Temat: Zwrot poniesionych kosztów

Witam!
Mam problem dotyczący zwrotów poniesionych kosztów przez zatrudnionych u nas kierowców. Zatrudnieni kierowcy korzystają z floty naszego klienta i zdarza się, że przedstawiają paragony lub faktury za parking. Każdy z nich został "wyposażony" zaliczkę stałą na te okoliczność. Księgowość, aby rozliczyć koszt, domaga się zawarcia z pracownikiem umowy o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych, ale przecież nikt o zdrowych zmysłach nie podpisze oświadczenia niezgodnego z prawdą, bo samochody nie są własnością kierowców. Moje pytanie brzmi: jakie dokumenty należałoby stworzyć lub zawrzeć z pracownikiem, aby koszt był zwrócony bez przepuszczania go przez listę płac. Przecież nie będziemy "karać" pracownika, który wypełnia swoje obowiązki, również płacąc za parking, podatkiem i innymi cudami...
Proszę o pomoc.