Temat: Audyt zakupów - case study

Audyt zakupów przeprowadzany przez firmę sgm consulting na zlecenie swoich klientów ma służyć 4 celom:

- Porządkowaniu obszaru objętego polityką zakupów sformułowaną przez wyższe szczeble zarządzania przedsiębiorstwa
- Sprawdzeniu technik, procedur, metod poprzez weryfikację procedur zakupowych, poziomu ich przestrzegania, prowadzenia przetargów, zawierania umów i kontraktów
- Sprawdzeniu stopnia wykorzystania zasobów ludzkich dostępnych w dziele zakupów, analizie organizacji działu zakupów włączając w to analizę poszczególnych stanowisk w dziale zakupowym, zakresy odpowiedzialności kupców, opisy ich stanowisk pracy
- Wspomagają w zapobieganiu oszustom i nadużyciom

Etapy audytu:

1. Definicja zakresu prac.

- spotkanie z zarządem i kierownictwem działu zakupów w celu ustalenia głównych obszarów działania audytu,
- ustalenie zagadnień problemowych, wymagających zaproponowania zmian,
- ustalenie celów stawianych działowi zakupów,

2. Audyt procesu zakupów

- sprawdzenie procedur zawierania kontraktów,
- sprawdzenie procedur przetargowych,
- sprawdzenie procedur wyboru dostawców,
- sprawdzenie procedur wykonywania audytu u dostawcy,
- prześwietlenie procesu zakupowego (od zamówienia do dostawy),
- sprawdzenie procedur reklamacyjnych,
- sprawdzenie powiązań informacyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa.

3. Audyt organizacji działu zakupów

- zapoznanie się z opisami stanowisk pracy,
- zapoznanie się ze strukturą organizacyjną działu zakupów.

4. Narzędzia informatyczne i inne.

- identyfikacja raportów jakich kupcy używają do pracy,
- identyfikacja raportów jakie tworzy dział zakupów dla innych komórek firmy i na zewnątrz.

5. Raport końcowy. Rekomendacje i zalecenia.

Główne narzędzia stosowane podczas audytu zakupów to:

- wywiady z pracownikami firmy,
- analiza procedur,
- obserwacja,
- analiza umów, kontraktów i dokumentacji przetargowej,
- wydruki z systemu informatycznego.

Korzyści dla klientów:

- wprowadzenie niezbędnych zmian poprawiających efektywność działania i skuteczność organizacji zakupów,
- wskazanie obszarów do poprawy,
- uporządkowanie procedur lub stworzenie brakujących , a także likwidacja zbędnych procedur.

Proszę specjalistów o komentarz i uwagi - co jest pominiete, co można by jescze uzupelnić?

Pozdrawiam
RafałRafał Mytych edytował(a) ten post dnia 04.10.10 o godzinie 09:14

Temat: Audyt zakupów - case study

Ad.3.
Może nie jestem specjalistą w optymalizacji zakupów, ale z tego co zdążyłem zaobserwować przy projektach innego typu, w wielu firmach opisy stanowisk pracy są bo są, a de facto osoby zasiadające na danym stanowisku nie mają doświadczenia/wiedzy/wykształcenia/zakresu obowiązków/ (niepotrzebne skreślić) wynikajacego z opisu stanowiska pracy. w zwiazku z powyższym, moim zdaniem, zdecydowanie lepszym byłoby poświęcenie dodatkowej "dniówki" na pogadanie face-to-face ze wszystkimi pracownikami działu zakupów (jesli to mały dział) albo chociaż z kilkoma kluczowymi, którzy będą mogli odpowiedzieć na pytania kto, czym w dziale tak na prawdę się zajmuje.

Ad.4.
dodałbym "analiza narzędzi informatycznych wykorzystywanych w procesie zakupowym" - czy przetarg rozpisuje się tylko "na kartce" (smutne ale prawdziwe dla wielu przedsiębiorstw), czy jest to Excel,czy też dedykowane narzędzie informatyczne, czy też część systemu przedsiębiorstwa (ERP-o podobnego)

na wstępie chyba tyle ;)

Temat: Audyt zakupów - case study

Cześć Tomaszu,

Ad.3.
zgadzam się co do tego, że poziom kompetencji pracowników zakupów jest bardzo ważny dla osiągania przez firmę korzyści z zakupów. Jednak to, czy w audycie zakupów powinny znaleźć się spotkania z pracownikami mające na celu sprawdzenie ich poziomu kompetencji to mam już wątpliwości, zależy to od tego oczywiście jak zdefiniujemy "audyt".
Dla mnie proces audytu zakupów jest trochę analogiczny do tego, jaki jest np. audyt finansowy. Tam podczas takiego audytu też nie bada się, czy Główna Księgowa ma odpowiednie kwalifikacje.
Wydaje mi się, że analiza kompetencji zespołu kupców powinna raczej znajdować się w "analizie procesu zakupów w firmie". Analiza jest bardziej procesem nastawionym na poszukiwanie konkretnych oszczędności w firmie. Tam badamy takie wskaźniki, jak efektywność pracy kupca itd. Analiza nastawiona jest mniej na procedury a bardziej na to kto? z kim? za ile?

Ad.4.kk
i znowu analogicznie do audytu finansowego uważam, że powinno się podczas audytu zakupów sprawdzać treść raportów tych otrzymywanych przez dział zakupów, jak i tych które są tworzone przez ten dział, a nie samo narzędzie, które je tworzyło.
To ile czasu pracownicy poświęcają na obsługę systemu raportowania powinno znaleźć się, według mnie w "analizie procesu zakupów w firmie".

Ale dzięki za uwagi.
Pozdrawiam

Temat: Audyt zakupów - case study

Witaj Rafale,

pisząc moje uwagi nie uwzględniłem Twojego systemu rozliczeń z klientami, którego nie znam.

Bazowałem raczej na tym, co robi konkurencja obecna na rynku, która coraz częściej rozlicza się w oparciu o success fee (jako "procent" od uzyskanych oszczędności) a audyt, o którym piszesz jest podzielony na 2 części: audyt wstępny i audyt właściwy.

Szczerze mówiąc myślałem o audycie wstępnym pisząc moje uwagi. Moim zdaniem, wchodząc do firmy, najpierw powinniśmy udać się własnie do działu zakupów i sprawdzić 2 rzeczy:
- czy w dziale zakupów pracują na prawdę kompetentne osoby, od których my moglibyśmy się czegoś nauczyć, a nie one od nas,
- czy w dziale zakupów występują specjalistyczne narzędzia zakupowe wspomagające ten proces i czy są aktywnie wykorzystywane (jeśli tak - to też nie bardzo mamy czego szukać, jeśli nie, to można zadać pytanie pracownikom, dlaczego nie są wykorzystywane).

ale tak jak napisałem - to jedynie moje uwagi :)

Myślę, że po prostu nie do końca zrozumiałem specyfikę oferowanej przez Ciebie usługi. Wczytując się w to bardziej, dochodzę do wniosku, że bardziej nastawiasz swój produkt na uporządkowanie zakupów w firmie a nie jedynie na osiągnięcie korzyści z optymalizacji kosztów? Popraw mnie proszę jeśli się mylę :)

tak czy inaczej, powodzenia!:)

PS. widzę, że dodajesz linki do części tekstu, pewnie do wypozycjonowania strony ;) - na GL nie ma to sensu, sprawdź strukturę linku - GL dopisuje z tego co zauważyłem do linków ' ref="nofollow" '. wujek google nie zaindeksuje tego z czymś takim ;)

Temat: Audyt zakupów - case study

Cześć,

faktycznie co do linków to również mam wątpliwości, czy linki w GoldenLine coś dają, ale tak z rozpędu wstawiłem kierując się zasadą - "nie zaszkodzi".

Tak jak napisałeś dla mnie Audyt to proces i procedury.
Analiza to poszukiwanie oszczędności i zwiększanie efektywności.

Chociaż wszystko zależy, jak kto sobie zdefiniuje pojęcia.
Ja zrobiłem to w ten sposób ponieważ wzorowałem się w jakimś stopniu na finansach ponieważ taki jest mój background.

Pozdrawiam
Rafał