GoldenLine
Zaloguj się
Jarosław B.

Jarosław B. Członek Zarządu /
Dyrektor Finansowy,
Saferoad CEE Sp. z
...

Temat: elektroniczny obieg faktur

witajcie,

jakie sa Wasze doswiadczenia w tym temacie?

czy dokumenty skanujecie we wlasnym zakresie czy zleciliscie to firmie zewnetrznej?
Jesli skanujecie u Was w firmie, ile zajmuje to czasu dziennie (no i ile dokumentow dziennie skanujecie)?
Jakiego uzywacie programu do obiegu dokumentow?

pozdrawiam,
Jarek
Link do wypowiedziLink
Sławomir Kurek

Sławomir Kurek Wspieranie, promocja
i wdrażanie idei
wolnorynkowej
przed...

Temat: elektroniczny obieg faktur

A po co skanować?
Link do wypowiedziLink
Urszula K.

Urszula K. Główny Księgowy/
Kontroler ...... SP
Z O.O.

Temat: elektroniczny obieg faktur

Znam firme, która korzystała z usług zewnętrznych. W efekcie dokumenty gdzieś się zarzucały i trzeba było im wciąż wysyłać duplikaty.
Poza tym jakoś intuicyjnie wydaje mi się, ze przy kontroli US będzie chciał oglądać papiery.
Nawet otrzymując faktury w formie elektronicznej trzeba je przechowywać w papierze. Już nie mówiaz o bezpiecznej formie ich przesyłania - akceptowalnej przez US.
Link do wypowiedziLink
Sławomir Kurek

Sławomir Kurek Wspieranie, promocja
i wdrażanie idei
wolnorynkowej
przed...

Temat: elektroniczny obieg faktur

Urszula Kwiatkowska:
Nawet otrzymując faktury w formie elektronicznej trzeba je przechowywać w papierze.

Pisze Pani o fakturach z elektronicznym podpisem, czy tylko o zwykłych plikach (PDF, XLS, DOC), które przysyłają kontrahenci e-mailem?
Link do wypowiedziLink
Urszula K.

Urszula K. Główny Księgowy/
Kontroler ...... SP
Z O.O.

Temat: elektroniczny obieg faktur

Miałam na myśli dwie różne sprawy.
W pierwszym przypadku dostarczane były faktury w formie papierowej do kontrahenta stosującego elektroniczny obieg dokumentów i współpracującego z firmą zewnetrzną, która miała zajmować się ich skanowaniem i puszczeniem w obieg. Z sygnałów, które dochodziły wynikało, że takie rozwiązanie "kulało", bo tradycyjnie zawiódł czynnik ludzki. Faktury papierowe się gubiły, oczekiwano duplikatów, opóźniano płatności póki nie doszly duplikaty itp.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji gdy my jesteśmy odbiorcami faktur elektronicznych lub wysyłamy faktury w takiej formie. Przykładowo nie mam elektronicznego obiegu dokumentów, a tradycyjny, więc muszę fakturę wydrukować z pdf. I pojawia się problem ....
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, IBPP1/443-187/08/PK/KAN-1062/08
Wydrukowanie faktury VAT w otrzymanej uprzednio pocztą elektroniczną formie pliku PDF nie zapewnia gwarancji niekwestionowanej autentyczności pochodzenia faktury od podmiotu, który ją wystawił oraz gwarancję integralności i nienaruszalności zawartości jej treści. Tym samym nie można takiej faktury uznać za tożsamą z fakturą wystawioną w formie papierowej.

Z kolei jako wystawca elektronicznych faktur muszę mieć tzw bezpieczny podpis z kwalifikowanym certyfikatem, zwykle w większej ilości - koszty. Gdzieś czytałam, że ten problem powoli zniknie, co ma wynikać z wymuszenia przez ZUS rozliczeń przy użyciu kwalifikowanych podpisow elektronicznych.Urszula Kwiatkowska edytował(a) ten post dnia 26.07.08 o godzinie 09:38
Link do wypowiedziLink
Sławomir Kurek

Sławomir Kurek Wspieranie, promocja
i wdrażanie idei
wolnorynkowej
przed...

Temat: elektroniczny obieg faktur

Urszula Kwiatkowska:
Miałam na myśli dwie różne sprawy.
W pierwszym przypadku dostarczane były faktury w formie papierowej do kontrahenta stosującego elektroniczny obieg dokumentów i współpracującego z firmą zewnetrzną, która miała zajmować się ich skanowaniem i puszczeniem w obieg. Z sygnałów, które dochodziły wynikało, że takie rozwiązanie "kulało", bo tradycyjnie zawiódł czynnik ludzki. Faktury papierowe się gubiły, oczekiwano duplikatów, opóźniano płatności póki nie doszly duplikaty itp.

Ten problem rozwiązałem kupując za 5 zł/miesiąc usługę fax2mail, dzięki której dokument (faktura, WZ, inne) przefaksowana przez kontrahenta, lub zdalnego współpracownika dociera e-mailem jako PDF jednoczesnie do wszystkich zainteresowanych osób. Oryginały moga sobie dzięki temu iśc spokojnie bez pośpiechu w najtańszy sposób.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji gdy my jesteśmy odbiorcami faktur elektronicznych lub wysyłamy faktury w takiej formie. Przykładowo nie mam elektronicznego obiegu dokumentów, a tradycyjny, więc muszę fakturę wydrukować z pdf. I pojawia się problem ....
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, IBPP1/443-187/08/PK/KAN-1062/08
Wydrukowanie faktury VAT w otrzymanej uprzednio pocztą elektroniczną formie pliku PDF nie zapewnia gwarancji niekwestionowanej autentyczności pochodzenia faktury od podmiotu, który ją wystawił oraz gwarancję integralności i nienaruszalności zawartości jej treści. Tym samym nie można takiej faktury uznać za tożsamą z fakturą wystawioną w formie papierowej.


Trzeba po prostu całkowitej zmiany polityki podejścia do faktur i podatnika, ale US nie jest na to gotowy.
Faktura w tej chwili jest tak naprawdę tylko niezobowiązującą pisemną notatką, że dwie strony prawdopodobnie coś uhandlowały. US natomiast chciałby, aby to ciągle miało moc odroczonego wyroku na podatnika. US musiał jakoś przeżyć brak podpisów na fakturze papierowej, więc uczepił się przynajmniej faktur elektronicznych.
Link do wypowiedziLink
Urszula K.

Urszula K. Główny Księgowy/
Kontroler ...... SP
Z O.O.

Temat: elektroniczny obieg faktur

Sławomir K.:
Widzi Pan, a międzynarodowa firma nie mogła sobie poradzić. Z czasem doszłam do wniosku, że te dziwne zagubienia miały inne podłoże.

PS teraz mi przyszło jeszcze jedno pytanie do głowy. Powinniśmy przechowywać e-faktury w formie elektronicznej czyli na dysku - chyba tego rodzaju pliki po okresie 5 lat zajmują dużo miejsca ? Zwiększają się koszty związane z zakupem dysków zapasowych, zipów itp ? Jak to rozwiązać ?

I czy jak firma przysyłajaca mi e-faktury stosuje system EDI to po ich wydrukowaniu i posłaniu w tradycyjny sposób po firmie US będzie zadowolony ? Czy macie moze za sobą doswiadczenia przeczące temu twierdzeniu ?Urszula Kwiatkowska edytował(a) ten post dnia 26.07.08 o godzinie 10:45
Link do wypowiedziLink
Urszula K.

Urszula K. Główny Księgowy/
Kontroler ...... SP
Z O.O.

Temat: elektroniczny obieg faktur

Sławomir K.:
Co do podpisów na papierowych fakturach... tu nie do końca zgodziłabym się z Panem, ale nie w kontekscie podatku VAT. Mając do czynienia z dłużnikami okazuję się, że podpisana faktura jest traktowana przez sąd jako "przyjęcie do wiadomosci" należności.
Link do wypowiedziLink
Urszula K.

Urszula K. Główny Księgowy/
Kontroler ...... SP
Z O.O.

Temat: elektroniczny obieg faktur

Mam nadzieję, że nie będę sobie pisała do ściany i ktoś podzieli się swoimi doświadczeniami ?
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: elektroniczny obieg faktur

Korzystamy z systemu BasWare zintegrowanego z SAP do skanowania i elektronicznego obiegu dokumentow. Jestesmy bardzo zadowoleni. Polacam.

Elektroniczny obieg bardzo to usprawiania obieg dokumentow, zwlaszacza w organizacji o wielu lokalizacjach. Przy okazji znaczaco poprawilismy kontrole wewnetrzna w tym zakresie.
Pamietac nalezy takze o wdrozeniu procedur z tym zwiazanych (np.
dostawcy powinni przeslac faktury bezposrednio do miejsca scanowania, zamawiajacy powinni zadac od dostawcow wpisywania numerow refernyjnych zamowienia na fakturach, itp.)Jakub Rutkowski edytował(a) ten post dnia 28.07.08 o godzinie 11:34
Link do wypowiedziLink
Sławomir Kurek

Sławomir Kurek Wspieranie, promocja
i wdrażanie idei
wolnorynkowej
przed...

Temat: elektroniczny obieg faktur

Urszula Kwiatkowska:
Sławomir K.:
Co do podpisów na papierowych fakturach... tu nie do końca zgodziłabym się z Panem, ale nie w kontekscie podatku VAT. Mając do czynienia z dłużnikami okazuję się, że podpisana faktura jest traktowana przez sąd jako "przyjęcie do wiadomosci" należności.

Oczywiście, że podpis na fakturze się przydaje, ale wtedy gdy żaden inny dokument nie może potwierdzić, że doszło do transakcji.
Link do wypowiedziLink
Beata Skura

Beata Skura Zarządzanie
procesami
biznesowymi

Temat: elektroniczny obieg faktur

Mam doświaczenia z firmami z którymi pracuje i w zależnośco od specyfiki organizacji sa faktyry w PDF ale nie wszyscy dostawcy takie dostarczają. Jesli chodzi o numer zamówienia to tez nie zawsze udaje sie to wymóc na dostawcach wiec trzeba załozyc że wpisuje to do syetmu obiegu ktoś kto bedzie opisywał fakturę czyli osoba ,która wie o tym dokumecie najwiecej. Czesto przy wdrożeniach systemu organizacje zmieniaja podejście do pewnych procesów. Najczesciej ksiegowośc organizuje sobie komórkę sekretariatu i ta komórka jest odpowiedzialna za przyjmowanie dokeumentów. Pracownicy są zadowoleni bo od razu moga się pozbyc doekumentu papierowego a ksiegowość ma wszytskie dokumenty u siebie i wysyła je do pracowników tylko w formie elektronicznej aby własciwe osoby opisały i zaakceptowały fakturę.
Część firm przydziela w ksiegowości role poszczgólnym ksiegowym i dzieki temu np kazdy dział ma swoja ksiegową.
Link do wypowiedziLink
Beata J.

Beata J. Samodzielna Księgowa
- szukam pracy

Temat: elektroniczny obieg faktur

Pewne znajome mi biuro rachunkowe :)oferuje swoim klientom skanowanie dokumentów. W ten sposób uprawnieni pracownicy mają w każdej chwili dostęp do faktur, które dawno zostały oddane "do księgowości"
Moim zdaniem jest to bardzo wygodne rozwiązanie - tak jakby każdy pracownik miał ten sam segregator z wszystkimi dokumentami tuż pod ręką :) Dodam, że dokument można odnaleźć zarówno po nazwie kontrahenta, numerze faktury, kwocie czy dacie.
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

program do faktur




Wyślij zaproszenie do
Anuluj