Temat: procedury wewnętrzne

Dlaczego raz ustalone procedury zmieniają się i dodawane są nowe, gdzie większość z nas chętnie połowę procedur wyrzyciłaby do kosza ?

Temat: procedury wewnętrzne

No elastyczność to domena zarządzania XXI wieku jakby nie patrzeć. Utartymi i ciągle niezmiennymi szlakami działania można było hasać za czasów Gierka.

Temat: procedury wewnętrzne

Jak zwykle jest pewne granica elastyczności. Zmiana procedur to konieczność bo zmienia się rynek i organizacja. Jednakże tworzenie nowych procedur we wszystkim sprawia, że pracownik po pewnym czasie bez procedury nie wie co ma zrobić. Zatem warto dwa razy się zastanowić czy procedura, którą chcemy sobie z radosną twórczością rozwijać funkcjonuje wystarczającą dobrze w takiej formie w jakiej teraz jest.

Miłego

Temat: procedury wewnętrzne

generowanie nowych procedur i modyfikacja istniejacych to takze doskonale usprawiedliwienie dla istnienia stanowisk zajmujacych sie ta radosna tworczoscia.

widac to wyraznie w przypadku wiekszych organizacji.

edit: w idealnym swiecie zmiany procedur sa wynikiem zmieniajacej sie rzeczywistosci (i/lub stanu naszej wiedzy o niej), i maja na celu usprawnienie przebiegu procesu jaki opisuja.Stanisław Kowalik edytował(a) ten post dnia 05.01.10 o godzinie 11:58

Temat: procedury wewnętrzne

Nie chciałbym abyśmy zaczeli zbaczać w kierunku krytyki procedur. Uważam, że są one niezbędne. Niestety z racji swojej destrukcyjnej siły w przypadku przesady - koniecznym jest bardzo przemyślane ich tworzenie.

Miłego

Temat: procedury wewnętrzne

Paweł L.:
Dlaczego raz ustalone procedury zmieniają się i dodawane są nowe, gdzie większość z nas chętnie połowę procedur wyrzyciłaby do kosza ?

Odpowiedź może być prosta - zmnienia się strategia firmy, sposób działania, technologie, nowe kanały dystrybucji, regulacje rynkowe.
Natomiast inny elementem są autorzy tych procedur - jeżeli nie znają procesu a im się wydaje że są świetni w tych zagadnieniach to mamy duże kłopoty. Moim zdaniem są niedowartościowani. Jeżeli jest to możliwe to staram się takich wielepków wtłoczyć do tych procesów które opisują i dać im odpowiedzialności za proces który opisali w procedurze.

Jeżeli znają się na tym o czym piszą to procedura zmienia się tylko wtedy gdy następują w/w zmiany i częstotliwość zmian procedur jest dostosowana do nich. Czasmi też dochodzimy do wniosku że mozna procedury uprościć i po prostu to robią.
Jeżeli nie jest to konieczne to stanowiska do tworzenia procedur są zbędne ( w większości przypadków).

Temat: procedury wewnętrzne

Paweł L.:
Dlaczego raz ustalone procedury zmieniają się

Zmiana uwarunkowań prawnych, zmiana samej organizacji wymusza także zmiany w procedurach czy instrukcjach.

>i dodawane są nowe,

bytnośc niektórych procedur wymusza np. norma ISO

>gdzie większość z nas chętnie połowę procedur wyrzyciłaby do kosza ?

zastanowiłabym się dlaczego - są zbyt skomplikowane? zbyt szczegółowe? jest ich zbyt dużo...

Temat: procedury wewnętrzne

Odpowiadając na Twoje pytanie:
zmiany procedur wynikają ze zmian w środowisku zewnętrznym (regulacje prawne, działania konkurentów, rozwój branży itp...) lub wewnętrznym (szeroko rozumiany rozwój firmy, rosnąca świadomość ryzyk, niepożądane działania pracowników itd...) firmy.

Być może należy jednak zacząć od tego, że ludzie nie rozumieją połowy procedur - nawet tych napisanych bardzo prostym językiem i mówiących co wolno, a czego nie...
Niestety od ery kamienia łupanego niewiele się zmieniło w tym względzie - czego nie rozumiem, należy spalić... Bardzo niechętnie przyjmowane są propozycje dokształcenia się w zakresie nawet podstawowych obowiązków służbowych tak, aby rozumieć dlaczego należy postępować tak, a nie inaczej i z czego wynikają poszczególne elementy realizowanego przez pracownika procesu.

Po drugie procedury pozwalają stawiać jasne oczekiwania pracownikowi i dokonywać rozliczeń z konkretnych działań - tego też się nie lubi...

Dużo ułatwia wysoki poziom zaufania do zarządu, świadomość że kroczą dobrą ścieżką - ponieważ zaufanie to pozwala na pojawienie się u pracowników świadomości, że trzymanie się procedur pozowoli na bezpieczną realizację zadań biznesowych...

Ale to temat rzeka, a chyba nie o to chodziło w pytaniu:-)Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 05.01.10 o godzinie 15:03

Temat: procedury wewnętrzne

Łukasz Góralczyk:
Po drugie procedury pozwalają stawiać jasne oczekiwania pracownikowi i dokonywać rozliczeń z konkretnych działań - tego też się nie lubi...

Czasem przestrzeganie rozrastających się procedur (kolejny formularz do wypełnienia) traktowane jest jako dupokrytka dla przełożonego. To, że pracownik nie ma na to czasu (wypełnienie wszystkich raportów przekracza czas dostępny na realizację procedury) lub wymaganych danych nie interesuje kierownika. Sam słyszałem: "to napisz kto jest za to odpowiedzialny i sprawa rozwiązana", bez zastanawiania się czy dany pracownik ma wiedzę, narzędzia, czas...

Dużo ułatwia wysoki poziom zaufania do zarządu, świadomość że kroczą dobrą ścieżką - ponieważ zaufanie to pozwala na pojawienie się u pracowników świadomości, że trzymanie się procedur pozowoli na bezpieczną realizację zadań biznesowych...

Nie pomoże zaufanie, gdy pracownik ma wybór:
1) zrobię na czas, ale bez raportów;
lub
2) napiszę raporty i nie zdążę z robotą.
W obu przypadkach naraża się na rozliczenie z "konkretnych" działań, ale w drugim jest większa szansa, że sprawa nie wyjdzie na jaw i szef nie będzie drążył sprawy.
Pracownik w takiej sytuacji traci zaufanie do zarządu (o ile miał je wcześniej).

Procedury ZSZ to narzędzia, żeby z nimi się umiejętnie posługiwać trzeba się tego nauczyć.Mariusz Poprawa edytował(a) ten post dnia 05.01.10 o godzinie 19:07

Temat: procedury wewnętrzne

Procedury są i będą zawsze. Przychylam się do opinii, w której powiedziano, że są pewne granice elastyczności... w zupełności się z tym zgadzam. Uważam, że odpowiedni poziom formalizacji stanowi swego rodzaju "infrastrukturę miejską" która ułatwia realizację standardowych, powtarzalnych czynności. Bez tej podstawowej infrastruktury elastyczność staje się chaosem :)

Temat: procedury wewnętrzne

Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 08:13

Temat: procedury wewnętrzne

A koniecznosc raportowania nie jest przypadkiem wynikiem wdrozenia procedury? ;)

Łukasz Góralczyk:
Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 08:13

Temat: procedury wewnętrzne

Łukasz Grabski:
A koniecznosc raportowania nie jest przypadkiem wynikiem wdrozenia procedury? ;)

Łukasz Góralczyk:
Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 08:13

Nie stwierdziłem takiego związku. Raczej odwrotnie, w środowisku pozbawionym ustalonych procedur skłonność do generowania kolejnych raportów bez wycofywania poprzednio zleconych wydaje się być większa.

Temat: procedury wewnętrzne

Hm, twierdzisz, ze osoby, pracujace w srodowisku proceduralno-jalowym same z siebie zaczna generowac raporty? Ja raczej obserwuje sytuacje zupelnie negujaca ta teze ;) Fakt, w ekstremalnie rzadkich przypadkach moze sie tak stac, ale nie jest to regula ...

Zbigniew Banaśkiewicz:

Łukasz Grabski:
A koniecznosc raportowania nie jest przypadkiem wynikiem wdrozenia procedury? ;)

Łukasz Góralczyk:
Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 08:13

Nie stwierdziłem takiego związku. Raczej odwrotnie, w środowisku pozbawionym ustalonych procedur skłonność do generowania kolejnych raportów bez wycofywania poprzednio zleconych wydaje się być większa.

Temat: procedury wewnętrzne

Łukasz Grabski:
Hm, twierdzisz, ze osoby, pracujace w srodowisku proceduralno-jalowym same z siebie zaczna generowac raporty? Ja raczej obserwuje sytuacje zupelnie negujaca ta teze ;) Fakt, w ekstremalnie rzadkich przypadkach moze sie tak stac, ale nie jest to regula ...

Zbigniew Banaśkiewicz:

Łukasz Grabski:
A koniecznosc raportowania nie jest przypadkiem wynikiem wdrozenia procedury? ;)

Łukasz Góralczyk:
Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 08:13

Nie stwierdziłem takiego związku. Raczej odwrotnie, w środowisku pozbawionym ustalonych procedur skłonność do generowania kolejnych raportów bez wycofywania poprzednio zleconych wydaje się być większa.

Tak to może brzmieć dziwnie ale ja też się z czymś takim spotkałem w środowisku pozbawionym nadmiaru procedur. Osoby przychodzące z firm w których ich praca polegała głównie na poruszaniu się zgodnie z wyznaczonym procesem, generowały dodatkowe raporty (odbieram to raczej jako usprawiedliwienie podjętych decyzji taka MUDA na wszelki wypadek, możliwość opowiedzenia dobrej bajki w raporcie itd.).

Temat: procedury wewnętrzne

Dlaczego same? To ich szefowie żądają kolejnych raportów. Być może dlatego, że nikt nie wie jak funkcjonują procesy?

Łukasz Grabski:
Hm, twierdzisz, ze osoby, pracujace w srodowisku proceduralno-jalowym same z siebie zaczna generowac raporty? Ja raczej obserwuje sytuacje zupelnie negujaca ta teze ;) Fakt, w ekstremalnie rzadkich przypadkach moze sie tak stac, ale nie jest to regula ...

Zbigniew Banaśkiewicz:

Łukasz Grabski:
A koniecznosc raportowania nie jest przypadkiem wynikiem wdrozenia procedury? ;)

Łukasz Góralczyk:
Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.Łukasz Góralczyk edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 08:13

Nie stwierdziłem takiego związku. Raczej odwrotnie, w środowisku pozbawionym ustalonych procedur skłonność do generowania kolejnych raportów bez wycofywania poprzednio zleconych wydaje się być większa.

Temat: procedury wewnętrzne

Zadanie raportu przez przelozonego to juz jakas procedura ;) Formalna bardziej lub mniej, ale jest. A wlasnie, kiedy mozna powiedziec, ze procura jest sformalizowana? Wmurowanie kamienia wegielnego? Zwodowanie procedury w baltyku?

Zbigniew Banaśkiewicz:
Dlaczego same? To ich szefowie żądają kolejnych raportów. Być może dlatego, że nikt nie wie jak funkcjonują procesy?

Łukasz Grabski:
Hm, twierdzisz, ze osoby, pracujace w srodowisku proceduralno-jalowym same z siebie zaczna generowac raporty? Ja raczej obserwuje sytuacje zupelnie negujaca ta teze ;) Fakt, w ekstremalnie rzadkich przypadkach moze sie tak stac, ale nie jest to regula ...

Zbigniew Banaśkiewicz:

Łukasz Grabski:
A koniecznosc raportowania nie jest przypadkiem wynikiem wdrozenia procedury? ;)

Łukasz Góralczyk:
Nie należy mylić procedur (opisujacych zasady i ramy podstepowania) z raportowaniem czy wypełnianiem formularzy - też nie jestem zwolennikiem przesady w tej części organizacji pracy.

Nie stwierdziłem takiego związku. Raczej odwrotnie, w środowisku pozbawionym ustalonych procedur skłonność do generowania kolejnych raportów bez wycofywania poprzednio zleconych wydaje się być większa.Łukasz Grabski edytował(a) ten post dnia 06.01.10 o godzinie 12:27

Temat: procedury wewnętrzne

Błażej Statuch:
No elastyczność to domena zarządzania XXI wieku jakby nie patrzeć. Utartymi i ciągle niezmiennymi szlakami działania można było hasać za czasów Gierka.

Elastyczność - tak, jednak jest ona dość często mylona ze spontanicznością. Tak zwany "spontan" nie ma nic wspólnego z profesjonalizmem.
Elastyczność nie oznacza braku zdefiniowanych procesów. Oznacza raczej - przykład Toyoty - dobrze pojętą gotowość do zmiany i standaryzacji (ustabilizowania) wprowadzonych zmian. Nie "raz na zawsze", ale do czasu wprowadzenia kolejnego udoskonalenia: za miesiąc, z tydzień, czy nawet następnego dnia.

Pozdrawiam

Temat: procedury wewnętrzne

Wolę to drugie. Do wmurowania z pewnością będzie potrzebne pozwolenie na budowę, a to jest dopiero procedura
;-)

Łukasz Grabski:
A wlasnie, kiedy mozna powiedziec, ze procura jest sformalizowana? Wmurowanie kamienia wegielnego? Zwodowanie procedury w baltyku?

>

Temat: procedury wewnętrzne

Henryk M.:

>

Elastyczność nie oznacza braku zdefiniowanych procesów. Oznacza raczej - przykład Toyoty - dobrze pojętą gotowość do zmiany i standaryzacji (ustabilizowania) wprowadzonych zmian. Nie "raz na zawsze", ale do czasu wprowadzenia kolejnego udoskonalenia: za miesiąc, z tydzień, czy nawet następnego dnia.

...kwintesencja regułki elastyczności :)