Temat: Wybór systemu ERP do zarządzania przedsiębiorstwem

Dzień Dobry,
Proces wyboru odpowiedniego systemu jest skomplikowany. Firmy przymierzające się do zmiany systemu powinny przygotować się do tego procesu z dużym wyprzedzeniem. Niestety wiele firm popełnia błędy na etapie przygotowywania specyfikacji oraz samego procesu decyzyjnego.

Najczęściej popełnianymi błędami jest koncentracja na znalezieniu systemu, który:
1. Rozwiąże istniejące problemy.
2. Uporządkuje pracę przedsiębiorstwa.
3. Będzie tani.
4. Jest znany przez dział księgowości.
5. Został polecony przez kogoś znajomego.
6. Powierzanie wyboru systemu niewłaściwym osobom.
7. Brak wsparcia Zarządu w procesie decyzyjnym oraz wdrożeniowym.

Kryteria, które podałem, same w sobie nie muszą być błędne. Jednak są błędnie stosowane w procesie decyzyjnym.

Ad. 1. Nadmierna koncentracja na rozwiązaniu istniejących problemów sprawia, iż oceniając system Klienci nie weryfikują czy nowy system obsługuje funkcjonalności aktualnie realizowane w starym programie. Decydenci podświadomie zakładają, że tak. Często jest to powodem wielu problemów po zmianie systemu.

Ad. 2. Zadaniem systemu jest odzwierciedlenie zasad działania przedsiębiorstwa. Oczywiście moment wdrożenia systemu jest dobry do uporządkowania wielu procedur. Jednak sam system, niczego nie uporządkuje. Jeżeli w firmie jest nieład, to system nie uporządkuje procesów, a sam koszt wdrożenia wzrośnie.

Ad. 3. System informatyczny jest kupowany na 5, 10, 15 lat. Koszt zakupu należy rozłożyć na taki właśnie okres czasu. Oszczędzenie 20 - 30% kosztów w procesie decyzyjnym jest ważne, jednak nie powinno być głównym kryterium wyboru. Kupujący bardzo często oszczędzają na kosztach wdrożenia. Cierpi na tym jakość wdrożenia. W efekcie Pracownicy otrzymują narzędzie, z którego nie potrafią korzystać. Wynika z tego wiele problemów oraz kosztów dodatkowych włącznie z decyzją o odstąpieniu od wdrożenia i pozostaniu na starych narzędziach, które są nieefektywne, ale znane.

Ad. 4. Używamy tylko tego systemu, który zna nasza księgowość. Super, jeżeli nasza księgowość zna akurat taki system jaki jest nam potrzebny. Gorzej, jeśli księgowość zna tylko jeden system, ten sam od 30 lat, którego uczono jeszcze w liceum ekonomicznym i uczenie się kolejnych systemów nie jest do niczego potrzebne.
Skostnienie umysłowe jest niezależne od wieku.

Ad. 5. Każda firma powinna wybrać system w sposób indywidualny. Jeżeli przyjmujemy rekomendację - niech to będą rekomendacje z naszej branży. Inna funkcjonalność jest potrzebna w Biurze Rachunkowym, a inna produkcji.

Ad. 6. O wyborze systemu powinien decydować Zarząd po wysłuchani opinii zespołu osób. Dział IT zadba o nowoczesność systemu, ale nie zadba o merytorykę. Handlowcy zadbają o mobilność i wygodę, ale stany magazynowe są "tylko" ograniczeniem. Interes księgowości jest inny niż pozostałych użytkowników. Ostatnie słowo powinien mieć Zarząd.

Ad. 7. Często Zarząd w natłoku spraw oddelegowuje obowiązek wyboru systemu oraz nadzór nad wdrożeniem na osoby nie mające mocy decyzyjnej. Tym samym osoba najmocniejsza w zespole podejmuje większość decyzji - niekoniecznie najlepszych dla firmy. Często są to decyzje najlepsze dla jednego działu lub "zgniłe kompromisy".
Jeżeli Zarząd nie ma możliwości bycia zaangażowanym w proces, rozwiązaniem jest zatrudnienie zewnętrznego konsultanta - raportującego wyłącznie do Zarządu Firmy.

Lista błędów, którą wymieniłem, w praktyce jest znacznie dłuższa. Mam nadzieję, że opublikowane opracowanie pomoże w podjęciu decyzji, której znaczenia nie da się przecenić.