Temat: Kilka rad na mail bez wad

Ludzie listy piszą... śpiewali przed laty Skaldowie...i mieli proroczą rację. Bo kto dzisiaj listów nie pisze? I nic to, że tradycyjny, papierowy list zastąpiły dzisiaj maile. Wszak i w jednych i w drugich chodzi o to, jak pisał Juliusz Słowacki aby język giętki wyraził to, co pomyśli głowa.

Skoro więc piszemy maile dobrze byłoby wiedzieć jak to robić aby spełniały one swoją podstawową funkcję - komunikowały, skutecznie to, co chcemy wyrazić. A przy okazji nie obrażały, nie łamały przyjętych norm i reguł. Zasady pisania maili określa netykieta, czyli swoisty internetowy savoir vivre.

Oto podstawowe zasady netykiety odnoszące się do korespondencji mailowej:

* Skracaj cytaty, gdy odpowiadasz na list. Zostawiaj tylko te fragmenty, do których się bezpośrednio odnosisz.
* Odpowiedzi pisz pod konkretnym fragmentem, nie zaś pod całym długim cytatem. Jeśli jest to ogólna odpowiedź na list, możesz zupełnie usunąć cytat.
* Odpowiadaj pod cytatem, nie nad nim.
* Przy mailach zbiorowych korzystaj z pola "BCC". Ukrywa ono adresy pozostałych odbiorców. Nie każdy sobie życzy, by jego adres był udostępniany nieznanym mu osobom. Narażasz też innych na otrzymywanie spamu. Pamiętaj o tym i oszczędź innym megabajtów internetowych śmieci.
* Nie pisz bez potrzeby wielkimi literami. Oznaczają one wzmocnienie, krzyk, więc powinny być stosowane z umiarem.
* Gdy wysyłasz więcej plików staraj się je skompresować i spakować. Uprzedzaj o dużych załącznikach.
* W programie pocztowym ustaw opcję zawijania wierszy po 70 znakach.
* Z umiarem używaj emotikonów (buziek, uśmieszków). W jakimś stopniu przekazują one intencje, emocje, jednak w oficjalnej korespondencji są absolutnie wykluczone. Dobieraj właściwie słowa w mailu. Wysyłaj list a nie komiks.
* Wysyłaj domyślnie listy jako "text". Listy HTML stosuj tylko w rzadkich uzasadnionych przypadkach (np. gdy chcesz wysłać ozdobny e-mail z grafiką).
* Ustaw kodowanie polskich znaków na ISO-8859-2.
* Nie wysyłaj spamu, czyli niechcianej korespondencji, np. z reklamami czy ofertami.
* Ustaw angielskie skróty dla oznaczenie odpowiedzi na list i listu przesyłanego dalej. Odpowiednio: "Re" a nie "Odp".

Ponadto:

1. Pisząc list do osób nieznanych Ci lub list oficjalny, firmowy - staraj się stosować polskie znaki. Zawsze dbaj o poprawność językową. Internet nie zwalnia z ortografii. Nie ufaj też bezkrytycznie wbudowanym w edytory tekstu słownikom. Przed wysłaniem dobrze jest mail na spokojnie przeczytać. Wyłapiesz wtedy to, co w ferworze jego pisania Ci umknęło.
2. Wykorzystuj możliwości programów pocztowych. Przygotuj szablony, jeśli wysyłasz często listy o podobnej treści.
3. Nie przesadzaj z grafiką i ozdobnikami w swoich mailach. Nie wszystko wyświetli się u adresata a puste place, ramki lub zniekształcone elementy grafiki mogą zepsuć wrażenie i to pomimo ciekawej treści maila.
4. Sygnaturka Twojego mailu jest odpowiednikiem tego wszystkiego, co nadawca pisze zwykle na kopercie. Powinna być stałym fragmentem dołączanym na dole każdego pisanego przez Ciebie listu. Zawierać winna dane kontaktowe, telefon, adres strony www. Nie powinna być jednak dłuższa niż 7 linijek.
5. Mail ma tę przewagę na tradycyjnym listem, że od razu możesz otrzymać na niego odpowiedź. Zwłaszcza, jeśli ustawisz wysoki priorytet wysyłanej wiadomości. Możesz też przesłać żądanie potwierdzenia otrzymania listu, które automatycznie zmusza do udzielenia odpowiedzi jak najszybciej. Daje bowiem nadawcy informację, że poczta do Ciebie dotarła, a więc nie masz wymówki na zwlekanie z odpowiedzią. Funkcji wysokiego priorytetu i żądania potwierdzenia otrzymania listu używaj jednak rozsądnie, z umiarem, jak najrzadziej, bo odbiorcy przestaną na nie reagować i nie zwrócą uwagi na naprawdę istotny mail. Ponadto, nikt nie lubi być poddawany presji, poganiany.

Na końcu rada, kto wie, czy nie najważniejsza. Tytuł Twojego maila. Nie bagatelizuj go. Wszak to pierwsze, co w swoim programie pocztowym odczyta nadawca. Bardzo często zły tytuł sprawia, że mail pozostaje niezauważony. Dobry zaś wyróżni go z całego tłumu innych, które lądują w skrzynce pocztowej osoby, do której piszesz.

Zapraszam przy okazji do grupy Clienting - wiele ciekawych dyskusji, artykułów, porad.
http://www.goldenline.pl/grupa/clienting
Grupa ma co prawda charakter zamknięty ale wystarczy kliknąć - dołącz.
Pozdrawiam
Marek Wojciechowski