Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Witam serdecznie! Choć nie jestem specjalistą od prawa zamówień publicznych muszę dokonać (w imieniu JST) zakupu środków czystości oraz komputerów na potrzeby realizowanego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Przewidziane w budżecie projektu ma przeznaczone: środki czystości 3,5 tyś, komputery 6 tyś.
Niestety w moim JST nie funkcjonuje żaden regulamin organizowania takiego rodzaju zakupów ( o takiej wartości). Ustawa PZ mówi jasno, że do takich wartości zamówienia ustawy nie stosuje się. Reprezentując JST, która dysponuje pieniędzmi publicznymi w ramach realizowanego projektu muszę stosować (muszę udowodnić kontrolującym) przepisu ustawy o finansach publicznych a dokładnie art. 35 ust. 3, który mówi o tym, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Ten art. odsyła również do UZP.
Zorganizowałem to sobie więc w taki sposób że stworzyłem zapytanie ofertowe, do którego załączyłem wzór oferty, specyfikacje zamówienia, wzór umowy. Rozdzieliłem zamówienia na Środki czystości oraz Komputery. W przypadku komputerów poszperałem po stronach internetowych firm sprzedających komputery, znalazłem trzy oferty na sprzęt o podobnych parametrach, wydrukowałem trzy: pierwszą na najniższą cenę, drugą pośrednią cenę i trzecią na cenę najwyższą oczywiście wszystko w kontekście kwot, które miałem założone w budżecie projektu. (Zastanawiam się czy w przypadku kwoty w budżecie muszę dokonać szacowanie wielkości zamówienia????? ) Następnie znalazłem trzy firmy, do których wybrałem się osobiście i poprosiłem o przygotowanie oferty i dostarczenie do siedziby mojego JST. Na podstawie tych trzech wybrałem tą która opiewała na najniższą cenę.

Czy taki sposób przeprowadzenie zamówienia uważacie za prawidłowy? Czy widzicie tam jakieś słabe punkty, które należało by poprawić? Zastanawiam się jak mam oszacować wartość zamówienia na środki czystości.
Z gór serdecznie dziękuje!
Pozdrawiam :D

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Adrian, po to Cię ustawodawca zwolnił ze stosowania trybów w przypadku zakupów poniżej równowartości kwoty wyrażonej w euro (14000), żebyś tych trybów nie stosował.
Na jakiej podstawie dokonujesz wyboru trybu zamówienia? Chyba na podstawie szacunkowej wartości zamówienia prawda? :)
Nie wydaje mi się by konieczne było wysyłanie ofert do potencjalnych Zamawiających. Wg mnie wytarczy, żebys podkładkę miał (w razie czego), że wydatek nie był poniesiony nieracjonalnie, bezzasadnie itp. Dlatego też wystarczą wydruki (w przypadku zakupów komputerów) z kilku stron firm, które się tym zajmują. Dla porównania. Co więcej, nie musisz wybrać najtańszej oferty, nie dokonujesz oceny ofert, nie określiłeś kryteriów oceny ofert, nie musisz więc wybrać najtańszej. Bo być może oferta droższa np dorzucać Ci będzie za free Offica prawda? albo montaż. Jeśli się mieścisz w 14000 euro, to wybierasz ofertę która Ci odpowiada, ale która jest zasadna i realna :)
JA bym się skupił na innej kwestii. Jesli to ma byc zakup na cele projektu EFS, to musisz zajrzec do planu zamówień/zakupów JST na dany rok w którym i Ty w ramach projektu będziesz dokonywał zakupu. Może się okazać że JTS zaplanował również zakup komputerów w danym roku, co po dodaniu wartości Twojego zakupu przekroczy kwotę 14 tysi euro. Wtedy Ty musisz polecieć już trybem odpowiednim (zamówienie z wolnej ręki). No chyba, że JST nie zakupił jeszcze w tym roku komputerów, choć planuje ich zakup, to wtedy z art 4 ust 8 robisz :)))
o :)

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Dzięki Leszek! Na szczęście zajrzałem do planu zakupów :) i JST nie kupowały w tym roku komputerów i nie zamierza :D czyli nie przekraczam progu 14tyś. euro.
Popieram Twoje zdroworozsądkowe podejście do sprawy ale po drugiej stronie mam moją IP, która wymyśla swoje ciekawe zasady.
Pomysł na przeprowadzenie zakupu komputerów w taki a nie inny sposób wziął się z kontroli przeprowadzonych przez Instytucje Pośredniczą na innych JST w moim województwie :(.

Dziękuje za posta. Pozdrawiam serdecznie ;o)

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Drogi Adrianie!
Przygotowana w ten sposób dokumentacja przeprowadzonego zakupu ze środków unijnych w zupełności wystarcza. Co więcej jest jej aż nadto. To że IP ma swoje zasady to jedno, ale Ciebie obowiązuje umowa o dofinansowanie, a mogę się zalożć, iż w niej znajdziesz tylko, iż masz się stosować do PZP. Ta dokumentacja jest przede wszystkim dla ciebie, żebyś za jakiś czas nie musiał wygrzebywać z pamięci dlaczego tak a nie inaczej postąpiłeś kiedy wpadnie jakaś inna kontrola lub audyt.
Jestem natomiast zdziwiony, iż w twojej gminie nie ma jakiegoś wewnętrznego dokumentu regulującego kwestie zamówień poniżej 14 tyś euro.

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Adrian Z.:
Ustawa PZ mówi jasno, że do takich wartości zamówienia ustawy nie stosuje się. Reprezentując JST, która dysponuje pieniędzmi publicznymi w ramach realizowanego projektu muszę stosować (muszę udowodnić kontrolującym) przepisu ustawy o finansach publicznych a dokładnie art. 35 ust. 3, który mówi o tym, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Witam Szanownych Forumowiczów

Powoli przedzieram się przez tematy forum. W tym wątku chciałbym tylko nieśmiało zwrócić uwagę, że czym innym jest brak obowiązku stosowania przepisów ustawy do _udzielania_ zamówień do 14 tys euro, a czym innym obowiązek prawidłowego _szacowania_ zamówienia.
Z mojej wiedzy i praktyki wynika, że szacowanie zamówienia zawsze jest takie samo (przy dostawach i usługach rozeznanie rynku, cenniki, wcześniejsze zamówienia itd, przy robotach - kosztorys inwestorski).

Przeciwnikom tej tezy należy zadać pytanie w jaki sposób oszacować zamówienie o wartości bliskiej 14 tys euro? Jeśliby szacować je inaczej (na marginesie można zapytać jakby to miało być i w sumie po co?) niż to mówi ustawa, łatwo się narazić na zarzut naruszenia art. 32 ustawy.

pozdrawiam serdecznieJan Cofała edytował(a) ten post dnia 17.08.10 o godzinie 17:22

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Czy kupując materiały biurowe, których koszt nie przekracza wartości 14 tys euro mogę przeprowadzić sondaż telefoniczny i wydrukować oferty zamieszczone w internecie? W jst, w której pracuję, stworzono taki regulamin zamówień do 14 tys euro, ale tam normalnie trzeba przeprowadzać całe postępowanie - to trochę bez sensu jeśli chce zakupić papier ksero za 500 zł :)

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Paulina B.:
Czy kupując materiały biurowe, których koszt nie przekracza wartości 14 tys euro mogę przeprowadzić sondaż telefoniczny i wydrukować oferty zamieszczone w internecie? W jst, w której pracuję, stworzono taki regulamin zamówień do 14 tys euro, ale tam normalnie trzeba przeprowadzać całe postępowanie - to trochę bez sensu jeśli chce zakupić papier ksero za 500 zł :)

Musisz stosować procedury z regulaminu, bez względu na to co tam jest napisane:) Jeśli zaś dla 500 zł musisz zgodnie z nim zrobić quasi - przetarg i w związku z tym zaangażować środki niewspółmiernie do wartości postępowania, to trzeba u kierownika zamawiającego postulować zmianę niepraktycznych zapisów regulaminu, powołując się na zasadę efektywności działania z ustawy o finansach publicznych.

Temat: zamówienia poniżej 14 000 euro a szacowanie wartości...

Jan Cofała:

Paulina B.:
Czy kupując materiały biurowe, których koszt nie przekracza wartości 14 tys euro mogę przeprowadzić sondaż telefoniczny i wydrukować oferty zamieszczone w internecie? W jst, w której pracuję, stworzono taki regulamin zamówień do 14 tys euro, ale tam normalnie trzeba przeprowadzać całe postępowanie - to trochę bez sensu jeśli chce zakupić papier ksero za 500 zł :)

Musisz stosować procedury z regulaminu, bez względu na to co tam jest napisane:) Jeśli zaś dla 500 zł musisz zgodnie z nim zrobić quasi - przetarg i w związku z tym zaangażować środki niewspółmiernie do wartości postępowania, to trzeba u kierownika zamawiającego postulować zmianę niepraktycznych zapisów regulaminu, powołując się na zasadę efektywności działania z ustawy o finansach publicznych.

Tak zrobiłam, regulamin istnieje i nikt nikomu nie utrudnia życia. Dzięki za informację :)