcy, jest gotowość pracowników do otrzymania feedbacku. Mogą mieć oni problem z uwzględnieniem faktu, że są obszary, w których mogliby się udoskonalić - w szczególności dlatego, że zazwyczaj odbierają to jako zagrażające dla ich stanowiska. Dlatego też przełożeni powinni zwracać uwagę na wszelkie szczegóły dotyczące sposobu komunikacji z pracownikami i zdawać sobie sprawę z dynamiki tego procesu, aby móc dostosować się do każdego feedbacku i przekazać go w najbardziej przystępny dla zainteresowanego sposób.

Sam proces przekazywania informacji zwrotnej jest istotny również dla przełożonego. Dzięki niemu mogą motywować swoich podwładnych i pomagać im w samodoskonaleniu. Inicjując dialog z pracownikami, w konsekwencji łatwiej jest zrozumieć ich potrzeby i poznać atmosferę panującą w organizacji. Jest to kluczowe szczególnie w tych miejscach pracy, w których wysoka jakość wykonania jest priorytetem.

Pozostaje jednak wyjaśnienie, jaki powinien być dobry feedback. Przede wszystkim musi być rzeczowy i oparty na obserwowalnych, mierzalnych zachowaniach, a nie na odczuciach osoby oceniającej. Warto odnosić pożądane zachowania do przykładów konkretnych sytuacji, w których pracownik brał udział i stały się one podstawą oceny. Warto również pamiętać, aby informacje o wynikach zostały udzielone w odpowiednim czasie - tak, aby obydwie strony pamiętały o związanymi z nich zachowaniami. Ponadto, wartościowy feedback jest oparty o takie cechy, nad którymi pracownik ma kontrolę i które można zmierzyć. Kryteria oceny powinny być jasne dla obydwu stron.

Kolejną istotną cechą dobrego feedbacku jest jego zarówno pozytywny, jak i krytyczny wydźwięk. Niemniej jednak pozytywne informacje powinny stanowić większą część oceny; według specjalistów proporcje pozytywnych do krytycznych informacji to 4:1. Jednak bez względu na zawarte w nim informacje, feedback powinien być zawsze obiektywny; powinno się unikać wyrażania własnych opinii, indywidualnych odczuć, interpretacji oraz etykietowania. Najważniejsze są fakty oparte na rzeczywistych wydarzeniach i zachowaniu pracownika. Należy przy tym pamiętać, że udzielanie informacji o wynikach nie jest jednostronną komunikacją; pracownik powinien mieć możliwość odniesienia się do uzyskanego feedbacku.