Temat: Pomoc w projekcie.
Określanie kluczowych aspektów diagnozy
Na wstępie diagnozy należy określić główne aspekty działalności, w których powinny zostać zidentyfikowane kryteria, potrzebne do diagnozy rozpatrywanego przedmiotu badania. Aspekty te odzwierciedlają różne ujęcia wyników działalności. Konieczność wykorzystania kryteriów dotyczących różnych obszarów działalności wynika z faktu, że w ocenie wyników funkcjonowania jednostki nie można opierać się wyłącznie na informacjach uzyskanych dzięki kryteriom zastosowanym w pojedynczym obszarze działalności. Wprawdzie pomiędzy wynikami w różnych obszarach działalności występują zależności przyczynowo - skutkowe, ale ze względu na szeroki zakres czynników (zależnych i niezależnych od przedsiębiorstwa) wpływających na funkcjonowanie badanej jednostki nie wystarczy określenie zależności przyczynowo - skutkowych pomiędzy poszczególnymi obszarami działalności i ocenianie wyłącznie na podstawie kilku kryteriów w jednym obszarze.
Wśród przykładów aspektów odzwierciedlających wybrane obszary działalności przedsiębiorstwa można wyróżnić:
aspekt ekonomiczno - finansowy - uwzględnia on wskaźniki ekonomiczno - finansowe, używane w ocenie działalności przedsiębiorstwa (wskaźniki płynności, rentowności, aktywności gospodarczej itd.,
aspekt rynkowy - uwzględnia mierniki osiągnięć rynkowych min. udział w rynku, dynamika zmian udziału w rynku, poziom lojalności klientów
aspekt techniczno - technologiczny - dotyczy takich zagadnień jak poziom nowoczesności wykorzystywanych technologii, poziom mechanizacji działalności itd.,
aspekt jakościowy - uwzględnia min. trwałośćproduktów, wadliwość produktów, surowców, materiałów,
aspekt organizacyjny - obejmujący min. rozwiązania w zakresie struktury organizacyjnej, jej dostosowanie do realizowanej działalności, jedność rozkazodawstwa, sprawność systemów informacyjnych,
aspekt społeczny - dotyczący zwłaszcza sytuacji społecznej w organizacji, uwzględniającej przede wszystkim: jakość relacji przełożony-podwładny, relacji poziomych (pomiędzy przełożonymi lub pomiędzy podwładnymi), nastawienie do pracy, częstość powstawania konfliktów, źródła konfliktów, także integrację pracowników.
Przykład określania zależności pomiędzy efektami działalnia w różnych aspektach
Określając zależności przyczynowo - skutkowe pomiędzy wynikami w wymienionych wyżej obszarach można stwierdzić, że osiągnięcia techniczno - technologiczne oraz związane z nimi osiągnięcia w zakresie jakości oferty wpływają na osiągnięcia rynkowe, od których są z kolei zależne wyniki ekonomiczno - finansowe. Jest to tylko przykład zależności.
Określanie kryteriów oceny stanu aktualnego przedmiotu badania
Typologia kryteriów oceny stanu aktualnego
Można dokonać ogólnego podziału kryteriów oceny stanu aktualnego na:
kryteria ilościowe - mające zazwyczaj postać wskaźników
kryteria jakościowe - mające zazwyczaj charakter opisowy
metody i techniki wykorzystywane w ocenie działalności przedsiębiorstwa
Wśród najbardziej typowych kryteriów ilościowych wyróżnić można wskaźniki wykorzystywane w analizie ekonomiczno - finansowej. Mogą to jednak być również wskaźniki związane z określaniem pozycji konkurencyjnej, w tym względny i bezwzględny udział w rynku, dynamika zmian udziału w rynku, także wskaźniki wadliwości określonych dóbr - w tym udział jednostek uszkodzonych na partię towaru i wiele innych.
Do kryteriów jakościowych należą zwłaszcza wielkości, których przedstawienie za pomocą liczb jest utrudnione lub nawet niemożliwe. Wśród przykładów można podać np. kryteria poziomu nowoczesności wykorzystywanych technologii, stopnia spełnienia oczekiwań klientów przez dostawcę, związanego z tym poziomu satysfakcji klientów). Zazwyczaj, w celu ograniczenia swobody w określaniu poziomu występowania cech ujętych w kryterium można zastosować kilkustopniową skalę, umożliwiającą odzwierciedlenie zmian natężenia występowania cechy, np. skala 1 do 5, gdzie 1 oznacza najniższe natężenie występowania cechy, 5 oznacza najwyższe natężenie. W przyjętej skali natężenia rozpatrywanej cechy należy szczegółowo opisać przyjęte poziomy natężenia. Nie można ograniczać się do określeń typu "dobry", "zły". Nie są one wystarczające do określenia poziomu natężenia w występowaniu cechy rozpatrywanej w ramach kryterium.
Wśród metod i technik można dokonać następującego rozróżnienia:
narzędzia wykorzystywane w ocenie efektów uzyskanych w pojedynczych aspektach działalności - np. w aspekcie jakości oferty - FMEA, QFD, Diagram Ishikawy, w aspekcie rynkowym - macierze BCG, McKinsey'a, w aspekcie organizacyjnym - macierz kompetencji, wykres Clarka,
narzędzia stosowane do całościowej oceny działalności przedsiębiorstwa - np. metody badania potencjału przedsiębiorstwa - analiza kluczowych czynników sukcesu, łańcucha wartości, analiza SWOT.
Uwzględniając potrzeby informacyjne związane z opracowaniem diagnozy stanu aktualnego w dziedzinie działalności, której ma dotyczyć przyszły projekt koniecznym jest nie tylko wybór kryteriów odpowiednich do badania efektów w tej dziedzinie, ale także wykorzystanie przynajmniej kilku kryteriów. W tych dziedzinach, w których możliwym jest zastosowanie kryteriów ilościowych (mających często postać wskaźników i dostarczających informacji w postaci liczb) powinny być wykorzystane zwłaszcza takie kryteria. Określając kryteria do oceny stanu aktualnego w obszarze działalności, którego ma dotyczyć przyszły projekt można zastosować:
kryteria proponowane w literaturze,
kryteria, które opracowane zostały wcześniej na potrzeby oceny działalności przedsiębiorstwa, któego dotyczy projekt,
kryteria opracowane samodzielnie, przez autorów na potrzeby opracowywanego właśnie projektu.
Szeroki zakres metod i technik, które można wykorzystać w ocenie stanu aktualnego przedmiotu badania dostępny jest w Encyklopedii Zarządzania:
http://mfiles.pl/pl.
Np:
metody wykorzystywane w analizie strategicznej
metody stosowane w zarządzaniu jakością
metody i techniki stosowane w Zarządzaniu zasobami ludzkimi
Opis kryteriów oceny stanu aktualnego przedmiotu badania
Prezentacja kryteriów oceny stanu aktualnego można przedstawić w formie tabelarycznej, gdzie poszczególne wiersze odpowiadają kolejnym prezentowanym kryteriom, a kolumny zawierają odpowiednio: nazwę rozpatrywanego kryterium, sposób jego zastosowania oraz określenie wielkości wzorcowej, ewentualnie zakresów wielkości pożądanych i niepożądanych tego kryterium. W przypadku niektórych występujących w literaturze kryteriów oceny funkcjonowania przedsiębiorstwa w wybranym obszarze jego działalności zostały określone wielkości wzorcowe, jakie powinny przyjmować cechy ujęte w rozpatrywanym kryterium. Celem jest określenie podstawy porównań stanu cech ujętych w kryteriach, uzyskiwanych w badanym obszarze działalności przedsiębiorstwa. Doyczy to najczęściej wskaźników wykorzystywanych w analizie ekonomiczno - finansowej. Jako przykłady można podać wartości wskaźnika płynności bieżącej oraz wskaźnika płynności szybkiego. Obok takich przyjętych wartości wzorcowych, dla innych kryteriów mogą one zostać indywidualnie określone dla każdego przedsiębiorstwa. Nie zawsze jednak możliwym jest określenie wartości wzorcowej rozpatrywanego kryterium. W takich warunkach określa się wartości pożądane i niepożądane rozpatrywanego kryterium. (np. w określaniu poziomu satysfakcji klienta z produktu, jakim jest oferowany pobyt wypoczynkowy w wybranym miejscu.wraz z zapewnieniem przewozu)
Ustalenia diagnostyczne
Określając zakres zadań realizowanych w etapie określonym jako ustalenia diagnostyczne warto odwołać się do prezentowanych w literaturze ujęć diagnozy. Można w tym zakresie wykorzystać propozycję definicji przedstawioną przez T. Pszczołowskiego w Małej encyklopedii prakseologii i teorii organizacji [1978]. Autor określił diagnozę jako rozpoznanie badanego stanu rzeczy przez zaliczenie go do znanego typu albo gatunku, przez przyczynowe i celowościowe wyjaśnienie tego stanu rzeczy, określenie jego fazy obecnej oraz przewidywanego dalszego rozwoju (tego stanu rzeczy). Zgodnie z ujęciem przedstawionym przez T. Pszczołowskiego diagnoza składa się z kilku powiązanych ze sobą faz (etapów):
rozpoznanie typu albo gatunku zastanego stanu rzeczy,
wyjaśnienie jego genezy z uwzględnieniem przyczyn,
wyjaśnienie znaczenia danego stanu rzeczy dla całości sytuacji, w której on występuje,
określenie fazy rozwojowej,
przewidywanie dalszego rozwoju.
Diagnoza powinna uwzględniać cechy specyficzne danego stanu rzeczy albo zmiany, pełne rozpoznanie typu, uwarunkowań i rozwoju badanego zdarzenia. Ocena ogólna jest możliwa natomiast dopiero po diagnozie wstępnej oraz po ocenie akcji prowadzącej do zmiany zastanego stanu rzeczy. Ocena ogólna wypadnie negatywnie, jeśli stan aktualny może być ulepszony, ale zmiana ta jest kosztowniejsza niż tolerowanie istniejących braków. Ocena ogólna wypada pozytywnie, gdy zmiana ta może zostać dokonana za cenę niższą, niż ta, którą pociąga za sobą tolerowanie występujących braków” [T. Pszczołowski, 1978, s. 48 – 49].
Warto uzupełnić, że zgodnie z podejściem W. Jakóbca [1987, s. 17–18], wśród wyróżnionych przez T. Pszczołowskiego przedsięwzięć składających się na proces diagnozy można dokonać rozróżnienia na diagnozę w węższym i w szerszym znaczeniu. Diagnoza w węższym znaczeniu obejmuje w tym ujęciu opis i ocenę stanu badanego obiektu oraz sformułowanie konkluzji oceniającej. W szerszym ujęciu zaś diagnoza obejmuje zakres zadań uwzględnionych w węższym ujęciu oraz wyjaśnienie genetyczne i przyczynowe stanu istniejącego wraz z postulowaniem i stawianiem hipotezy określającej sposób dalszych działań usprawniających lub doskonalących..
Z punktu widzenia przygotowania projektu należy wykorzystywać wspomniane wcześniej szerokie ujęcie diagnozy. Zgodnie z takim ujęciem diagnozy, zaprezentowanym przez W. Jakóbca szerokim ujęciem diagnozy ustalenia diagnostyczne powinny obejmować:
zastosowanie przyjętych kryteriów diagnozy do wartości cech ujętych w tych kryteriach osiagniętych przez badaną jednostkę,
porównanie uzyskanych wyników w ramach poszczególnych kryteriów z przyjętym wzorcem lub zakresami wartości pożądanych i niepożądanych,
sformułowanie dla każdego z kryteriów odrębnych wniosków dotyczących ewentualnych rozbieżności pomiędzy wynikami osiągniętymi w badanej jednostce a wzorcem lub określenie miejsca osiągniętych wyników wśród zakresów wartości wyników określonych jako pożądane i niepożądane,
Sformułowanie wniosków dotyczących rozbieżności pomiędzy uzyskaną w badanej jednostce wartością każdego z kryteriów a przyjętym wzorcem lub wartościami pożądanymi i niepożądanymi pełni kluczową rolę w określaniu przyczyn występujących problemów. Zastosowane kryteria odzwierciedlają bowiem istotne czynniki wpływające na efekty działalności w badanym obszarze. Niepożądane wartości tych kryteriów wskazują na niewłaściwe ukształtowanie poszczególnych czynników. Wskazanie, czynników, których ukształtowanie jest niewłaściwe (w porównaniu ze stanem wzorcowym lub stanami pożądanymi i niepożądanymi) jest podstawą do formułowania celów projektu, które zostają odzwierciedlone w karcie projektu.
Szczególna rola ustaleń diagnostycznych polega na tym, że na ich podstawie formułowane są cele projektu. Niewłaściwie przeprowadzona diagnoza, przekładająca się na błędne ustalenia diagnostyczne eliminuje możliwość prawidłowego ukształtowania celów projektu.
Przykład formułowania celów projektu na podstawie ustaleń diagnostycznych
W projekcie informatyzacji systemu informacyjnego, wspomagającego wybrany obszar działalności w przedsiębiorstwie, w ramach diagnozy funkcjonowania dotychczasowego systemu informacyjnego stwierdzono np:
ustalenie: w 30% przypadków komunikatów kierowanych na określone stanowisko w formie konwencjonalnych dokumentów występują zniekształcenia tych komunikatów (powodowane np. złym stanem kopii dokumentu) - cele projektu: wyeliminowanie zniekształceń komunikatów przesyłanych na to stanowisko, tworzenie komunikatów w formie tekstu przesyłanych pocztą elektroniczną
ustalenie: brak dostępu decydenta do określonego zakresu informacji - cel projektu: podczas instalacji programu zapewnienie dostępu na tym stanowisku do wyspecyfikowanych zasobów w bazie danych.
itd.
пропозиції роботи
