Temat: wgląd do swojej teczki personalnej - odmowa pracodawcy

Zwróciłem się do Działu Personalnego o udostępnienie mi do wglądu, jak i skopiowania wszystkich dokumentów, które podpisałem w trakcie swojego kilkuletniego zatrudnienia w jednej z korporacji.
Chodzi mi o m.in. umowy o pracę, aneksy do umów, regulaminy, druki szkoleń bhp itd.

W odpowiedzi otrzymałem informację, ze pracodawca nie ma obowiązku udostępniać mi wglądu do tychże dokumentów, w związku z tym nie ma takiej możliwości.

Pytanie: Czy pracodawca może odmówić wglądu i skopiowania dokumentów, które podpisałem?

Temat: wgląd do swojej teczki personalnej - odmowa pracodawcy

Pracownik ma prawo wglądu w akta osobowe

Każdy administrator danych (w tym przypadku były pracodawca) ma obowiązek udzielenia i udostępnienia informacji osobie, której dane dotyczą, w trybie ustawy o ochronie danych osobowych. Prawo pracownika do wglądu w akta osobowe wywodzi się z art. 32 ustawy o ochronie danych osobowych. Choć w doktrynie czasami spotyka się jednak interpretację wskazującą, że ww. podstawa prawna nie dotyczy pracodawców, a jedynie podmioty, które gromadzą dane w zbiorze danych (pracodawca nie ma natomiast obowiązku zgłaszania zbioru danych do GIODO), to przeważa jednak stanowisko, nakazujące art. 32 ustawy o ochronie danych osobowych interpretować w zgodzie z Dyrektywą 95/46/WE. Przyznaje ona osobie, której dane dotyczą, określone uprawnienia informacyjne i prawo dostępu do danych. Ponadto wskazuje się, że dostęp do danych na swój temat jest podstawowym uprawnieniem osoby, której dane dotyczą i wynika z art. 51 ust. 3 Konstytucji RP.

Uprawnienie do żądania udostępnienia pracownikowi dokumentów (kserokopii) złożonych w jego aktach osobowych nie mieści się w zakresie praw, które przysługują osobie w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych. Uprawnienia tego należy poszukiwać w treści praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Jeśli przepisy kodeksu pracy ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zawiązanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) nie zobowiązują do wydania dokumentu, pracodawca nie ma takiego obowiązku. Przykładem sytuacji, kiedy przepisy zobowiązują pracodawcę do dostarczenia pracownikowi dokumentu, jest obowiązek wydania świadectwa pracy. Takie stanowisko zajął WSA w Warszawie w wyroku z 6 września 2005 r., sygn. II SA/WA 825/05.

Temat: wgląd do swojej teczki personalnej - odmowa pracodawcy

Czyli mogę otrzymać możliwość wglądu do swojej teczki, ale już chociażby skopiować ew. świadectw pracy, dokumentów poświadczających odbycie szkoleń nie mogę?

Temat: wgląd do swojej teczki personalnej - odmowa pracodawcy

Co do zasady taka jest wykładnia literalna przepisów.

Kodeks pracy nie wskazuje wyraźnie przepisów dających podstawę do udostępniania kopii

Z zacytowanego powyżej wyroku WSA wynika, że ewentualną podstawą prawną pozwalającą na żądanie kopii dokumentów z akt osobowych mogłyby być przepisy prawa pracy. Nie ma jednak ogólnego przepisu, który wprost statuowałby taki obowiązek. Jednym dokumentem, którego kopię lub odpis trzeba wydać pracownikowi, jest kopia świadectwa pracy. W rozporządzeniu w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania znajduje się bowiem przepis, który mówi o tym, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie lub w przypadku śmierci pracownika — członkowi jego rodziny, a także innej osobie będącej spadkobiercą tego pracownika.

Niemniej jednak kwestia odmowy wydawania kopii dokumentów może budzić kontrowersje, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentów, które pracownik sam dostarczył pracodawcy (np. świadectwa pracy, kopie dyplomów potwierdzających ukończenia szkół), czy też dokumentów które z różnych powodów — często niezależnych od pracownika — zostały utracone (np. wskutek zalania mieszkania, pożaru itp.). Moim zdaniem, można by w takim przypadku odmowę pracodawcy rozpatrywać w kontekście art. 8 k.p., który stanowi, że „nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony”. Wydaje się, że na podobnym stanowisku stoi SN. W jednym z wyroków wskazał on, że wprawdzie w Kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu postanowień Kodeksu, takich chociażby jak to, że pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami , stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy, wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego, wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 k.p.). .W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy (Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r., I PKN 331/99)

Kwestia zatem ewentualnej zasadności odmowy wydania kopii powinna być rozpatrywana z uwzględnieniem indywidualnej sytuacji, przy wzięciu pod uwagę powodu, dla którego pracownik żąda dokumentów oraz rodzaju żądanych dokumentów (vide Joanna Torbé Brak obowiązku wydania pracownikowi kopii dokumentów z jego akt osobowych)