Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Witam serdecznie.

Jako nowa osoba w grupie, z góry proszę o wybaczenie, jeśli proponowany post nie spełnia zainteresowań odbiorców grupy. Wydaje mi się jednak, że tak, dlatego pozwalam sobie go opublikować i chętnie podyskutuję na temat "Rocznego planowania projektów".

Moje zdanie na ten temat opisałem we wpisie poniżej. Ciekaw jestem czy macie jakieś własne przemyślenia w tej sprawie... i jakie? :)

szympansusteru.pl/planowanie-porazki/

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Rzeczywiście takie przedstawienie planowania ma mało co wspólnego z planowaniem :-)
Samo planowanie powinno być uzależnione od specyfiki konkretnej firmy oraz od np. warunków polityczno - gospodarczych - konkretnego kraju (np. PEST).
Krytykowanie planu rocznego tylko dlatego że jest roczny nie ma, moim zdaniem, podstaw. To ma być system planowania, a nie proces :-)

Natomiast krytyce bym podał robienie planu rocznego w grudniu - to za późno na odpowiedź na pytanie jakie mamy cele do realizacji.
Tak samo jak patologie z nadrabianiem, tłumaczeniem i brakiem reakcji na zdarzenia gospodarcze czy polityczne.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Dziękuję Jan za opinię :)

Idea rocznego planowania mija się z celem, jeśli później zbyt rygorystycznie podchodzimy do jego realizacji. Takie nieelastyczne podejście generuje moim zdaniem szereg kłopotów.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

To jak zamierzacie planować strategię na 5lat jeżeli nie będzie planów taktycznych-rocznych?

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

A jak inaczej zaplanować obciążenie ludzi pracą? A dlaczego dokument idzie do kąta i nie ma przeglądów kwartalnych? I kamieni milowych do raportowania? Nie mówię, że ludzie mają mieć zaplanowane 12 miesięcy dzień w dzień, ale jakiś zarys nowych, niezbędnych działań powinien się pojawić? Pytanie też, jakie zadał kolega- a skąd wiesz czy strategia firmy i jej mierniki zostaną zrealizowane?

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Andrzej M.:
To jak zamierzacie planować strategię na 5lat jeżeli nie będzie planów taktycznych-rocznych?

Trzeba tu moim zdaniem rozróżnić wizję firmy od planów. Nie da się zaplanować 5-cio letniego planu, można jednak (powinno się) wprowadzić wizję firmy za 5 czy 10 lat. Z tym, że wizja powinna być weryfikowana bo jeśli w 2016 postanowię wejść na rynek Chiński a w 2018 okaże, się, że Chiny mają kryzys to może warto poszukać innego kierunku?

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Roma K.:
A jak inaczej zaplanować obciążenie ludzi pracą?

Bazując na moim doświadczeniu, takie planowanie to mrzonki :). Oczywiście nie mówię, że inni nie mogą mieć innych doświadczeń w tym zakresie. Planowanie obciążenia pracą o ile jesteśmy w stanie sobie wyobrazić to bardzo często zachodzą zmiany, które to obciążenie zwiększają lub zmniejszają. Wtedy takie planowanie to strata czasu.

A dlaczego dokument idzie do kąta i nie ma przeglądów kwartalnych?

Dokładnie po przeglądach kwartalnych taki dokument idzie do konta jak okazuje się że:
- Wymyślone terminy nie są możliwe do dotrzymania (vide statystyki jakie podaje w filmie)
- Trzeba robić coś innego bo rynek się zmienił.

I kamieni milowych do raportowania?

Jedno nie przeszkadza drugiemu. Kamień milowy jaki realizujemy możemy oszacować z grubsza na 3 mies. wprzód, wszelkie pozostałe kamienie milowe to już wizja, która może ale nie musi nastąpić. Przeważnie nie następuje.

Nie mówię, że ludzie mają mieć zaplanowane 12 miesięcy dzień w dzień, ale jakiś zarys nowych, niezbędnych działań powinien się pojawić?

Zgadzam się. Zarys ten powinien odzwierciedlać ogólny plan pracy (który i tak ulega stałym modyfikacjom) ale nie powinien być sztywnym planem realizacji prac.

Pytanie też, jakie zadał kolega- a skąd wiesz czy strategia firmy i jej mierniki zostaną zrealizowane?

Nie umiem odpowiedzieć na to pytanie jak innym pytaniem (przepraszam bo wiem, że to nieładnie :)
Skąd wiesz, że mierniki firmy transportowej ustalone w grudniu nie będą bez sensu w czerwcu kiedy paliwo wzrośnie o 40% dodatkowej akcyzy?

Oczywiście mierniki można zapisywać i do nich dążyć. Zabawne zaś jest to co czasem widuję w działach marketingu i działach sprzedażowych pod koniec roku jak realizowane są wszelkie możliwe zagrywki (łącznie z nieetycznymi) byle dopiąć plan sprzedażowy.
Pisze też o tym prof. Blikle w swojej książce http://www.moznainaczej.com.pl/moja-ksiazka Dwóch pracowników, mających ten sam cel sprzedażowy i wizję nagrody finansowej po jego osiągnięciu nie będzie współpracowało ze sobą, raczej będą się zwalczać... ze szkodą dla przedsiębiorstwa.Ten post został edytowany przez Autora dnia 10.01.17 o godzinie 10:01

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Michał S.:

Roma K.:
A jak inaczej zaplanować obciążenie ludzi pracą?

Bazując na moim doświadczeniu, takie planowanie to mrzonki :). Oczywiście nie mówię, że inni nie mogą mieć innych doświadczeń w tym zakresie. Planowanie obciążenia pracą o ile jesteśmy w stanie sobie wyobrazić to bardzo często zachodzą zmiany, które to obciążenie zwiększają lub zmniejszają. Wtedy takie planowanie to strata czasu.

Skądś musze mieć wiedzę ile czasu ludziom zajmuje jakaś czynności, chociażby wypracowanie wspólnego stanowiska i zdobycie podpisu dyrektora zarządzającego. Jesli tego nie mierzymy to faktycznie plany są mrzonką

A dlaczego dokument idzie do kąta i nie ma przeglądów kwartalnych?

Dokładnie po przeglądach kwartalnych taki dokument idzie do konta jak okazuje się że:
- Wymyślone terminy nie są możliwe do dotrzymania (vide statystyki jakie podaje w filmie)

to skad firma bierze dane do terminów? gdzie wiedza nabyta?

- Trzeba robić coś innego bo rynek się zmienił.

I kamieni milowych do raportowania?

Jedno nie przeszkadza drugiemu. Kamień milowy jaki realizujemy możemy oszacować z grubsza na 3 mies. wprzód, wszelkie pozostałe kamienie milowe to już wizja, która może ale nie musi nastąpić. Przeważnie nie następuje.

nie jestem takim pesymistą

Nie mówię, że ludzie mają mieć zaplanowane 12 miesięcy dzień w dzień, ale jakiś zarys nowych, niezbędnych działań powinien się pojawić?

Zgadzam się. Zarys ten powinien odzwierciedlać ogólny plan pracy (który i tak ulega stałym modyfikacjom) ale nie powinien być sztywnym planem realizacji prac.

Pytanie też, jakie zadał kolega- a skąd wiesz czy strategia firmy i jej mierniki zostaną zrealizowane?

Nie umiem odpowiedzieć na to pytanie jak innym pytaniem (przepraszam bo wiem, że to nieładnie :)
Skąd wiesz, że mierniki firmy transportowej ustalone w grudniu nie będą bez sensu w czerwcu kiedy paliwo wzrośnie o 40% dodatkowej akcyzy?

po to jest plan, żeby go modyfikowac. i mądrość firmy to dac sobie prawo do modyfikacji. Ale jesli nie zaplanujemy na poczatku tej ceny to skąd mamy wiedzieć, że jej zmiana spodowuje zmiane planu?

Oczywiście mierniki można zapisywać i do nich dążyć. Zabawne zaś jest to co czasem widuję w działach marketingu i działach sprzedażowych pod koniec roku jak realizowane są wszelkie możliwe zagrywki (łącznie z nieetycznymi) byle dopiąć plan sprzedażowy.
Pisze też o tym prof. Blikle w swojej książce http://www.moznainaczej.com.pl/moja-ksiazka Dwóch pracowników, mających ten sam cel sprzedażowy i wizję nagrody finansowej po jego osiągnięciu nie będzie współpracowało ze sobą, raczej będą się zwalczać... ze szkodą dla przedsiębiorstwa.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Wydaje mi się, że w tej dyskusji miesza się kilka rzeczy,
Czym innym jest bowiem planowanie strategiczne (budżet roczny czy plan wieloletni) a czym innym planowanie w projekcie.

Autor natomiast porusza zupełnie inny problem, a mianowicie sposób podejścia do poszukiwania tzw "driverów wzrostu", czyli takich działań (w tym projektów), które mają zapewnić inną pozycję firmy (większy zysk, wartość), po upływie okresu planowania.

W opisanym przykładzie mamy do czynienia z tzw podejściem bottom-up, czyli procesem zbierania inicjatyw oddolnych a następnie ich weryfikowaniu pod kątem znanej (lub nie :-) ) strategii firmy.

Takie podejście do planowania strategicznego jest moim zdaniem złe, a już na pewno złe w pierwszej iteracji planowania, i do tego w takich działach jak IT.

Do planowania strategicznego bowiem, bardziej właściwe jest podejście top-down, czyli wyznaczenie kluczowych elementów strategii, czynników wzrostu i opcji, a następnie kaskadowanie tych elementów jako bardziej konkretnych celów w dół struktury.

I te własnie cele powinny determinować projekty strategiczne, w tym również te informatyczne.

To pozwala na zachowanie spójności, oraz eliminowanie zbędnego "wymyślactwa" w krótkim czasie i często na pokaz.

Natomiast inną rzeczą jest zachęcanie do poszukiwania innowacyjnych rozwiązań oddolnych.
Przy czym jest to łatwiejsze, gdy znamy ogólne wytyczne strategii i możemy się skupić na inicjatywach w obszarach istotnych.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Zastanawiam się to jak można zbudować elektrownię, cementownię czy inną dużą inwestycję? To jak zaplanowano gazoport? Stosowano inne zasady planowania?

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Andrzej M.:
Zastanawiam się to jak można zbudować elektrownię, cementownię czy inną dużą inwestycję? To jak zaplanowano gazoport? Stosowano inne zasady planowania?

Na budowlance się nie znam, jednak z tego co wiem gazoport oddano po terminie. Nie powinno to mieć miejsca prawda? :)

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Wiedziałem, że mogę liczyć na Was i rzeczową dyskusję pod wątkiem :)

Myślę, że każdy z nas i ma trochę racji i nie ma a nasze osądy to pochodna naszych doświadczeń zawodowych. Moje (ponad 10 lat w różnych instytucjach) wskazują, że zaplanować terminy realizacji projektów na rok w przód nie jest możliwe.
Nie wynika to moim zdaniem z niewiedzy czy braku umiejętności analitycznych, czy też know-how firm. To kwestia bardzo wielu czynników. Zbyt wielu by można było mówić o skutecznym przewidywaniu co i ile mi zajmie... i czy będę chciał się tym zajmować w kształcie jaki myślę na początku roku, że będzie dobry? :)

Ciekawą koncepcję opisał Michał Jabłczyński. Kiedyś na wykładzie Jarka Żelińskiego byłem świadkiem bardzo ciekawej (i ożywionej) dyskusji na temat wyższości jednej metody nad drugą :) Tak to była bardzo ożywiona dyskusja :)
W przypadku tego zagadnienia, moim zdaniem to która jest lepsza zależy od indywidualnych upodobań członków zarządu, czy też komitetu sterującego. I nie ma tu reguły co jest lepsze, jeden woli od dołu do góry drugi w drugą stronę.

Na koniec pytanie.
Czy macie doświadczenie, gdzie plan roczny został zrealizowany w 100% w planowanym terminie i budżecie?
- Jeśli tak, napiszcie może dzięki czemu przedsiębiorstwo zawdzięcza taki sukces?
- Jeśli nie, pomyślcie i dajcie znać o przyczynach problemów realizacji takiego planu rocznego, i też dajcie znać :)

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

po pierwsze to wydaje mi się, ze chodzi ci raczej o harmonogramowanie niż planowanie.
Plan odnosimy raczej do kategorii finansowych, natomiast harmonogram do kategorii projektowych, przy czym koszty projektu uwzględnia się w planie ogólnym (rocznym) firmy.

Nie rozumiem dlaczego nie da się ustalić harmonogramów projektów na rok, czy nawet dłużej.
Oczywiście, że się da i nie ma to nic wspólnego z przewidywaniem.
Jest to po prostu kombinacja mniej więcej znanych sekwencji czynności, czasów ich realizacji i niezbędnych zasobów.
Rzecz jasna harmonogramowanie jest sztuką, którą winni posiadać Kierownicy Projektów.

Pewnie, że na projekt wpływa wiele czynników, których nie znamy w momencie harmonogramowania.
Ale po pierwsze doświadczony KP potrafi wiele z nich przewidzieć z określonym prawdopodobieństwem (a istnieją metody oparte na harmonogramowaniu probabilistycznym)

A po drugie po to się ustawia w harmonogramach bufory bezpieczeństwa, żeby elastycznie reagować na zachodzące problemy.
Zresztą jest to przecież chleb codzienny każdego KP.
Wiele by można oczywiście pisać o powodach tego, że dany projekt nie realizuje się w czasie, ale powinno to być wypadkiem a nie regułą.

Wielokrotnie widziałem zakończone sukcesem, duże i złożone projekty informatyczne (żeby już pozostać w branży) polegające np na wdrożeniu ERP, które były harmonogramowane na zasadzie count-down, czyli wyznaczeniu sztywnej daty końca i harmonogramowanie wstecz, przy czym okres samego projektu przekraczał nierzadko 18 miesięcy.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Michał S.:

Andrzej M.:
Zastanawiam się to jak można zbudować elektrownię, cementownię czy inną dużą inwestycję? To jak zaplanowano gazoport? Stosowano inne zasady planowania?

Na budowlance się nie znam, jednak z tego co wiem gazoport oddano po terminie. Nie powinno to mieć miejsca prawda? :)

Moze mieć miejsce i ma miejsce. Ale przynajmniej wiemy co sie opóżnia, dyscyplinujemy kazdego, żeby dotrzymywał terminu i wyciągamy wnioski na przyszłość. To jest własnie zarżadzanie. A nie bezmyslne planowanie. Dlatego też nazywa sie to projekt a nie proces, bo jest obarczone ryzykiem. Opóżnienia lub wzrostu kosztów. Nikt nie ma takiego doswiadczenia, żby zaplanowac co będzie sie działo w projekcie dzien po dniu. Pana pytanie oznacza, ze nie do konca rozumie Pan do czego plan służy/ harmonogram służyTen post został edytowany przez Autora dnia 11.01.17 o godzinie 11:59

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Im bardziej skomplikowane zagadnienie tym bardziej należy się przyłożyć do planu. Oczywiście można działać bez planu a nawet robić tylko krótkoterminowe ale jak chcemy uniknąć niespodzianek to rezygnacja z dalekosiężnych planów nie jest wskazana. Dodatkowo zapominamy, że jeżeli planujemy na długi dystans to zmusza nas do określenie jak ma to wyglądać na końcu. Zawsze można plan skorygować i nie znam organizacji, która ma niezmienne plany.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Michał dziękuję za opinię. Pozostańmy przy odmiennych stanowiskach w tym temacie ale bez obaw, nie ze wszystkim się nie zgodzę :)

Michał J.:
po pierwsze to wydaje mi się, ze chodzi ci raczej o harmonogramowanie niż planowanie.

Nazewnictwo to sprawa drugorzędna. Spotkałem już tak dużo różnych wariantów nazewnictwa różnych rzeczy (włączając angloizmy), że nie przywiązuję do tego jakiejś szczególnej wagi. Kiedyś przywiązywałem ale tutaj zawsze rodzi się pytanie: "semantyki jakiej metodyki prowadzenia projektów używamy?" :)

Nie rozumiem dlaczego nie da się ustalić harmonogramów projektów na rok, czy nawet dłużej.

Można, moje doświadczenie i statystyki jakie przytaczam potwierdzają, że większość takich planów jest nieaktualna po pierwszych 3-4 miesiącach.

Oczywiście, że się da i nie ma to nic wspólnego z przewidywaniem.
Jest to po prostu kombinacja mniej więcej znanych sekwencji czynności, czasów ich realizacji i niezbędnych zasobów.
Rzecz jasna harmonogramowanie jest sztuką, którą winni posiadać Kierownicy Projektów.

Być może byłoby to możliwe w przypadku gdy podczas harmonogramowania (planowania :)) znałbym szczegóły implementacji. W przypadku planów rocznych o których piszę jednym z pierwszych kroków projektu jest tak zwane "doszczegółowienie wymagań biznesowych", po którym następuje (czasami nawet nie następuje) tworzenie dokumentacji i ew. prototypu wdrażanego narzędzia. De facto po tych czynnościach mogę spróbować oszacować pracochłonność projektu i wymaga to nie tylko wiedzy KP ale także umiejętnej wiedzy programisty, prawnika, księgowego etc.. wszystkich zasobów jakie będą zaangażowane w realizację projektu. To raczej nie jest wykonalne - co potwierdzają statystyki - czy też może inaczej, takie harmonogramowanie zajęłoby moim zdaniem zbyt dużo czasu... a i tak by nie było pewne.

Pewnie, że na projekt wpływa wiele czynników, których nie znamy w momencie harmonogramowania.
Ale po pierwsze doświadczony KP potrafi wiele z nich przewidzieć z określonym prawdopodobieństwem (a istnieją metody oparte na harmonogramowaniu probabilistycznym)

Nie znam takiej metody harmonogramowania probabilistycznego. Możesz podesłać jakiś link lub polecić książkę w tym temacie - zaintrygowało mnie to :)
Wujek gogiel niestety nie pomaga, jedyne co mi się udało znaleźć to: "Probabilistyczne modele oceny harmonogramowania ciecia blach na nożycach gilotynowych" ale chyba to nie to :)

A po drugie po to się ustawia w harmonogramach bufory bezpieczeństwa, żeby elastycznie reagować na zachodzące problemy.

Przeczy to chyba harmonogramowaniu i doświadczeniu KP o którym piszesz powyżej. Takie bufory to nic innego jak element "wizji" realizacji projektu i szacowanie pracochłonności. Jeden wykładowca, z jakim miałem przyjemność mieć zajęcia mawiał: "Jak podajesz termin realizacji prac, pomnóż wynik przez 2 i zwiększ jednostkę o 10" :)

Zresztą jest to przecież chleb codzienny każdego KP.
Wiele by można oczywiście pisać o powodach tego, że dany projekt nie realizuje się w czasie, ale powinno to być wypadkiem a nie regułą.

Tych wypadków jest około
- 45% przekroczonych budżetów
- 7% przekroczonego czasu
- 56% projektów ma dostarczonych mniej funkcjonalności niż planowano (pewnie dlatego tylko 7% przekracza czas realizacji :)

Wielokrotnie widziałem zakończone sukcesem, duże i złożone projekty informatyczne (żeby już pozostać w branży) polegające np na wdrożeniu ERP, które były harmonogramowane na zasadzie count-down, czyli wyznaczeniu sztywnej daty końca i harmonogramowanie wstecz, przy czym okres samego projektu przekraczał nierzadko 18 miesięcy.

Gratuluję, jakbyś szukał pracy, podeślij pls CV :)

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Roma K.:

Pana pytanie oznacza, ze nie do konca rozumie Pan do czego plan służy/ harmonogram służy

Roma nie za bardzo umiem rozmawiać z ludźmi, traktującymi mnie jak przygłupa :)
Oprócz zapewnienia, że wiem do czego służy plan/harmonogram projektu nie jestem w stanie nic więcej tutaj odpowiedzieć :)

Pozdrawiam.

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Andrzej M.:
Im bardziej skomplikowane zagadnienie tym bardziej należy się przyłożyć do planu. Oczywiście można działać bez planu a nawet robić tylko krótkoterminowe ale jak chcemy uniknąć niespodzianek to rezygnacja z dalekosiężnych planów nie jest wskazana. Dodatkowo zapominamy, że jeżeli planujemy na długi dystans to zmusza nas do określenie jak ma to wyglądać na końcu. Zawsze można plan skorygować i nie znam organizacji, która ma niezmienne plany.

O i to jest dobrze powiedziane. Pytanie tylko czy powinniśmy:

A) Planować całość projektu wdrożenia, przyjmując bufory bezpieczeństwa i mieć opisany harmonogram z detalami
B) Zaplanować najbliższe 3-4 miesiące, pozostałe rzeczy wrzucając jako kamienie milowe do wizji doprowadzającej nas do szczęśliwego końca :)

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Michał S.:
Michał dziękuję za opinię. Pozostańmy przy odmiennych stanowiskach w tym temacie ale bez obaw, nie ze wszystkim się nie zgodzę :)

Trudno mi polemizować z Twoimi statystykami, dowodzącymi, że większość harmonogramów staje się nieaktualna po 3-4 miesiącach.
Gdyby tak było to projekty w ogóle przestały by być planowane (będę używał zamiennie z harmonogramowaniem, celem uniknięcia zarzutów semantycznych), no bo jaki sens wydawać pieniądze na coś co i tak się nie sprawdza...

Ja bym zatem twoje statystyki zdiagnozował jako nieumiejętność poprawnego wykonania harmonogramu i/lub zdefiniowania projektu.

Tym bardziej, że przytoczony przykład "uszczegóławiania wymagań biznesowych", wygląda mi na to, że projekt rozpoczyna się za wcześnie.
Dyskusje nad wymaganiami i ew ocena prototypu to są tzw "feasibility study", czyli bardziej ocena wykonalności -co rządzi się trochę innymi regułami.

Harmonogramowanie probabilistyczne to dziedzina badań operacyjnych.
Początek dały temu sieci typu GERT (graphical evaluation and review technique)
Zajmowałem się tym jednakże wiele lat temu i nie znam aktualnych narzędzi.Ten post został edytowany przez Autora dnia 12.01.17 o godzinie 12:24

Temat: Planowanie roczne projektów - czy to ma sens?

Michał S.:
O i to jest dobrze powiedziane. Pytanie tylko czy powinniśmy:

A) Planować całość projektu wdrożenia, przyjmując bufory bezpieczeństwa i mieć opisany harmonogram z detalami
B) Zaplanować najbliższe 3-4 miesiące, pozostałe rzeczy wrzucając jako kamienie milowe do wizji doprowadzającej nas do szczęśliwego końca :)

To zależy czego dotyczy np.: planujesz uruchomić maszyny dla których cykl szkolenia trwa 6 m-cy a więc dodając 3 m-ce na rekrutację i ewentualny poślizg daje ci że 9 m-cy wcześniej musisz wiedzieć co to za maszyny, ile ich ilu ludzi na nich ma pracować na ile zmian i to wszystko po to aby dokonać rozruchu próbnego. Jak teraz nałożysz cykl zaplanowania terminu kupna, dostawy i czas montażu tych maszyn to możesz mieć już dość długi czas planowania szczegółowego.Ten post został edytowany przez Autora dnia 12.01.17 o godzinie 18:11