Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Niedawno (14-15 Lipca 20100) odbyła się konferencja EOIF GigaCon 2010 poświęcona systemom obiegu dokumentów. Nie jest moim celem streszczanie tej konferencji, jednak po niej nasunęło mi się kilka przemyśleń.

Pierwsze to, czym tak na prawdę są te systemy, po drugie, dlaczego ich wdrożenia są tak mało przewidywalne. Po kilku rozmowach z ich użytkownikami w kuluarach można odnieść przekonanie, że analizy wymagań są tu niepotrzebne bo w większości przypadków to co zostaje, w efekcie wielu prób, wdrożone i odebrane jako końcowy produkt, niewiele ma wspólnego z wynikami pierwotnej analizy wymagań.

Jednym z wielu przykładów jakie poznałem to pewien urząd, w którym analiza przedwdrożeniowa opisywała prawie 300 procesów, po wdrożeniu okazało się, że jest ich 15 (!). W efekcie projekty tego typu cechują się znacznie większym kosztem niż planowany lub nawet wstrzymaniem projektu z powodu wyczerpania funduszy.

Dlaczego tak się dzieje? Otóż modelowanie przepływu pracy, dokumentów i procesów jest na etapie analizy bardzo często błędnie utożsamiane z „zapisywaniem tego co robią ludzie” co jest poważnym błędem.

Zapraszam do lektury a potem dyskusji:

http://it-consulting.pl/download/A022_Pozornie_prosty_...

(artykuł usunąłem z "przestrzeni publicznej, osoby zainteresowane treścią proszę o kontakt)Jarek Żeliński edytował(a) ten post dnia 04.08.10 o godzinie 12:25

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jeszcze nie doczytalem do konca, ale jedno ciekawe zauwazylem. Poruszasz temat informacji jaka jest przetwarzana i to jest moim zdaniem gwozdz programu. Ostatnio widuje duzo diagramow opisujacych jakies tam aktywnosci, ale bez slowa o przetwarzanej informacji. Chyba musi minac moda na procesy, zeby ludzie zaczeli przywiazywac wage do dziedziny biznesowej. Majac dobry opis informacji nie trzeba produkowac takich stosow diagramow. Idac dalej - majac dobry model dziedziny z relacjami mamy druga plaszczyzne, pierwsza sa aktywnosci w procesach. Zderzajac te dwie plaszczyzny uspojniamy i weryfikujemy nasze wytwory. Jedno bez drugiego jest kalectwem.

Do twojej definicji procesy dorzucilbym to: aktywnosci w procesie powinny dac sie mierzyc wskaznikami biznesowymi, np: czas przetworzenia, wolumen, koszt wykorzystanych zasobow itp. Jak nie da sie tego okreslic to trudno moim skromnym zdaniem mowic o procesie.

Update: doczytalem do konca.

Dobre porownanie z tymi rzekami i zdjeciami lotniczymi.Przemek Wiśniewski edytował(a) ten post dnia 20.07.10 o godzinie 14:57

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Przemek Wiśniewski:

Do twojej definicji procesy dorzucilbym to: aktywnosci w procesie powinny dac sie mierzyc wskaznikami biznesowymi, np: czas przetworzenia, wolumen, koszt wykorzystanych zasobow itp. Jak nie da sie tego okreslic to trudno moim skromnym zdaniem mowic o procesie.

Faktycznie sa to dane wartościowe ale to atrybuty abstrakcyjnego obiektu jakim jest tu proces (lub w skrajnym przypadku pojedyncza czynność), one faktycznie moga być przydatne (i są) do analiz, jednak zakładam, że sa one (to już zalezy od konkretnej implementacji) "logowane" pzrez System bez udziału użytkownika.

Po drugie z perspektywy biznesowej moze byc bardzo istotne, że produkt procesu powstał a mało isttotne to ile czasu to zajęło - znaczy się szefa interesuje wykonanie zadania a nie czas jaki spedził nad nim jego wykonawca.... zakłądając, że zadanie wykonano w terminie.

tak wiec od analizy specyfiki danego projektu nie ma ucieczki :)

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Przemek Wiśniewski:
Poruszasz temat informacji jaka jest przetwarzana i to jest moim zdaniem gwozdz programu. Ostatnio widuje duzo diagramow opisujacych jakies tam aktywnosci, ale bez slowa o przetwarzanej informacji.

takie diagramy nazywam "śmieciowe" ;)

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jarek Żeliński:

Dlaczego tak się dzieje? Otóż modelowanie przepływu pracy, dokumentów i procesów jest na etapie analizy bardzo często błędnie utożsamiane z „zapisywaniem tego co robią ludzie” co jest poważnym błędem.

Stwierdzenie "poważny błąd" jest bardzo delikatne. Odrobina znajomości prakseologii jest, moim zdaniem, nieodzowna dla projektantów, choćby jedna z metod tj. analiza i ocena krytyczna stanu istniejącego.
Ja bym w tym upatrywał jedną z dwóch przyczyn nie ukończonych projektów.
Natomiast projektantom nie ułatwiają życia zarządzający firmami. Każdy z nich chciałby zarządzać choćby jednym procesem podstawowym :))
Definicji nie czepiam się, ponieważ jest ich wiele, natomiast jeżeli jest zrozumiała dla użytkowników to znaczy że jest dobra dla tej organizacji.
Stwierdzeń o ISO też nie, ponieważ wiele dni, miesięcy musiałem przekonywać konsultantów i decydentów o spojrzeniu na całość a nie na wycinek (IS0 9001:1994).
Aktualnie uczestniczę w modyfikowaniu (nie przenoszeniu) procesów w firmie. Konsultant by to zrobił w miesiąc, ale nikt by się nie nauczył i nie modyfikował własnych działań.
Mam nadzieję że wnioski płynące z ciekawego artykułu nie będą dotyczyły firmy w której pracuję.
Pozdrawiam
JD

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

wiem, ze jest to forum 'biznesowe' ale bede poslugiwal sie jezykiem kolokwialnym, takim jaki stosuje w zyciu.... swoim zyciu :)
to ze jest w jakiesj firmie od walca procesow nie oznacza to ze przekladajac to na obieg informacji mamy od walca sciezek. dosc naiwnie podejscie do tematu, oczywiste jest ze te od walca procesy obslugiwane moga byc przez np. przez te 15 sciezek. caly klopot polega na tym aby oderwac sie od procesowego myslenia i przejsc do obiegu informacji.
czekam na krytyke :)

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Witam,

Mozecie rozwinąć pojęcie obiegu informacji?

pzdr,
Wojtek

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jan D.:
Definicji nie czepiam się, ponieważ jest ich wiele, natomiast jeżeli jest zrozumiała dla użytkowników to znaczy że jest dobra dla tej organizacji.

I tu bym jednak polemizował: przeciętny człowiek nie rozumie większości definicji mierników swojego własnego zdrowia (nie tylko poziom hemoglowbiny) i nie pozostaje nam nic innego niż wierzyc lekarzom... Ci co nie wierza sami się leczą lekami bez recepty z różnym skutkiem...

Aktualnie uczestniczę w modyfikowaniu (nie przenoszeniu) procesów w firmie. Konsultant by to zrobił w miesiąc, ale nikt by się nie nauczył i nie modyfikował własnych działań.

niesty mój wniosek: jak ktoś, żeby sie wyleczyć, sam zaczyna dopiero studiować w potrzebie medycyne zapewne sie wyleczy "kiedyś" ale nie koniecznie... problem w tym, że "konsultanci" jako środowisko dość skutecznie mają poderwane zaufanie do siebie (moim zdaniem niestety w wyniku wielu mało etycznych projektów korporacji doradczych ...)

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jerzy Ziembinski:
to ze jest w jakiesj firmie od walca procesow nie oznacza to ze przekladajac to na obieg informacji mamy od walca sciezek. dosc naiwnie podejscie do tematu, oczywiste jest ze te od walca procesy obslugiwane moga byc przez np. przez te 15 sciezek. caly klopot polega na tym aby oderwac sie od procesowego myslenia i przejsc do obiegu informacji.
czekam na krytyke :)

chyba rzecz w tym, że pokonanie trasy z centrum do domu na peryferiach ma od walca wariantów - jest to jednak zawsze jeden proces bo ma jeden cel: przemieścić nad z centrum do domu, za to nasze kompetencje wyznaczaja trase - ale cel jest zawsze jeden: DOM.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Wojtek K.:
Mozecie rozwinąć pojęcie obiegu informacji?

jeżeli uznamy, że dane to zapis informacji istotnych dla nas, to obieg informacji jest tozsamy z przepływem danych.

ale... czy chodzi o informacje czy o ilość informacji jakie niosą konkretne dane? Zgodnie z twierdzeniem Shannona: ilość informacji jakie niosą dane o jakimś wydarzeniu jest odwrotnie proporcjonalna do prawdopodobieństwa zajścia opisywanego wydarzenia. Innymi słowy: wiadomość, że jutro wzejdzie słońce w zasadzie nie niesie żadnej informacji (zdarzenie pewne) za to wiadomość, że własnie rozbił sie samolot w Smoleńsku niesie bardzo dużo informacji.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jarek Żeliński:

Wojtek K.:
Mozecie rozwinąć pojęcie obiegu informacji?

jeżeli uznamy, że dane to zapis informacji istotnych dla nas, to obieg informacji jest tozsamy z przepływem danych.

ale... czy chodzi o informacje czy o ilość informacji jakie niosą konkretne dane? Zgodnie z twierdzeniem Shannona: ilość informacji jakie niosą dane o jakimś wydarzeniu jest odwrotnie proporcjonalna do prawdopodobieństwa zajścia opisywanego wydarzenia. Innymi słowy: wiadomość, że jutro wzejdzie słońce w zasadzie nie niesie żadnej informacji (zdarzenie pewne) za to wiadomość, że własnie rozbił sie samolot w Smoleńsku niesie bardzo dużo informacji.

chodzi dokladnie o te, o ktorych pisze Jerzy...

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Wojtek K.:
chodzi dokladnie o te, o ktorych pisze Jerzy...

chyba wyjasniono, bo jak nie to jak brzmi pytanie :) ...

bo w kwestii ilości procesów czesto jest tak, że mylone sa możliwe scenaeriusze (te w zasadzie sa efektem kompetencji wykoanwcy i moze ich byc "od walca" co nie znaczy, że nalezy je wszystkie mapować) z procesami: procesów jest dokładnie tyle ile produktów biznesowych czyli nie za wiele.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jarek Żeliński:

Wojtek K.:
chodzi dokladnie o te, o ktorych pisze Jerzy...

chyba wyjasniono, bo jak nie to jak brzmi pytanie :) ...

bo w kwestii ilości procesów czesto jest tak, że mylone sa możliwe scenaeriusze (te w zasadzie sa efektem kompetencji wykoanwcy i moze ich byc "od walca" co nie znaczy, że nalezy je wszystkie mapować) z procesami: procesów jest dokładnie tyle ile produktów biznesowych czyli nie za wiele.

ja rozumiem podejscie, że procesów powinno być dokładnie tyle ile jest produktów, badz uslug dostarczanych klientowi. Wiem tez ze mozliwe są typy tych procesow, poziomy szczegolowosci, warianty itp, itd... ciekawi mnie to podejscie z przestawieniem sie z myslenia procesowego, na podejscie informacyjne... zwykla ciekawosc...

EDIT: w sensie obiegu informacji.Wojtek K. edytował(a) ten post dnia 20.07.10 o godzinie 23:18

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jarek Żeliński:

Aktualnie uczestniczę w modyfikowaniu (nie przenoszeniu) procesów w firmie. Konsultant by to zrobił w miesiąc, ale nikt by się nie nauczył i nie modyfikował własnych działań.

niesty mój wniosek: jak ktoś, żeby sie wyleczyć, sam zaczyna dopiero studiować w potrzebie medycyne zapewne sie wyleczy "kiedyś" ale nie koniecznie... problem w tym, że "konsultanci" jako środowisko dość skutecznie mają poderwane zaufanie do siebie (moim zdaniem niestety w wyniku wielu mało etycznych projektów korporacji doradczych ...

tylko małe ale ... jeżeli któś posiada niezbedną wiedzę i umiejętności a tylko musi przyswoić narzędzie to wtedy można porównać go do chirurga uczacego się nowej techniki operacji :-))

Moje doświadczenie z "konsultantami", szczególnie IT, jest spaczone "negatywami". Lista negatywów jest długa. O jednym chyba najważniejszym napisałem wcześniej.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Jarek Żeliński:
Otóż modelowanie przepływu pracy, dokumentów i procesów jest na etapie analizy bardzo często błędnie utożsamiane z „zapisywaniem tego co robią ludzie” co jest poważnym błędem.

Czym innym są procesy niż tym "co robią/powinni robić ludzie"?

Moim zdaniem problem polega na tym, że w rozmowach często przedstawiane są głównie elementy, które POWINNY być wykonywane i tak na prawdę to właśnie jest problem.
Jeżeli "kierownik" powie, że w ramach procesu pracownik ma wykonać to to to i jeszcze kilka innych rzeczy bo dzięki temu będzie miał dane do analiz to niestety ale życie szybko zweryfikuje taki proces. Tu pojawia się problem "kierowania" rzeką o którym Pan pisał (w PDF).
Jeżeli dodamy do tego aplikację, której architektura, a może raczej implementacja, jest trudno modyfikowalna to uzyskujemy KLOPSA, z którym ciężko sobie poradzić bo przecież "Pan kierownik powiedział, że tak miało być".

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Nie zgodzę się również z "niepoprawnością" podejścia do modelowanie "dużych" procesów. Uważam, że dają one dużo informacji nie wielkim kosztem. Chodź można rozpatrywać ich poprawność w kontekście BPMN'a, to informacja o zależnościach pomiędzy procesami jest istotna i warta odnotowania szczególnie w projektach, gdzie pracuje wiele osób, jest duża rotacja pracowników, długie utrzymanie itp.

W Pana opisie (pdf) wszystkie procesy opisane są na jednym diagramie i zrozumienie całości nie jest problemem. Jednak rozbijając je na osobne diagramy i wrzucając do "worka" gdzie są opisy np. 100 procesów to osoba pracująca na naszym opracowaniu może mieć problem, szczególnie w sytuacji gdzie nie mamy do czynienia z tak intuicyjnym problemem jakim jest sprzedaż.

W związku z powyższym udokumentowanie całości jest niezbędne a może być zaprezentowane np. przez diagram gdzie aktywnościami będą przedstawione procesy lub powiązania typu zależność pomiędzy pakietami, które zawierają opisy tych procesów.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Panie Jarku,
czy mógłby Pan rozwinąć temat metody end-to-end wykorzystywanej do identyfikacji procesów?

Jeżeli to możliwe proszę o przykłady.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Wojciech Kłujszo:
Czym innym są procesy niż tym "co robią/powinni robić ludzie"?

proces to np. powstanie opinii prawnej, zaś "to co robią ludzie" to czynności które jako swoje widzimisię robią przy tejokazji, tu prawnik, ma w zakresie obowiązków że robi to najlepiej jak potrafi i rozpisywanie sie na temat tego jakimi to sposobami wykonał on te opinie prawna nie ma znaczenia....

Moim zdaniem problem polega na tym, że w rozmowach często przedstawiane są głównie elementy, które POWINNY być wykonywane i tak na prawdę to właśnie jest problem.

"powinno" czyli w omijanej nie raz "procedurze".... niestety i to prawda

Jeżeli dodamy do tego aplikację, której architektura, a może raczej implementacja, jest trudno modyfikowalna to uzyskujemy KLOPSA, z którym ciężko sobie poradzić bo przecież "Pan kierownik powiedział, że tak miało być".

trudnomodyfikowalne apliakcje to niestety błą już na etapie ich projektowania.... stanowią one faktycznie duże ograniczenie

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Wojciech Kłujszo:
Nie zgodzę się również z "niepoprawnością" podejścia do modelowanie "dużych" procesów. Uważam, że dają one dużo informacji nie wielkim kosztem. Chodź można rozpatrywać ich poprawność w kontekście BPMN'a, to informacja o zależnościach pomiędzy procesami jest istotna i warta odnotowania szczególnie w projektach, gdzie pracuje wiele osób, jest duża rotacja pracowników, długie utrzymanie itp.

osobiście stosuję tu zasadę "wykonywalności": skoro "duże" projekty prawie zawsze cierpią z powodu rotacji kadr, wielu różnych ludzi itp. to znaczy, że są zbyt ryzykowne i nie należy ich podejmowac.

W Pana opisie (pdf) wszystkie procesy opisane są na jednym diagramie i zrozumienie całości nie jest problemem. Jednak rozbijając je na osobne diagramy i wrzucając do "worka" gdzie są opisy np. 100 procesów to osoba pracująca na naszym opracowaniu może mieć problem, szczególnie w sytuacji gdzie nie mamy do czynienia z tak intuicyjnym problemem jakim jest sprzedaż.

dlatego uwazam, że warto mieć dobrze zbudowaną hierarchie procesów oraz uznać, że dla jednej osoby jest tylko kilka z nich a nie całość.....

W związku z powyższym udokumentowanie całości jest niezbędne a może być zaprezentowane np. przez diagram gdzie aktywnościami będą przedstawione procesy lub powiązania typu zależność pomiędzy pakietami, które zawierają opisy tych procesów.

hm.... ja stosuję zasadę zarządzania poziomem abstrakcji: każdy od prezesa po małego kierowniika ma dla sieei jeden diagram którego poziom abstrakcji odpowiada szceblowi zarządzania... całośc składa się na zarządzanie złożonościa projektu.

Temat: Modelowanie procesów a zarządzanie przepływem pracy i BPM

Krzysztof Połojański:
Panie Jarku,
czy mógłby Pan rozwinąć temat metody end-to-end wykorzystywanej do identyfikacji procesów?

Jeżeli to możliwe proszę o przykłady.

ogólnie: wychwytuje działania, kórych rezultat jest oczekiwany z prawdopodobieństwem "graniczącym z pewnością" i przyporządkowuje mu ten rezultat - to jest jeden proces biznesowy - taka para "zdarzenie i rezultat" to "lewy i prawy" koniec procesu, teraz trza wypełnic środek.