Temat: Zaawansowana obsługa poczty-zadań

Witam,

Potrzebuję wsparcia z zakresu dobre zarządzanie pocztą. Częśc problemów spływaja do nas z aplikacji wspomagającej firmy HP ServiceCenter ale duża część problrmów i tematów różnych w postaci maili. Żadne foldery osobiste, zadaniai udostepnione, One Note, itp nic mi nie podchodzi, wszystkie funkcje nie posiadają tego czego potrzebuję.
A potrzebuje dobrej/prostej/szybko działającej aplikacji/rozwiązania, które sprawnie pomoże mi/nam /(dział) zarządzac mailami.
np:
przychodzi mail na grupę. Tym tematem powinna zająć się jedna z kilku osób. Dochodzi czesto do sytuacji, że problemem/tematem zaczyna sie lub zajmue się kilka osób na raz. Brak informacji kto czym sie zajmuje i niepotrzebnie powielona praca.


ok

Najbliżej tematu są zadania w MS Outlook, które można udostępnic innym ale sa bardzo ograniczone i wygląd ich jest nieciekawy.

Jak komus przyjdzie cosd o głowy to czekam.

Michał

Temat: Zaawansowana obsługa poczty-zadań

Z tego co ja wiem: Można by pomyśleć o usłudze zbudowanej na produktach Micrsoft Office SharePoint Server 2007 plus do tego jakieś rozwiązanie które zajmowało by się umieszczaniem maili na portalach Sharepoint. Potencjalny podział zadań:

SharePoint:
- Maile umieszczone na listach SharePoint
- Praca grupowa nad dokumentami, mailami przez użytkowników
- Blokowanie danego elementu listy przed edycją innych osób, gdy ktoś już edytuje ten element
- Szerokie możliwości i kontroli uprawnień do poszczególnych mailo, grup maili itd
- Wszystkie inne dobra i funkcjonalności, które przynosi ze sobą MOSS, ogromne możlowości współpracy grupowej

Rozwiązanie przerzucające maile na listy SharePoint:
- Przerzucanie na listy MOSS wszystkich maili, lub tylko niektórych, na podstawie reguł
- Przerzucanie na określone listy lub portale
- Zawiadamianie użytkowników o pojawiających się, przypisanych do nich maili-zadań

Widziałem takie rozwiązania, gotowe, pudełkowe, czyli instalujesz do SharePointa, konfigurujesz z Exchange i jest. Jak tylko wykopię ze swoich danych producentów takich rozwiązań, wkleje linki tutaj.
Widziałem też dodatkową funkcjonalność... niektóre rozwiązania pozwalały oprócz maili zarządzać faxami.

Jeżeli gotowe rozwiązania nie będą spełniały oczekiwań, nie powinno być trudne napisanie aplikacji sprzęgniętej z MOSS robiącej dokładnie to, co chcemy.

Strona domowa MOSS:
http://office.microsoft.com/pl-pl/sharepointserver/FX1...

Demo obrazujące możliwości:
http://office.microsoft.com/pl-pl/sharepointserver/HA1...

W razie dodatkowych pytań śmiało.

Temat: Zaawansowana obsługa poczty-zadań

Z tego co piszesz to potrzebujecie jakiegoś miejsca gdzie wszystkie zadania byłyby agregowane, nieważne czy pochodzące z maili, scentera czy innego medium (telefon, fax, itd). Takie możliwości daje np. hp ov service desk.

W service desk 4.5 (sp19 minimum) można ustawić to tak, że maile przychodzące na wbudowany w SD serwer smtp zamieniają się w zgłoszenia, przypisane do jakiejś grupy (może być wiele róznych 'skrzynek' i każda może co innego robić z przychodzącym mailem), lub do osoby. Maile można przekierować na serwer w dowolny sposób, obsługiwane są załączniki, ale nie formaty html/rtf.

podejrzewam że w hp ov service manager jest to jeszcze bardziej rozbudowane, być może jest obsługa bogatych formatów, nie szukałem.

nie wiem dokładnie o jaką funkcję ci chodzi, ale wydaje mi się że obecna sytuacja wprowadza trochę chaosu - gdyby było jedno miejsce do zbierania zgłoszeń, zadań, problemów itd - byłoby pewnie trochę łatwiej zbudować te grupy wsparcia i pilnować/rozliczać wykonanie zadań.

A do współpracy nad mailem/dokumentem to rzeczywiście Sharepoint może być ok, ale jedno rozwiązanie nie wyklucza drugiego.

Temat: Zaawansowana obsługa poczty-zadań

Witam,
ja również proponuje rozwiązania w postaci systemu help desk w którym możliwa jest definicja reguł biznesowcyh (tak jak opisał to Krzystof).
Osobiście korzystam z Service Desk Plus, który po wpłynięciu wiadomości email na adres np. pomoc@serwer.pl zamienia wiadomość na zgłoszenie (zgłoszeniami można zarządzać, przeszukiwać, itp) następnie dzięki zdefiniowanym regułom biznesowym przydziela do odpowiedniej osoby wysyła info mailem do osoby / grupy itd. itd
Możliwości tego narzędzia są ogromne, jeżeli potrzebujesz jedynie zarządzanie mailami są mniej zaawansowane rozwiązania.

Przykładowy case:
wpływa mail,
zdefiniowane reguły mówią że: jeżeli w treści wiadomości jest XXX a w tytule jest YYY to przydziela to do pracownika nr 7 wysyłając do niego mail, powiadamiana jest także grupa iż wpłynęło nowe zgłoszenie i zostało przydzilone do pracownika nr 7
po rozwiazaniu mozna zmienic status na zakonczone
wszystkie zgloszenia - maile są rejestrowane + pełne zarządzanie i raportowanie

Tylko to już jest duże narzędzie jeśli będziesz z niego wykorzystywał jedynie 5 - 10% może lepiej pomyśleć o np bugzilli albo mantisie.

Jeżeli chciałbyś uzyskać dokładniejsze informacje o narzędziu jakich używam pisz śmiało.

pzdr Marcin

Temat: Zaawansowana obsługa poczty-zadań

Może to dość drastyczne rozwiązanie ale najlepszym sposobem jest... rezygnacja ze zgłoszeń mailowych. Prosta aplikacja webowa do wysyłania zgłoszeń IT i zyskujemy na tym kilkukrotnie. Zgłoszenie trafia tam gdzie chcemy, zawiera wszystkie potrzebne nam informacje które wymuszamy na użytkowniku, wykluczamy wypadki gdy czyjeś zgłoszenie ma postać maila przesłanego miedzy kilkoma osobami kilka razy i dopiero coś takiego jest wysyłane do IT.
Po miesiącu w dużej organizacji można uzyskać 50% zgłoszeń wysyłanych w taki sposób. Poprzez dobry PR można osiągnąć jeszcze więcej :-)

pozdrawiam

jj

Temat: Zaawansowana obsługa poczty-zadań

Jarosław Jaszewski:
Po miesiącu w dużej organizacji można uzyskać 50% zgłoszeń wysyłanych w taki sposób. Poprzez dobry PR można osiągnąć jeszcze więcej :-) (...)
jj

A przez ostracyzm i brak nacisku na jakość rozmów telefonicznych można nawet osiągnąć 90% przy wysokiej ocenie zadowolenia UżytkownikaMichal K. Ejchman edytował(a) ten post dnia 13.07.08 o godzinie 22:38