GoldenLine
Zaloguj się
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Witam,

Mój problem wygląda następująco:

Chcę stworzyć szablon witryny który będzie zawierał szablony standardowych dokumentów. Dokumenty ( WORD ) w nagłówku powinny się odnosić do danych z sharepoint. Dokładnie chodzi o datę zmodyfikowania pliku, osobę która zmodyfikowała dane oraz wersję dokumentu. Niestety nie mam pomysłu w jaki sposób mogę powiązać dane znajdujące się w sharepoint z danymi które znajdują się na dokumentach.

Pozdrawiam,
Łukasz.
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

1. Czy informacje o modyfikacji pliku i autorze, nie są przechowywane również we właściwościach plików Word?
2. Jeśli chcesz pobrać informacje z SP do Worda, to można spróbować przez Accessa. Access umożliwia podpięcie się do listy SP, a później tego Accessa można wykorzystać jako źródło danych dla Worda. Oczywiście do sprawdzenia czy to w ogóle zadziała.Ten post został edytowany przez Autora dnia 03.04.15 o godzinie 08:53
Link do wypowiedziLink
Szymon Bochniak

Szymon Bochniak SharePoint 4
Business

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

@ Łukasz Musisz dodać dwie dodatkowe kolumny i za pomocą przepływu pracy ustawiać ich wartość kopiując odpowiednio numer wersji, datę modyfikacji. Następnie za pomocą QuickParts jesteś w stanie je automatycznie pobrać do szablonu Worda dla danego content type'a. Plik musi być w formacie DOCX.
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Dziękuję za Wasze wypowiedzi.

@Marcin. Faktycznie dane te są aktualizowane, dlatego za pomocą quick parts można pobrać modyfikującego oraz datę modyfikacji. Pozostaje kwestia pobrania odpowiedniej wersji, z jaką został opublikowany dokument.

@ Szymon. Dziękuję za wypowiedź. Spróbuję wykorzystać Twoją radę jeżeli chodzi o numer wersji dokumentu.
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Witam ponownie,

Niestety, pomimo testów różnych koncepcji, nie potrafię stworzyć takiego workflow który w momencie zapisania, będzie aktualizował kolumnę Wersja dokumentu. Wydaje mi się, że workflow najbliższy działającemu wygląda następująco:

Ustaw Wersja Dokumentu na Bieżący element: Wersja źródła (konwertowany dokument)

Niestety pomimo wielu prób ( zmiana typu pola Wersja Dokumentu na numer, jedną linię, wiele linii ), wciąż otrzymuję komunikat: Nie powiodła się aktualizacja elementu w ramach przepływu pracy, ponieważ co najmniej jedna kolumna powiązana z elementem wymaga innego typu informacji. Dodatkowo w części wynik widnieje informacja: Operacja w ramach przepływu pracy nie powiodła się, ponieważ akcja wymaga wyewidencjonowanego dokumentu.

Drugi komunikat jest dla mnie trochę dziwny, ponieważ podczas wgrywania pliku jest on automatycznie ewidencjonowany. Próbując ten workflow uruchomić na pliku poza ewidencją, to status zadania jest Rozpoczęty i niestety zawiesza się na tym statusie.

Jakieś rady?

Pozdrawiam,
Łukasz Chmiel.
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Nie do końca rozumiem, co ten workflow robi, ale jakiego typu jest pole "Wersja dokumentu"?
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Próbowałem 3 przypadków:
Wersja dokumentu jako jedna linia, wiele linii oraz liczba. W każdym przypadku wyskakuje błąd. Gdy pobiorę wersję dokumentu i umieszczę ją w zmiennej, to jestem w stanie wyświetlić ją za pomocą zarejestruj w historii przepływu pracy. Gdy workflow kończy się na wpisie do historii to workflow prawidłowo się wykonuje. Problem pojawia się przy przypisaniu do odpowiedniej kolumny.

Panie Marcinie, według Pana, jakiego typu powinna być kolumna w której będę umieszczał wersję dokumentu ?
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

A czy zmienna jest typu tekst czy liczba? Może problem jest w różnicy pomiędzy typem kolumny, a typem zmiennej? Ewentualnie do zweryfikowania, czy workflow prawidłowo odwołuje się do elementu/dokumentu, który ma zaktualizować.

Co do typu pola to pewnie najlepiej by było użyć typu "liczba", ale nie wiem w jakiej postaci przechowywany jest numer wersji. BTW nie można skorzystać, ze standardowego mechanizmu wersjonowania dokumentów?

Ps. Proszę mi nie "Panować" :)Ten post został edytowany przez Autora dnia 15.04.15 o godzinie 09:32
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Problem z standardowym sposobem wersjonowania dokumentu jest taki, że po dodaniu kolumny wersja, okazuje się że ona jest pusta. Podobnie z poziomu edycji dokumentu, gdy chcę dostać się do tej komórki za pomocą szybkich części, to dane się nie uzupełniają. Dlatego wpadłem na pomysł przekazania wersji do nowej kolumny wykorzystując workflow.
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

A w ustawieniach biblioteki dokumentów jest włączone wersjonowanie?
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Ustawienia przechowywania wersji.
Zatwierdzanie: Nie
Czy utworzyć wersję przy każdej edycji pliku: Wersje główne
Czy wymagać wyewidencjonowania: Tak
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Może problemem jest wymuszanie wyewidencjonowania ? Czy workflow przed aktualizacją kolumny wersja, wyewidencjonowuje dokument?
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Wyłączenie wymuszania ewidencjonowania rozwiązało problem i workflow wykonuje swoje zadanie, przy założeniu że kolejna wersja dokumentu wgrywana jest z dysku. Problem pojawia się w momencie gdy edytujemy dokument bezpośrednio z biblioteki sharepoint. Wtedy z każde zapisanie pliku traktowane jest jako wydanie nowej wersji dokumentu.

Dodatkowo gdy zapisuję dokument i edytuję go dalej, to workflow zawiesza się, ponieważ dokument jest edytowany.

Wracając do źródła problemu, może jesteś w stanie określić dlaczego pole wersja jest puste? Dodawałem je z istniejących kolumn, z części dokument.
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Nie wiem czy za pomocą SPD jesteś wstanie zrobić workflow, który rozwiąże w całości Twój problem i w 100% obsłuży wszystkie przypadki np. tworzenie wersji przy każdym zapisie.

Proponowałbym skupić się na tym dlaczego nie działa standardowe wersjonowanie. Niestety nie spotkałem się nigdy z przypadkiem, że pole wersja jest puste.
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Okazało się, że kolumna wersja już jest w dokumencie, a ja dodawałem kolejną. Po zmodyfikowaniu widoku domyślnego, dodałem widoczność pola wersja. Wygląda bardzo prawidłowo.

Niestety teraz za pomocą szybkich części nie jestem w stanie pobrać numeru wersji, ponieważ w szybkie części - właściwość dokumentu nie ma pola wersja.

Gdy wyszukuję w pola -> informacje o dokumencie -> doc properties -> wersja dokumentu, to pojawia mi się zupełnie inna cyfra niż faktyczna wersja dokumentu.
Link do wypowiedziLink
Marcin Tarapata

Marcin Tarapata Analityk/Tester

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

To może warto spróbować przepisać wartość z kolumny Wersja do nowej kolumny, z której będzie można pobrać ten propertis?

Można spróbować za pomocą pola obliczeniowego, ale nie pamiętam czy z tego poziomu można odwołać się do pola Wersja lub napisać workflow który będzie to robił.
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Twój pomysł z polem wyliczanym działa, niestety również pola wyliczanego nie można umieścić w dokumencie za pomocą szybkich części.
Link do wypowiedziLink
Łukasz Chmiel

Łukasz Chmiel Project Manager

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Problem rozwiązałem, wpisuję go tutaj aby w przyszłości ktoś nie musiał szukać.

Wszystkie work flow muszą być inicjowane na dokumentach zaewidencjonowanych, natomiast operacje na polach dokumentu mogą być wykonywane wyłącznie gdy dokument jest wyewidencjonowany. W takim przypadku konieczne jest wyewidencjonowanie dokumentu na początku działania przepływu pracy. Na koniec work flow oczywiście można zaewidencjonować dokument. Dopóki w bibliotece nie działa wersjonowanie dokumentów przepływ pracy działa perfekcyjnie.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Tworzenie dokumentów z danymi z sharepoint

Panowie,
mam zbliżony problem. Chciałabym generować dokumenty poprzez formularz z Sharepoint Foundation 2010 (lub 2013).
W tej chwili ustawiłam sobie testową listę i bibliotekę - obie mają kolumny "Imie" i "Nazwisko".
Ustawiłam w bibliotece szablon dokumentów docx korzystając z Szybkich części - wprowadziłam do szablonu pola "Imie" i "Nazwisko". W ustawieniach biblioteki zaznaczyłam, że zezwalam na zarządzanie typami zawartości.

Następnie utworzyłam przepływ w Designerze, który w momencie tworzenia elementu na liście tworzy dokument biblioteki i ustawia odpowiednio pola.

Niestety nie mogę otworzyć tak utworzonego dokumentu, dostając komunikat "Nie można otworzyć pliku docx, ponieważ występują problemy z jego zawartością".

Proszę o wskazówki :)
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

[SharePoint Foundation 2013...




Wyślij zaproszenie do
Anuluj