Temat: dokumenty przesyłane elektronicznie do zaksięgowania

Jestem ciekawy Waszych opinii na temat przesyłania przez Klientów dokumentów do zaksięgowania w formie elektronicznej bez potrzeby dostarczania oryginałów do Biura Rachunkowego. Czy faktycznie to usprawnia pracę i obniża o koszty Biura Rachunkowego i jest zgodne z przepisami. Czy jest bezpieczne dla Klienta i biura.. Ja mam duże wątpliwości.

Temat: dokumenty przesyłane elektronicznie do zaksięgowania

Artur S.:
Jestem ciekawy Waszych opinii na temat przesyłania przez Klientów dokumentów do zaksięgowania w formie elektronicznej bez potrzeby dostarczania oryginałów do Biura Rachunkowego. Czy faktycznie to usprawnia pracę

jeśli mamy do czynienia z solidnym klientem i nic w międzyczasie nie pokręci to przynajmniej pracy znacznie nie utrudnia. Gorzej jak dokumenty raz przesłane w międzyczasie się "zmienią na ciut inne" itp.

i obniża o koszty Biura Rachunkowego i jest zgodne z przepisami.

tutaj znowu zależy co traktujemy jako "koszt biura rachunkowego" jeśli zadrukowany papier i zużyty toner to podwyższa, ale to groszowe sprawy, natomiast jeśli brak konieczności spotkania się z klientem który prześle dokumenty elektronicznie... hmm... no to pytanie ile może kosztować w przyszłości jeśli się tych dokumentów nie odbierze osobiście i pewnych rzeczy nie uzgodni...

ale niektórym biurom w to graj, bo i tak księgują bez zastanowienia i nie analizują z klientami istoty transakcji ani prawidłowości ich udokumentowania. Odbierając faktury mailem biuro się łatwiej wyłga że "nie wiedziało" niż przy kontakcie osobistym, przy którym nikt się nie zhańbił pytaniami np. "dlaczego".

Zgodne z prawem - jeśli zachowane są formy, ale oczywiście biuro znowu nie jest w stanie tego sprawdzić.

Czy jest bezpieczne dla Klienta i biura.. Ja mam duże wątpliwości.

Jeśli klient dobrze zorganizowany jest. Jeśli bałaganiarz i olewus... zawsze będzie dla biura niebezpieczny, a w tym przypadku jeszcze bardziej.

Osobiście - zniechęcamy klientów do tej formy przekazu, oczywiście podajemy za i przeciw informując, że takie formy są ale my preferujemy kontakty osobiste i "pracę" nad dokumentami.

Temat: dokumenty przesyłane elektronicznie do zaksięgowania

Robert Adam O.:

Artur S.:
Jestem ciekawy Waszych opinii na temat przesyłania przez Klientów dokumentów do zaksięgowania w formie elektronicznej bez potrzeby dostarczania oryginałów do Biura Rachunkowego. Czy faktycznie to usprawnia pracę

jeśli mamy do czynienia z solidnym klientem i nic w międzyczasie nie pokręci to przynajmniej pracy znacznie nie utrudnia. Gorzej jak dokumenty raz przesłane w międzyczasie się "zmienią na ciut inne" itp.

Jeśli biuro i klient są dobrze zorganizowani, to może by to zdało egzamin. Niestety, w tym momencie widzę wiele braków w dokumentacji, którą przejęłam od biura przyjmującego jedynie skany tudzież kopie dokumentów. Nieraz nie było żadnej możliwości sprawdzić wydruków z dokumentacją, bo... tej dokumentacji nie było. Dobrze, że klient jest bardzo zorganizowany i posiada wszystkie kopie również na swoim dysku...

i obniża o koszty Biura Rachunkowego i jest zgodne z przepisami.

tutaj znowu zależy co traktujemy jako "koszt biura rachunkowego" jeśli zadrukowany papier i zużyty toner to podwyższa, ale to groszowe sprawy, natomiast jeśli brak konieczności spotkania się z klientem który prześle dokumenty elektronicznie... hmm... no to pytanie ile może kosztować w przyszłości jeśli się tych dokumentów nie odbierze osobiście i pewnych rzeczy nie uzgodni...

Tutaj bardzo wiele zależy ood podejścia biura i klienta. Jeśli biuro traktuje dokumenty klienta jako faktury do wklepania lub klient nie ma zamiaru informować o tym co się dzieje w jego firmie uważając, że przekazanie papierów wszystko załatwi - to często rodzą się problemy. Ale są też tacy klienci, którzy opisują niestandardowe faktury, wysyłają mailowo wyjaśnienie i dodatkowe informacje - wtedy kontakt online jest w zupełności wystarczający (a dla tych, którzy często są w trasie - niesamowicie wygodny).

Czy jest bezpieczne dla Klienta i biura.. Ja mam duże wątpliwości.

Jeśli klient dobrze zorganizowany jest. Jeśli bałaganiarz i olewus... zawsze będzie dla biura niebezpieczny, a w tym przypadku jeszcze bardziej.

Osobiście - zniechęcamy klientów do tej formy przekazu, oczywiście podajemy za i przeciw informując, że takie formy są ale my preferujemy kontakty osobiste i "pracę" nad dokumentami.

Dobrze to rozumiem i też wolę mieć dokumenty w ręce, a nie skany ani kopie elektroniczne :) Informuję, że owszem, jest możliwość przesłania skanu, ale uczulam, aby korzystać z tego sporadycznie, bo ja i tak chcę potem papier w ręce ;)