пропозиції роботи
Michał
Stopka
Inwestor
Profesjonalny:
michalstopka.pl
Temat: Planowanie czasu i pracownik
WitamDzisiaj chciałem się z Tobą podzielić wiedzą na temat planowania czasu.
Sposób, który tutaj opiszę, wymyślił podobno Dwight Eisenhover, generał armii amerykańskiej podczas II wojny światowej a później 34 prezydent USA.
Pomysł jest stosunkowo prosty. Można to zrobić tak:
Wypisujesz na kartce wszystkie rzeczy, które masz do zrobieni (jakiekolwiek przyjdą Ci do głowy, zarówno te do zrobienia teraz jak i nawet w dłuższej perspektywie czasu) a potem każdą z nich wpiszesz do jednej z ćwiartek według odpowiedniego klucza.
Następnie dzielisz kartkę papieru na cztery równe ćwiartki. Pokazałem to poniżej:
3) Rzeczy 1) Rzeczy
WAŻNE WAŻNE
NIEPILNE PILNE
--------------------------------------
4) Rzeczy 2) Rzeczy
NIEWAŻNE NIEWAŻNE
NIEPILNE PILNE
Dwie GÓRNE ćwiartki to miejsce, gdzie trafią rzeczy WAŻNE
Dwie PRAWE ćwiartki to miejsce, gdzie trafią rzeczy PILNE
I to wszystko:-)
Wystarczy teraz podzielić wszystkie rzeczy do zrobienia według tych kryteriów.
A kryterium jest CZAS (pilne lub nie pilne) oraz
WAŻNOŚĆ (ważne lub nieważne) – ważne rozumiane jako: CZY DO ZROBIENIA TEGO JESTEM POTRZEBNY JA czy może tą czynność można komuś delegować, (czyli nieważne, bo ja nie muszę tego robić osobiście)
Wynikiem tego będzie:
1) Ćwiartka pierwsza - tutaj trafią rzeczy zarówno PILNE jak i WAŻNE
To są rzeczy, które mają najwyższy priorytet. Należy je zrobić jak najszybciej, bo są PILNE oraz należy je zrobić osobiście, bo są WAŻNE, czyli wymagają Twojego udziału.
2) Ćwiartka druga – tutaj trafią rzeczy PILNE, ale UWAGA: NIEWAŻNE. To oznacza, że należy je szybko zrobić, ale można je delegować komuś innemu do zrobienia, (bo nie są na tyle ważne, aby zrobić je osobiście). W pracy może to być podwładny czy też kolega. A w domu np. inny członek rodziny, (oczywiście warto robić to z wyczuciem, aby ta druga osoba nie czuła się wykorzystywana).
3) Ćwiartka trzecia – tutaj trafią RZECZY STRATEGICZNE, czyli najważniejsze. Będą to rzeczy WAŻNE, ale z kolei NIEPILNE. A to oznacza, że nie trzeba się z nimi spieszyć, warto je dobrze zaplanować, rozłożyć w czasie a później stopniowo realizować.
Co ciekawe, to podobno WIĘKSZOŚĆ LUDZI zazwyczaj jest cały czas w ćwiartce numer jeden (WAŻNE I PILNE), chociaż najważniejsza, z punktu widzenia strategicznego jest ćwiartka numer TRZY (bo rzeczy, które tutaj się znajdą decydują o Twoim sukcesie długoterminowym, to znaczy „gdzie będziesz za parę lat i czy to będzie Ci się podobało”, właśnie z tego powodu, można powiedzieć, że rzeczy w ćwiartce trzy są NAJWAŻNIEJSZE).
Wynika to z faktu ciągłego „gaszenia pożarów” w ćwiartce numer jeden, bo albo robisz za dużo rzeczy jednocześnie, (bo nie ma, kto Cię odciążyć, czyli nie delegujesz obowiązków do ćwiartki dwa), albo po prostu cały czas rzeczy mają PRIORYTET PILNE, bo nie zostały one rozłożone w czasie i zaplanowane, co i kiedy zrobić, (czyli nie zostały podzielone pomiędzy ćwiartkę jeden i trzy).
4) Ćwiartka czwarta. Tutaj trafią rzeczy NIEWAŻNE i NIEPILNE. A to oznacza, że nie warto tracić czasu i energii na ich realizację…Skoro są nieważne i niepilne, to nie mają one dla Ciebie większego znaczenia w tym momencie. Może kiedyś staną się WAŻNE LUB PILNE, ale wtedy trafią do ćwiartki 1) 2) lub 3) i wtedy będzie czas na ich realizację.
I jeszcze na zakończenie chciałem wspomnieć o zasadzie „sześćdziesiąt na czterdzieści” (60 na 40).
Podobno ze stu procent czasu, jaki mamy do dyspozycji, na wykonanie zadań warto planować konkretne wykorzystanie 60 procent czasu. Pozostałe 40 procent to „obsuwy”. Świat rzeczywisty taki jest, że zawsze coś gdzieś się przesunie, ktoś się spóźni, zapomni o czymś i tak dalej. Dlatego, aby „planowanie czasu” miało sens i aby się nie denerwować, że nie udało się zrealizować zaplanowanych rzeczy, należy liczyć się z zasadą 60 na 40.
Innymi słowy efektywne wykorzystanie 60 procent czasu, zgodnie z planem, to jest i tak ogromy sukces.
Pozdrawiam Michał Stopka
P.S. Oczywiście najsłabszym ogniwem każdego systemu jest czynnik ludzki:-)
Na początku było mi trudno przyzwyczaić się do podziału rzeczy na te cztery ćwiartki. Generalnie jednak to „zarządzanie czasem” spełnia funkcję w moim przypadku i znacznie ułatwia mi życie.
