Temat: Dokumentacja systemowa

Mam do Państwa przeogromną prośbę. Potrzebuje porady w kwestii dokumentacji ISO. Zasadniczo frapują mnie dwie kwestie.
Ogólnie sytuacja wygląda tak, że obecnie dokumenty systemowe są udostępnianie pracownikom za pomocą sieci wewnętrznej. Wszelkie zmiany są rejestrowane poprzez wniosek o zmianę w dokumentacji. Zatwierdzony wniosek podpisany jest umieszczany w segregatorze wraz z dokumentem, w którym jest zaznaczona zmiana. Na wniosku jest jakby dowód zatwierdzenia dokumentu. Chciałabym wyeliminować papierową dokumentacje i zastanawiam się czy jest to zgodne. Docelowo wyglądałoby to tak, że dokumenty stare byłyby archiwizowane w systemie- miałyby nadany status Wycofane, w tekście byłby zaznaczony fragment zmieniony, byłyby w katalogu archiwum. Zostałby również stworzony rejestr zmian. Każdy plik miałby folder z numerem kodu+ do+data wycofania. Również w tym folderze znajdowałby się ten nieszczęsny papierowy wniosek o zmianę z tym, że byłby zeskanowany. Wydaje mi się, że nie muszę przechowywać oryginału na papierze ale nie jestem pewna. Czy mogę traktować skan w komputerze jak dowód zatwierdzenia? Jako oryginał? I mogę mieć tylko ten skan czy muszę przechowywać papierowy oryginał ?Z góry mówię ze podpis elektroniczny nie wchodzi w grę bo o tym już myślałam.
Druga kwestia, nad którą debatuje to sprawa nadzoru wersji drukowanych. Założyłam w procedurze nadzoru, że wydruki nie są nadzorowane i aktualna wersja dokumentu znajduje się w sieci wewnętrznej. Chce dodać do stopki tekst: Ważne w dniu wydruku+ dzisiejsza data”. Udało mi się to wykonać. Czy jest to zgodne z normą? Wydaje mi się ze rozwiąże to ewentualny problem podczas audytu jak ktoś przypadkiem znajdzie jakiś stary wydruk. Z procedurami i instrukcjami myślę, że będzie OK. Moje kolejne pytanie dotyczy tylko i wyłącznie formularzy, jeżeli będę miała tą datę i na formularzu stworzę zapis to czy on będzie ważny? Heh nie wiem jak to ubrać w słowa wystawie np. na formularzu zaświadczenie czy jakąś deklaracje albo wypełnię protokół reklamacyjny to będzie ona ważna? Ja to rozumiem tak że, ważność jednego dnia dotyczy formularza w chwili kiedy on się staje zapisem to już podlega pod procedurę nadzoru nad zapisami. Dobrze to rozumiem ? ;)

Temat: Dokumentacja systemowa

Witam;

Całość zależy od tego co umieściła Pani w swojej procedurze nadzoru nad dokumentami i zapisami. Jeśli jest tam zapisane że wnioski o zmianę są przechowywane w formie papierowej to tak musi zostać, jednak jeśli zmieni Pani procedurę to zmiana w tym zakresie nie będzie stanowić niezgodności pod warunkiem, że nadal będą ustalone warunki:
a) zatwierdzania dokumentów przed ich wydaniem,
b) przeglądu, aktualizowania i ponownego zatwierdzania dokumentów,
c) identyfikacji statusu zmian,
d) zapewnienia dostępności aktualnych dokumentów w miejscach ich stosowania,
e) zapewnienia czytelności i identyfikacji dokumentów,
f) zapewnienia identyfikacji i nadzorowania dokumentów pochodzących z zewnątrz, uznanych przez organizację za potrzebne do planowania i funkcjonowania systemu zarządzania jakością,
g) zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów i odpowiednie ich oznaczenie, jeżeli są zachowywane z jakichkolwiek powodów.
Całość może być prowadzona w formie elektronicznej. Wnioski mogą być składane poprzez maila (najwygodniejsza wersja), wówczas skan nie będzie konieczny, bo na upartego można drukować do pdf' a (jednak wg mnie to już nieco za dużo, wystarczy że maile będą dostępne do okazania podczas audytu).
Kwestia zatwierdzenia też może być prowadzona w podobny sposób. Norma mówi prosto jakie warunki musi spełniać dokumentacja (powyżej) i nie trzeba się bać wersji elektronicznych.

Z własnego przykładu, ja prowadzę dokumentację w formie elektronicznej, zmiany są zgłaszane podobnie - również elektronicznie, i po wprowadzeniu, zatwierdzane przez kierowników liniowych a następnie kierownictwo firmy. Wersje papierowe, bo istnieje konieczność ich przekazania na stanowiska bez komputerów, są nadzorowane i opatrzone stosowną adnotacją. Jednak jeśli przyjmuje Pani, że obowiązuje tylko dokumentacja elektroniczna to sytuacja jest prosta, dodawanie "ważności w dniu wydruku" to już pewnego rodzaju asekuracja, gdyby ktoś jednak posługiwał się papierową wersją i to jeszcze nieaktualną:). Sama stosowałam tą zasadę przez jakiś czas, obecnie pracownicy są poinformowani że nadzorowane są tylko wersje opatrzone "opisem" a reszta to wersje poglądowe.

Formularze podobnie jak dokumenty mają numer i datę wydania, oznacza to tyle że są nadzorowane przez system i podlegają kontrolowanym zmianom. Nie każdy formularz musi być nadzorowany, jednak jak już jest to data formularza nie ma nic wspólnego z datą jego wypełnienia. Wypełniony formularz staje się zapisem i podlega zasadom określonym w procederze nadzoru nad zapisami.
Zmiany w treści formularza (rozmieszczeniu pól, kolejności, dodaniu pól) z reguły są wprowadzane na tej samej zasadzie jak w dokumentacji. Zatwierdzony formularz może być stosowany do zbierania zapisów.

Podsumowując, procedury nadzoru nad zapisami i dokumentami mają pomóc firmie w określeniu standardu postępowania i ograniczaniu nieuprawnionych zmian czy posługiwaniu się złymi wersjami, jednak nie mają jej ograniczać i tworzyć barier, gdzie więcej czasu spędza się nad prowadzeniem dokumentacji zgodnie z normą niż na samym ich tworzeniu. Każda firma sama ustala swoje warunki, proponuję przejrzeć i zmodyfikować procedurę aby życie stało się prostsze:)

Mam nadzieję że to pomoże.
Pozdrawiam

Temat: Dokumentacja systemowa

Witam
Dziękuje za odpowiedź. Czy mogłabym prosić o rozjaśnienie jeszcze pewnych niejasności ? ;)
Ogólnie z kwestii, które Pani wymieniła mam problem jedynie z zatwierdzeniem oraz potwierdzeniem zapoznania. Niżej szczegółowiej opisze co mam dokładnie na myśli.

W procedurze napisałam, że są przechowywane, nie uwzględniając sposobu ich przechowywania. Jak rozumiem nie musi być na dokumencie czy wniosku o zmianę dokumentacji podpisu osoby zatwierdzającej ? może to być załatwione wpisaniem kto opracował, zatwierdził i sprawdził. W formie mailowej? jak długo należy przechowywać takie maile ?

Drugie pytanie w jaki sposób uporać się z kwestią potwierdzenia zapoznania pracowników z wprowadzoną dokumentacją lub zmianą w dokumentacji? Czy należy prowadzić stosowne zapisy w wersji papierowej? Czy trzeba posiadać takowe potwierdzenie ?I jeżeli prowadzić zapisy to przy każdorazowej zmianie w dokumentacji należy mieć potwierdzenie pracowników, których obowiązuje dany dokument? Czy można zrobić tak, że przed wdrożeniem systemu dokumentacji pracownicy zostaną przeszkoleni przez kierowników w zakresie użytkowania systemu dokumentacji elektronicznej? W zasadzie pracownicy nie muszą znać na pamięć dokumentacji tylko mają wiedzieć gdzie jej szukać.
Z góry dziękuje za odpowiedź.

Temat: Dokumentacja systemowa

Aleksandra G.:

Drugie pytanie w jaki sposób uporać się z kwestią potwierdzenia zapoznania pracowników z wprowadzoną dokumentacją lub zmianą w dokumentacji?

Należy zacząć od zadania sobie pytania, czy to konieczne?

Temat: Dokumentacja systemowa

Izabela C.:
Witam;

Wnioski mogą być składane poprzez maila (najwygodniejsza wersja), wówczas skan nie będzie konieczny, bo na upartego można drukować do pdf' a (jednak wg mnie to już nieco za dużo, wystarczy że maile będą dostępne do okazania podczas audytu).

Wnioski o zmianę dokumentacji nie są konieczne, a auditorzy nie mogą ich wymagać, ponieważ nie wymaga ich norma.

Formularze podobnie jak dokumenty mają numer i datę wydania, oznacza to tyle że są nadzorowane przez system i podlegają kontrolowanym zmianom.

A jak nie mają numeru, to już oznacza, że są nienadzorowane?

proponuję przejrzeć i zmodyfikować procedurę aby życie stało się prostsze:)

Święta prawda!!!

Temat: Dokumentacja systemowa

Piotr M.:

Wnioski o zmianę dokumentacji nie są konieczne, a auditorzy nie mogą ich wymagać, ponieważ nie wymaga ich norma.

Co innego jeśli wymaga ich procedura wewnętrzna, wówczas audytor będzie wymagał tego dokumentu jako potwierdzenia, stąd prośba o zweryfikowanie dokumentacji.



Pani Aleksandro:

Odnosząc się do akapitu:

W procedurze napisałam, że są przechowywane, nie uwzględniając sposobu ich przechowywania. Jak rozumiem nie musi być na dokumencie czy wniosku o zmianę dokumentacji podpisu osoby zatwierdzającej ? może to być załatwione wpisaniem kto opracował, zatwierdził i sprawdził. W formie mailowej? jak długo należy przechowywać takie maile ?

Skoro w procedurze posiada Pani informację że wnioski są przechowywane, to musi być tam również zaznaczone w jakiej formie i jak długo. Chyba, że posiada Pani osobny dokument dot. formy i czasu przechowywania dokumentacji. Co do zatwierdzenia dokumentacji, podobny komentarz, na pewno posiada Pani informacje i zapisy określające kto możne zatwierdzić jaki dokument. Nie ma sensu tworzenia sobie nadmiernej administracji i stosu papierów wokół siebie. Nadzór nad dokumentacją ma tylko Pani pomóc przed nieuprawionymi zmianami i zapewnić że tylko aktualne wersje będą używane. Polecam zastanowienie się też nad koniecznością ingerencji kolejnej osoby w proces by sprawdziła dokumentację, czy zatwierdzający nie wystarczy??

Jeśli chodzi o zapoznanie z dokumentacją. Każdy użytkownik powinien wiedzieć gdzie znajduje się aktualna wersja dokumentacji i jak ją stosować. Może wystarczy mail z informacją że dane się zmieniły i należy stosować nowe.
Jeśli wymagane jest szkolenie bo zmiany są znaczne, wówczas wystarczy prezentacja i lista obecności. Dobrze też zaznaczyć w planie szkoleń że się odbyło i kto uczestniczył.....

Kwestia sprawdzania i dowodów jest różnie analizowana przez audytorów, jednak przede wszystkim to Pani i Pani organizacji powinno się dobrze pracować z systemem. Jeśli ludzie są poinformowani i mają stosowaną wiedzę to umieją pracować z dokumentacją i są kompetentni, a o to już musi Pani zadbać.

Pozdrawiam

Temat: Dokumentacja systemowa

Czy Panie wymieniają informacje nt. tylko dokumentacji systemowej, czy także technicznej w procesie produkcji, bo można się "zakałapućkać".Ten post został edytowany przez Autora dnia 14.04.15 o godzinie 13:49