Temat: zatwierdzanie dokumentów
Joanna Niedźwiedź:
chciałabym się dowiedzieć, jak to jest z tym zatwierdzaniem zmian w dokumentacji SZJ (odnośnie ISO 9001). Czy muszą być one zatwierdzane przez osobę, która świetnie zna się na temacie czy też może pełnomocnik wystarczy? A może są jakieś wytyczne co do sposobu zatwierdzania zmian, przez kogo, jak itd?
Czy każda zmiana w instrukcjach roboczych powinna być opisana a jej zatwierdzenie udokumentowane? (np. poprzez archiwizowanie maili z prosba o zatwierdzenie)
To nie prawda, ze pełnomocnik musi znać się na wszystkim... jeśli tak by było, to ta osoba nie pracowałaby jako pełnomocnik, tylko sama prowadziła działalność. ;)
Nie wyobrażam sobie natomiast żeby wszystkie zmiany zatwierdzał sam pełnomocnik. Niby dlaczego? Skąd ma wiedzieć, że tak jest dobrze. U nas funkcjonuje to tak, że jest opracowywana dokumentacja (procedura, instrukcja, formularz), która następnie jest konsultowana i akceptowana (na piśmie) przez dyrektora/kierownika działu, którego działania dotyczą. Jeśli w danym działaniu uczestniczy np. 5 działów, to 5-ciu dyrektorów/kierowników musi potwierdzić, że tak robią i się zgadzają z tym, a następnie jest to przekazywane "najwyższemu" (lub osobie przez niego wyznaczonej) do zatwierdzenia. Oczywiście "najwyższy" może odgórnie narzucić jakieś działanie i dyrektorzy/kierownicy nie muszą nic akceptować. Pełnomocnik ogranicza się tutaj tylko do sprawdzenia czy wszystko jest zgodne z normą, czy jest spójne i nie budzi niejasności, a następnie odpowiada za publikację informacji o zmianach i rozpowszechnieniu dokumentacji wśród personelu.
To kto tworzy dokumentację to już inna bajka. To co powyżej opisałem dla samego procesu zatwierdzania zmian. Niekiedy uciążliwy i długotrwały (wyobraźcie sobie 5-ciu dyrektorów, którzy zgadzają się w pełni ze sobą), ale przynajmniej nie ma sytuacji, że wpuści się do systemu jakiegoś bubla. :)
W przypadku większej organizacji lub np. zmian dotyczących działań w obrębie danego działu, można ograniczyć zatwierdzanie do dyrektora/kierownika działu. Nie można tak jednak zrobić jak w działaniu uczestniczy więcej działów, o co z resztą nie trudno w podejściu procesowym. Czy pełnomocnik powinien tutaj ustalać postępowanie... ciężko mi to sobie wyobrazić. Wszystko jednak zależy od organizacji.
Może znacie jakieś ciekawe i nieuciążliwe sposoby nadzoru nad dokumentacja? Byłabym wdzięczna za udzielone porady :)
To akurat problem każdego pełnomocnika i SZJ. ;)