Temat: Jak skutecznie zarządzać swoim czasem

Jeśli chcesz skutecznie zarządzać swoim zespołem, to musisz dać swoim podwładnym dobry przykład. Dlatego tak ważna jest organizacja własnej pracy. Być może wiele aspektów tego artykułu będzie zaledwie przypomnieniem oczywistych faktów, a być może znajdziesz tutaj wiele nowych, przydatnych wskazówek.
Jeśli chcesz skutecznie zarządzać swoim zespołem, to musisz dać swoim podwładnym dobry przykład. Dlatego tak ważna jest organizacja własnej pracy. Być może wiele aspektów tego artykułu będzie zaledwie przypomnieniem oczywistych faktów, a być może znajdziesz tutaj wiele nowych, przydatnych wskazówek.

„Osiągnij maksymalną wydajność”.

Zanim tak powiesz do swojego podwładnego upewnij się czy sam jesteś wystarczająco wydajny! Organizacja pracy ma wiele wspólnego z zarządzaniem czasem. Dobrze zorganizowana praca implikuje efektywne wykorzystanie czasu. Zła natomiast, jest jak dość podstępna choroba, bo nie powoduje nagłych i ciężkich objawów. Każda czynność zabierze Ci odrobinę więcej czasu niż powinna, każdego dnia. I stopniowo obniża Twoją efektywność.

W najgorszym przypadku, brak dobrej organizacji pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo źle zorganizowana osoba:

nie może znaleźć potrzebnych informacji czy dokumentów,

ma zamęt w kalendarzu,

przeskakuje od zadania do zadania, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami,

jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania,

ciągle przybywa jej papierkowej roboty,

nie ma jasnych priorytetów,

ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację.

Ostatecznie osoba taka podwaja swój wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje terminów etc.

Jak wygląda źle zorganizowana praca wszyscy możemy sobie mniej więcej wyobrazić, ale co zrobić, by dobrze zorganizować pracę?

1. Stwórz plan
Plan powinien być stały, możesz go na bieżąco modyfikować w niewielkim stopniu. Plan, to nie tylko lista rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedniej formie:

- Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem.

- Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania.

- Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco.

- Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem.

Taki plan powinieneś analizować i aktualizować przynajmniej raz dziennie. Najlepiej pod koniec dnia pracy. Jeśli będziesz to robił regularnie w końcu stanie się to Twoim nawykiem. Powyższy proces planowania to fundament zarządzanie czasem. Podziel swoje zadania na grupy. Jeśli masz ich bardzo dużo, to rzeczywiście najlepiej je pogrupować. Ty sam ustalasz kryterium podziału. Dla przykładu mogą te grupy nazywać się następująco: priorytet, ważne, na teraz, potrzeba więcej informacji, do przeczytania.

2. Kalendarz
Bardzo pomocne narzędzie w procesie optymalizowania swojego czasu pracy. To taki niezbędnik właściwie. Kalendarz powinien zawierać szczegółowe i jasne informacje. Zapis następujący „spotkanie z K.K” nie mówi nam wiele. Wiedzieliśmy jeszcze parę tygodni temu, że chodzi o spotkanie z panem Krzysztofem Kowalskim, ale teraz… no właśnie, za nic nie możemy sobie przypomnieć. Trzeba tylko pamiętać by nie przeładować kalendarza informacjami, bo przestanie być wtedy użyteczny.

3. Korzystaj z organizera
Mają one wiele zalet. Jedną z nich jest oszczędność czasu. Można, bowiem umówić się na spotkanie z kilkoma osobami na raz via e-mail. Jednak dla wielu osób, w tym dla mnie, kalendarz jeszcze długo pozostanie podstawowym narzędziem organizowania pracy. Odpowiednio wykorzystywany jest niezawodny.

4. Planowanie spotkań
Jako menedżer będziesz takich spotkań odbywał bardzo dużo i będą one zajmowały większość Twojego czasu pracy. Odpowiednie zaplanowanie spotkań wpłynie, więc w znaczący sposób na Twoją produktywność. Podczas planowania pomyśl o kilku rzeczach, jak: możliwych utrudnieniach, miejscu spotkania (sala konferencyjna będzie pewnie lepsza niż Twoje biuro, zwłaszcza, że pewnie będziesz musiał je przedtem posprzątać), godzinie rozpoczęcia, ile osób na takie spotkanie ma przyjść etc…i wszystko zapisuj w kalendarzu.

5. Zatrudnij sekretarkę
Ogromną pomocą w zarządzaniu czasem menedżera może i powinna być jego sekretarka lub sekretarz. Taki najbliższy współpracownik może aktywnie organizować pracę Twoją i całego działu. Jest tylko jeden warunek. Musisz zatrudnić dobrego pracownika. Mają tu zastosowanie wszystkie techniki związane z efektywną rekrutacją pracownika. Taka osoba powinna być przede wszystkim ekspertem w dziedzinie organizacji pracy, nie tylko swojej. Dlatego zatrudniając taką osobę powinieneś pytać o poprzednie doświadczenia, o sposoby prowadzenia kalendarza i prosić o referencje!

Powinieneś upewnić się, że taki pracownik umiejętnie dostosuje swój system pracy do Twojego i vice versa. Sekretarka to Twoje wsparcie i warto korzystać z jej doświadczenia i dobrych pomysłów. Kolejną dobrą cechą sekretarki musi być jej zdecydowanie i konsekwencja w działaniu. Ty z kolei musisz zadbać o dobry przepływ informacji pomiędzy Tobą a Twoją sekretarką. To jeden z najważniejszych aspektów współpracy w ogóle. Dobrą praktyką jest systematyczne spotykanie się ze swoją sekretarką. To leży w Twoim, jak najlepiej pojętym, interesie. Sekretarka musi wiedzieć, czym w danym momencie się zajmujesz. Powinna znać Twoje priorytety. Dlatego najlepiej będzie, jeśli razem z nią będziesz przeglądał i aktualizował swój kalendarz. Z czasem, pozwalaj jej na coraz większą samodzielność, nawet w podejmowanie niektórych decyzji. Wspomagaj zawodowo i inwestuj czas w takiego pracownika, a przekonasz się, że jest bardzo dobra inwestycja.

6. Checklisty
Z doświadczenia wiem, że jest to wyjątkowo skuteczne narzędzie pozwalające oszczędzić czas. Zwłaszcza, jeśli chodzi o zadania rutynowe. Minimalizują ryzyko, że czegoś zapomnisz zrobić w ramach jakiegoś złożonego zadania. Możesz też stworzyć podobne checklisty swoim ludziom np. checklista w formie formularza, który pozwoli przyjmować zamówienia od potencjalnych klientów:

Sprawdzić nazwisko i stanowisko klienta.

Spytać skąd klient zna naszą firmę lub produkt.

Poprosić o podanie konta.

Jeszcze raz upewnić się, że posiadasz wszystkie niezbędne informacje potrzebne do przyjęcia zamówienia.

Wszystkie opisane techniki możesz z powodzeniem stosować by poprawić swoją wydajność i uzyskać konkretne korzyści. Masz jasny plan pracy, jesteś lepiej zorganizowany, nie musisz o wszystkim pamiętać (masz pomocników w postaci sekretarki i kalendarza). Potrafisz prioretyzować swoje zadania. Lepiej koordynujesz pracę swoją i swoich ludzi. Dyscyplinujesz sam siebie dając jednocześnie przykład swoim ludziom.

Niech te korzyści będą odpowiednim podsumowaniem tego artykułu. Pamiętaj o nich, a zobaczysz jak łatwo przyjdzie Ci realizowanie zadań.

Artykuł oparty na książce Patrick’a Forsyth’a „Efektywne zarządzanie czasem”
źródło:nf.pl D.DMariusz Wysocki edytował(a) ten post dnia 19.10.11 o godzinie 01:17