Temat: Zarządzanie obiegiem dokumentów

"Interesuje mnie system zarządzania obiegiem dokumentów" to hasło, które często słyszymy rozmawiając z menedżerami różnych przedsiębiorstw.

W domyśle jednak brzmi nadzieja, że rozmówca powie nam coś więcej na temat tego typu rozwiązań, tak by brak poczucia pewności w tym temacie stał się jak najszybciej nieaktualny.

Poniżej wyjaśnienia udzielone ostatnio przez jednego z naszych handlowców, które w mojej ocenie są "zjadliwe" także post factum.


Budowa systemu zarządzania dokumentacją i obiegiem dokumentów jest projektem IT, które niesie ze sobą określone ryzyka i trudności. Do takowych można zaliczyć m.in. ingerencją w kulturę organizacyjną firmy, opór użytkowników, zbyt niska elastyczność rozwiązań biznesowych uniemożliwiająca szybkie dostosowanie aplikacji do zmian ewolucyjnych w obsługiwanych procesach biznesowych.

System zarządzania obiegiem dokumentów nie jest systemem, w którym dokumenty w postaci załączników są przesyłane pocztą elektroniczną. To system, w którym formularz papierowy zastępuje się formularzem elektronicznym, dzięki czemu dane znajdujące się w polach tego formularza mogą być agregowane i stanowić źródło danych dla raportów. To system, który automatyzuje określone czynności pomocnicze np. na podstawie wypełnionego formularza oferty handlowej automatycznie generuje się dokument do wydruku. Gotowy dokument automatycznie uzupełnia się o dane zmienne znajdujące się w bazie danych np. nazwa i adres kontrahenta, numer oferty, daty, nazwy produktów, wartość rabatów, itd.

Istotą systemu zarządzania obiegiem dokumentów jest odwzorowanie istniejących procesów biznesowych, ich zautomatyzowanie (eliminacja powtarzalnych czynności pomocniczych) i nadzór – gromadzenie informacji o procesach w różnych ujęciach (np. aktywne wg pracowników, opóźnione wg kontrahentów, itd.).

Lotus Notes/Domino powstał jako platforma do szybkiego tworzenia aplikacji biznesowych, jednak wiele firm do tej pory korzysta jedynie z narzędzia o nazwie Lotus Designer, które umożliwia budowanie aplikacji metodą tzw. „kodowania na sztywno” gdzie logika procesów biznesowych „zaszyta” jest w poszczególnych linijkach kodu. Taka metoda jest czasochłonna, co z kolei skutkuje znacznymi nakładami finansowymi na budowę nowych i modyfikację istniejących aplikacji biznesowych.
By zminimalizować nakłady finansowe tego typu powstały narzędzia workflow, które są zestawem „klocków”, które zastępują prace programistyczne pracami konfiguracyjnymi. Programista korzysta z gotowych komponentów, które może dowolnie modyfikować i przekładać. Skutkuje to znacznym obniżeniem nakładów finansowych na budowę aplikacji, ich utrzymanie, konserwację i rozwój, który jest immanentną cechą systemu zarządzania obiegiem dokumentów.

Po prostu aplikacja zarządzająca procesami biznesowymi, musi w łatwy i szybki sposób odwzorować zmiany, jakie wprowadzają menedżerowie w ich obowiązującej architekturze. To jedyny sposób by informatyka stanowiła podporę, a nie przeszkodą dla wzrostu efektywności.

Przy planowaniu wdrożenia systemu zarządzania obiegiem dokumentów należy wziąć pod uwagę kilka elementów:

- zakres wykorzystania platformy (np. Lotus ma być podstawą technologiczną do współpracujących ze sobą systemów zarządzania dokumentacją, zarządzania obiegiem dokumentów, zarządzania projektami, zarządzania maszynami i urządzeniami, sprzętem IT, naprawami i konserwacjami, reklamacjami, zgłoszeniami, itd.),

- otwartość kodu źródłowego dostarczanych rozwiązań biznesowych (tak by w razie nieuniknionych zmian w strukturze gromadzonych informacji, jak i zmian w architekturze obsługiwanych procesów biznesowych – można było samodzielnie, bądź przy pomocy dowolnej firmy zaimplementować pożądane zmiany. Zamknięty kod źródłowy wpływa na utrudnienie, bądź uniemożliwienie wprowadzania zmian, bądź jedynie przez dostawcę rozwiązania),

- dostosowanie do specyfiki firmy (rozwiązania pudełkowe zmuszają firmę do dostosowania się do zakresu funkcjonalności oprogramowania. Rozwiązanie powinno być zbudowane w oparciu o parametry specyficzne dla danej firmy oraz umożliwiać elastyczną integrację z istniejącymi i mogącymi się pojawić w przyszłości rozwiązaniami),

- łatwość integracji z systemami klasy ERP (możliwość stałej wymiany danych pomiędzy systemem finansowo-księgowym, a aplikacjami biznesowymi)

- technologia budowy (wykorzystanie narzędzia workflow stosowanego w opozycji do tradycyjnego „kodowania na sztywno” gwarantuje możliwość szybkiego konwertowania logiki rzeczywistych procesów biznesowych na architekturę aplikacji biznesowych. Ma to ogromne znaczenia na elastyczność rozwiązań, komputerowych, które powinny błyskawicznie dostosowywać się do zmian w architekturze obsługiwanych procesów biznesowych).
Naszym zdaniem oprogramowanie Lotus Notes/Domino, jak i oprogramowanie middleware marki DYSANT (narzędzie workflow – DYSANT Process) wraz z oprogramowaniem biznesowym (DYSANT Business Suite) czyni zadość wszelkim wymaganiom, o których mowa powyżej.