Temat: Systemy komunikacyjne a czynnik ludzki
O, temat na dłuższą wypowiedź :)
Celem nadrzędnym stworzenia systemu komunikacji wewnątrzorganizacyjnej było ustalenie dyrektyw tyczących się przekazywania informacji w taki sposób, by było jasne kto i jaką informację tworzy, komu ją przekazuje, kto jest odbiorca komunikatu oraz jaka jest informacja końcowa (i jak ewentualnie rózni się od poczatkowej). Czyli - innymi słowy - stworzenie systemu, który byłby czytelny dla wszystkich i by można było pociągnąć do odpowiedzialności osoby za dane informacje odpowiedzialne.
W tym celu przeprowadziłem badania organizacji za pomocą zmodyfikowanych przez siebie: metody zadaniowo-informacyjnej (informacja w odniesieniu do pracowników, zmiana informacji względem układu/hierarchizacji pracowników oraz informacja a profil działalności firmy) oraz DZA (model berlińskiego instytutu badań organizacji, z tego co pamietam; głównie informacja a czas - czyli jak sprawić, by informacja była przekazywana jak najszybciej, bez utraty treści). Nie znałem wtedy metody slim management, w zasadzie to dzisiaj tez nie znam jej procedur, więc nie mogłem jej zastosowac - choć w sumie wydaje się intuicyjna:)
Badałem pracowników organizacji na 3 poziomach:
a) audyty komunikacyjne z kierownikami firmy (kadra kierownicza + prezesi),
b) wywiady indywidualne z pracownikami niższego i średniego szczebla (oczywiście dobrani pod kątem wieku, płci, wykształcenia itd.),
c) grupy fokusowe z pracownikami szeregowymi (handlowo-administracyjni, produkcyjni).
Co prawda zaleca się podczas badania pracowników najpierw robić grupy fokusowe, a dopiero potem wywiady indywidualne, ale odwrócenie tego modelu umożliwiło mi najpierw poznac opinie pracowników jako indywidualności, a następnie jako ogółu (gdybym najpierw robił grupy fokusowe, w wywiadach indywidualnych pracownicy raczej potwerdziliby to, co mówi reszta grupy; ludzie najczęściej utwierdzają się w swoich porzekonaniach).
Wyniki badań zostały bardzo dokładnie przeanalizowane pod każdym kątem a wnioski sformułowane i przedstawione zarzadowi (były 3 wersje wniosków - pełny raport dla zarządu, raport z pominiętymi informacjami dotyczącymi spraw personalnych dla kadry kierowniczej oraz raport okrojony, choć bardzo zbliżony dla reszty pracowników). Już na początku badania przekazaliśmy zarządowi informację, że jesli system będzie ok to nie ma sensu go zmieniac, że wtedy przedstawimy co najwyżej zalecenia jak dbać o przepływ informacji w firmie. Niestety w tej fimie występowała masa problemów z komunikacją (źle dla firmy, frajda i eldorado dla nas:)
Ponieważ zdawaliśmy sobie sprawę, że trudno będzie wprowadzić jakikolwiek model komunikacji wewn. w firmie z prezesem niepodejmującym odpowiedzialności za jakąkolwiek zmianę (jakie były cuda-niewidy podczas organizacji samych badań to nie macie pojęcia), stwierdziliśmy, że:
a) najpierw zaznajomimy pracowników firmy z samym pomysłem,
b) potem wdrożymy go "na luźno" (spróbujcie z tego korzystać, zoabczcie jak to coś wygląda) pracownikom,
c) później jako dyrektywa dla kierowników (z zachowaniem szacunku
oczywiście),
d) następnie jako dyrektywa dla całej kadry praowniczej.
Wszystko szło gładko do momentu, kiedy jeden pracownik powiedział, że nie będzie tego robić "bo nie".
Jeszcze pozwolę sobie wspomnieć o kanałach informacyjnych - zrobilismy z kadrą kierowniczą "burzę muzgów" pod tytułem "jak usprawnić komunikację w firmie" - ustaliliśmy więc, że najlepiej stworzyć formularze z gotowymi pytaniami do konkretnego działu, które są przez ten dział wymagane (uf, skomplikowanie to brzmi, ale jest to banalnie proste:) - czyli na przykład jest dział zakupów (DZ) i dział produkcji (DP) - dział produkcji (DP) bierze formularz do działu zakupów (DZ), gdzie pozostają do wypełnienia przez niego tylko pola jak: produkt, objętość słoika, ilość słoików na palecie, ilość palet idp.) - dzięki czemu DZ nie musi o nic pytać (dopytywać), tylko po prostu realizuje zamówienie DP; wystarczyłoby wysłanie jednego maila (mailami kierownicy rewelacyjnie operowali wysyłając sobie dowcipy) i problem 100 telefonów by zniknął.
Miałem jeszcze bardzo ambitny plan zintegrowania swojego modelu komunikacji z ich systemem do obsługi firm, ale okazało się niewykonalne (informatyk nie potrafił zrobić formularza, który wysyłałby zapytania do bazy danych systemu - ech...).
EDIT: literówki i sens zdań.
Mateusz Miernikowski edytował(a) ten post dnia 03.07.08 o godzinie 15:00
пропозиції роботи
