Temat: Ubieganie się przez pracodawcę o wizę dla pracownika,...

Ubieganie się przez pracodawcę o wizę dla pracownika, czyli transfer do krajów trzecich.

Wielu z naszych klientów zadało nam w ostatnim czasie bardzo podobne pytanie, a mianowicie: czy w przypadku przekazania przez pracodawcę danych osobowych pracownika, w związku z ubieganiem się dla niego o wizę niezbędną do odbycia podróży służbowej, dochodzi do transferu do kraju trzeciego? Odpowiedź na to pytanie brzmi: tak.

W dzisiejszych czasach delegacje i różnego rodzaju podróże służbowe nie są wcale rzadkością. Coraz częściej bowiem, firmy zawierają relacje biznesowe z podmiotami znajdującymi się nie tylko w kraju, ale i na całym świecie. To niekiedy wiąże się z migracją pracowników, czy z odbywaniem przez nich właśnie podróży służbowych. W związku z tym, iż owe wyjazdy są związane z pełnieniem obowiązków służbowych to pracodawca najczęściej bierze na siebie ich pełną organizację, poczynając od rezerwacji hotelu, aż do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności – jak chociażby uzyskanie wizy.

Jak już wiadomo, gdy pracodawca ubiega się o wizy do tzw. krajów trzecich w związku z wyjazdem służbowym pracownika, udostępnia on jego dane organom tych państw. Pojawia się zatem pytanie, czy pracodawca może to zrobić bez wiedzy pracownika? W tym jednak przypadku odpowiedź brzmi: nie. Wobec pracownika powinien przede wszystkim zostać spełniony obowiązek informacyjny, w którym to administrator (w tym przypadku pracodawca) poinformuje go o zamiarze przekazania jego danych do państwa trzeciego. Ponadto, zaleca się, aby pracownik wyraził zgodę na takie działania. Zgoda ta powinna zostać udzielona pracodawcy w formie pisemnej, z uwagi na możliwość ewentualnego wykazania faktycznego udzielenia takiej zgody przez pracownika (zasada rozliczalności). Należy jednak pamiętać, iż zgoda jako podstawa przetwarzanych danych osobowych jest najbardziej niepewną. Osoba, której dane dotyczą ma bowiem prawo wycofać wcześniej udzieloną zgodę w dowolnym momencie. Co zatem stanie się w przypadku, jeżeli pracownik, którego praca w dużej mierze polega na odbywaniu delegacji służbowych, wycofa zgodę? W związku z wystąpieniem takiej możliwości, pracodawca powinien zadbać o swój interes już na etapie zawierania umowy z pracownikiem i umieścić w niej zapisy o możliwości odbywania przez pracownika podróży służbowych do krajów trzecich (jeżeli oczywiście posiada w owym momencie stosowną wiedzę na ten temat). W tej sytuacji bowiem, udostępnienie danych pracownika organom państw trzecich, w związku z ubieganiem się przez pracodawcę dla niego o wizę niezbędną do odbycia podróży służbowej, obywać się będzie w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”.

Należy jednak pamiętać, iż kwestie transferów danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym nie należą do najprostszych, w związku z powyższym w przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości w tym zakresie, należy niezwłocznie skontaktować się z profesjonalistą.

Jagienka Smura
Konsultant ds. ochrony danych osobowych w PBSG

https://www.pbsg.pl/ubieganie-sie-przez-pracodawce-o-wi...