Temat: zarządzanie projektem (5 zleceniobiorców) prosba o radę....

witam,

czeka mnie zupełnie nowe wyzwanie. Rola koordynatora.
Będzie ok.5 nowych zleceniobiorców realizujących dla nas rekrutację i szkolenia.
Aby ulatwić życie, im oraz sobie, napisałem plik:
schemat wspólpracy - jedna strona A4, prosto napisana instrukcja kto, co robi i dokładnie w jakich terminach. Terminy są istotne!
Pozostałe treści to jakieś 4 strony, - nikt nie musi szukać najistotniejszych informacji w dokumentach, tylko ma wszystko pod ręką. Dodam, że schemat współpracy został wstępnie zaakceptowany przez zleceniobiorców już na etapie rozmów.

Jak się przekonałem wiele z osób oddelegowanych do kontaktów roboczych działa na utartym schemacie i nieszczególnie chce wyjść ponad to. Niektórym nawet nie chce się porządnie zapoznać ze schematem współpracy i muszę weryfikować ich pracę na każdym kroku. Zwracać im uwagę.
Inni, z kolei, zapoznali się, ale na tym etapie chcą wprowadzać swoje implementacje, zmieniać terminy itp

Irytuje mnie to bo wstępnie istotna współpracy została określona. Nie chodzi mi o to, żeby kurczowo trzymać się szczegółowych zapisów, ale ja jestem sam a skala przedsięwzięcia b. duża.
Nie mogę sobie pozwolić aby pójść za podszeptem charakteru i aby zachować dobrą atmosferę iść na daleko idące kompromisy i być elastycznym bo może to się źle odbić na wyniku końcowym.
Ta cecha mojego charakteru, może i była dobra w obsłudze klienta, ale i tam przysparzała mi więcej pracy niż innym.

Tutaj, mam poczucie, ze muszę postępować inaczej Pytanie tylko, jak zdrowo i po partnersku wypracować sobie tę współpracę, jednocześnie respektując własne granice i podszepty charakteru.

Być jak zdarta płyta, a jak to nie pomoże to pisać dw przełożonych - czy proponujecie jakieś inne rozwiązania?
Realizacja jest rozpisana na 6 miesięcy. Wystarczajco dużo czasu aby napsuć sobie nerwów albo nauczyć się czegoś nowego i wyprawcować zdrową skuteczną metodę która zakładam powinna być zgodna z moim charakterem.
Proszę o wskzówki - mogą to być odniesienia do książak chociaż wolałbym jakieś konkretne wskazówki.

Proszę tylko o merytoryczne wypowiedzi.Ten post został edytowany przez Autora dnia 11.01.15 o godzinie 11:24

Temat: zarządzanie projektem (5 zleceniobiorców) prosba o radę....

Stefan W.:

Skoro występujesz jako przedstawiciel zleceniodawcy - jesteś górą. Trzeba jedynie ten autorytet zagruntować. Popieram pomysł z Twoimi wytycznymi, czyli formularzem, według którego zleceniobiorcy będą się spowiadać. Jeśli któryś ma inny pomysł - wysłuchaj go, ale zaznacz wprost, że interesuje Cię jedynie konstruktywna krytyka. Wszyscy mają te same wytyczne, niech się starają. Jeśli mają swoje sugestie - wysłuchaj i daj im działać, jeśli mają sens, ale wyznacz cel i termin, a potem rozliczaj z wyników - rozliczaj każdego z jego obietnic.. Bądź konkretny i twardy w egzekwowaniu wyników.

Temat: zarządzanie projektem (5 zleceniobiorców) prosba o radę....

Mam mieszana uczucia "dając rady". Bo nasze pomysły są najczęściej lepsze niż rady innych - co nie jest trudno zaobserwować. Z drugiej strony, o pomysły łatwiej , jeśli poznamy cudze rady. Chcąc pomóc, napiszę o swoich doświadczeniach, bez wielkiej nadziej na ich przydatność - bo to są moje doświadczenia.

Dlaczego kooperanci nie wykazują chęci do współpracy na podanych warunkach?
Najprawdopodobniej, nie mają motywacji - nie rozumieją po co to, albo rozumieją, ale marginalizują - uważają za nieistotne. Trzeba to ustalić (z każdym) i przepracować.

Psycholog: Michael V. Pantalon szczyci się, że opracował metodę błyskawicznego motywowania. Podobno, wystarczy mu 7 minut. Powątpiewam, ale to mój problem. W każdym razie faktem jest, że potrafi pytaniami przyprzeć do muru i przy założeniu, że siedzi naprzeciw nas istota rozumna, jest szansa, że zmotywuje to ją do postępowania, jakiego byśmy oczekiwali.

Ale jak to uzyskać, kiedy nie umiemy słuchać; nie trzymamy się wątku; odpowiadamy na inne pytania niż nam zadają? Tego, niestety, nie wiem. Jeśli zastosujesz poniższe, to napiszesz nam jak to działa :). Mnie działa, (czasami) ale stosuję też metodę "zdartej płyty", bo wszystko potrzebuje wzmocnienia, a ja nie jestem psychologiem, na etacie w Yale. Nie mam też pojęcia, czy pozytywny efekt, to 100% zasługi metody Pantalona.

Oto pytania do każdego Twojego "opornego" kooperanta. Z mojej praktyki wynika, że to nie musi być "ankieta". To rozmowa, oparta na szkielecie poniższych pytań. Ja tak robiłem, kończąc spotkanie podsumowaniem w zakresie tych 6 punktów i prosząc o potwierdzenie, że dobrze zrozumiałem.

1. Dlaczego konieczne jest wprowadzenie danej zmiany? - tutaj wprowadzenie tego Twojego "kodeksu";
2. Na skali od 1-10, kooperant określa w jakim stopniu jest gotowy do zmiany (10 to całkowita gotowość);
3. Jeśli wybrał więcej niż 1, pytamy dlaczego nie wybrał mniejszej liczby? Natomiast jeśli wybrał 1, pytamy co by musiało się stać, żeby podał wyższy numer?
4. Prosimy by wyobraził sobie, że zmiana już nastąpiła, jakie pozytywne skutki da się zauważyć? - sugeruję możliwie wszystkie, a więc również te, które nie wiążą się z projektem, ale np. z kooperantem.
5. Dlaczego te skutki wydają się ważne?
6. Jaki będzie następny krok, jeśli istnieje?Ten post został edytowany przez Autora dnia 12.01.15 o godzinie 19:28

Temat: zarządzanie projektem (5 zleceniobiorców) prosba o radę....

Stefan, trzy skuteczne praktyki w angażowaniu i budowaniu zespołu projektowego:
- kontraktowanie: ustalić wspólne zasady współpracy na początku z wszystkimi i w trakcie projektu przywoływać je indywidualnie lub grupowo; zasady powinny obejmować jak się bedziecie zachowywać, ważne by wyszły od wszystkich a nie tylko od koordynatora/lidera
- ustalić cele osobiste dla każdego, co wnosi i wynosi z tego projektu, sprawdzić okresowo (tu np. po trzech miesiacach) jak są realizowane cele osobiste w skali 0-10 i na koniec też podsumować; inwestycja Twojego czasu rzędu 1h×3spotkania x5 osob, warta przy projekcie 6m zwlaszcza jeśli nie znasz zlleceniobiorców dobrze
- wprowadzić grupowe podejście, z tablicą zadań, kto co robi, status. W praktyce może to oznaczać, że co tydzień macie spotkanie/telekonferencje i każdy opowiada co udało się zrobić, czego się nie udało, czego potrzebuje (jak w zwinnym systemie zarządzania projektem)

Część projektową (schemat, role, organizacja) widać że masz opanowaną. W części "ludzkiej" największą rolę odgrywa komunikacja. Narzędzi i dobrych praktyk jest wiele. Mi bardzo pomogła zmiana własnej postawy - zrozumienie, że moja rolą jest ustawić zespół na sukces. W zależności od sytuacji, siegam po różne dobre praktyki.

Powodzenia,
tomek

Temat: zarządzanie projektem (5 zleceniobiorców) prosba o radę....

Piotr T.:

Stefan W.:

Skoro występujesz jako przedstawiciel zleceniodawcy - jesteś górą. Trzeba jedynie ten autorytet zagruntować. Popieram pomysł z Twoimi wytycznymi, czyli formularzem, według którego zleceniobiorcy będą się spowiadać. Jeśli któryś ma inny pomysł - wysłuchaj go, ale zaznacz wprost, że interesuje Cię jedynie konstruktywna krytyka. Wszyscy mają te same wytyczne, niech się starają. Jeśli mają swoje sugestie - wysłuchaj i daj im działać, jeśli mają sens, ale wyznacz cel i termin, a potem rozliczaj z wyników - rozliczaj każdego z jego obietnic.. Bądź konkretny i twardy w egzekwowaniu wyników.

Hi Piotr.
Rada jak najbardziej na miejscu. Zwrócę uwagę na kilka niuansów.
Rozpoczynam nowy projekt - więc zakładam, że wiem jak to zrobić lub postępuję jak wykonawca przetargowy- daję najniższą ofertę cenową a następnie martwię się jak domknąć budżet.
Napisanie schematu współpracy jest wytworem subiektywnych wyobrażeń Stefana co sam potwierdza ((...) albo nauczyć się czegoś nowego i wypracować zdrową skuteczną metodę która zakładam powinna być zgodna z moim charakterem.)
Jak z powyższego wynika że nie jest również przekonany do swojej instrukcji. Chce jednak postawić na swoim bo uważa, że inni pracują schematycznie.
Wynika z tego, że Stefan by móc realizować własne cele musi umieć przekonać zleceniodawców do swoich racji i bezwzględnie ich się trzymać. To zaś kłóci się z duchem racjonalnego myślenia, gdyż nie można z góry założyć, że zleceniobiorca nie ma racji.
Zleceniodawca musi mieć przekonanie, że po spełnieniu narzuconych wytycznych projekt zakończy się zamierzonym sukcesem. Bierze więc na siebie odpowiedzialność za wyniki.
Zadajmy sobie więc pytanie - Na kogo spadnie odpowiedzialność, kiedy wyniki będą kiepskie? Skoro więc odpowiedzialność spada na obie strony więc niech obie strony ustalą najlepsze z możliwych rozwiązań kierując się nie sentymentami, charakterem lecz wyborem takowych. Obie strony będą wyspane. :)
Jeżeli więc Stefan przystępuje do nowego projektu to moją sugestią jest słuchanie wszystkich i wszystkiego , wspólne ustalenie sposobu działania i jak napisałeś twardo egzekwować wyniki.
Nigdy nie spotkałem się z zadaniem, projektem gdzie po drodze nie wystąpiły jakieś zmienne.