GoldenLine
Zaloguj się
Joanna H.

Joanna H. Credit Agricole,
Product Manager

Temat: zatwierdzanie dokumentów

cześć Wszystkim :)

chciałabym się dowiedzieć, jak to jest z tym zatwierdzaniem zmian w dokumentacji SZJ (odnośnie ISO 9001). Czy muszą być one zatwierdzane przez osobę, która świetnie zna się na temacie czy też może pełnomocnik wystarczy? A może są jakieś wytyczne co do sposobu zatwierdzania zmian, przez kogo, jak itd?
Czy każda zmiana w instrukcjach roboczych powinna być opisana a jej zatwierdzenie udokumentowane? (np. poprzez archiwizowanie maili z prosba o zatwierdzenie)

Może znacie jakieś ciekawe i nieuciążliwe sposoby nadzoru nad dokumentacja? Byłabym wdzięczna za udzielone porady :)

Pozdrawiam,

Asia
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Joanna Niedźwiedź:
cześć Wszystkim :)

chciałabym się dowiedzieć, jak to jest z tym zatwierdzaniem zmian w dokumentacji SZJ (odnośnie ISO 9001). Czy muszą być one zatwierdzane przez osobę, która świetnie zna się na temacie czy też może pełnomocnik wystarczy?

A pełnomocnik nie zna się na temacie? chyba musi, skoro jest pełnomocnikiem? Pełnomocnikiem powinna byc osoba kompetentna...;)

>A może są jakieś
wytyczne co do sposobu zatwierdzania zmian, przez kogo, jak itd?
Czy każda zmiana w instrukcjach roboczych powinna być opisana a jej zatwierdzenie udokumentowane? (np. poprzez archiwizowanie maili z prosba o zatwierdzenie)

Może znacie jakieś ciekawe i nieuciążliwe sposoby nadzoru nad dokumentacja? Byłabym wdzięczna za udzielone porady :)

Pozdrawiam,

Asia

U nas każdą zmianę zatwierdza pełnomocnik, czyli Dyrektor Jakości, ale każda z procedur czy instrukcji ma w stopce trzy kolumny: opracował, sprawdził, zatwierdził. Tak więc opracowywaniem zmian i zajmują się 'fachowcy' z danej dziedziny, którzy może faktycznie głębiej siedzą w temacie. Każda zmiana jest też sprawdzana przez kogoś wyższego rangą a na końcu 'klepie' ją pełnomocnik, który jeśli ma zaufanie do ludzi, to często nawet nie czyta dogłębnie o co chodzi.
I tak, każdą zmianę dokumentujemy i zatwierdzamy a także podajemy do wiadomości pracowników. Ciężko sobie wyobrazić sytuację, że ktoś samodzielnie dokonuje zmian, nikt tego nie kontroluje i nikt nic nie wie...
Link do wypowiedziLink
Michał Kotarba

Michał Kotarba Główny Analityk,
nazwa.pl

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Joanna Niedźwiedź:
chciałabym się dowiedzieć, jak to jest z tym zatwierdzaniem zmian w dokumentacji SZJ (odnośnie ISO 9001). Czy muszą być one zatwierdzane przez osobę, która świetnie zna się na temacie czy też może pełnomocnik wystarczy? A może są jakieś wytyczne co do sposobu zatwierdzania zmian, przez kogo, jak itd?
Czy każda zmiana w instrukcjach roboczych powinna być opisana a jej zatwierdzenie udokumentowane? (np. poprzez archiwizowanie maili z prosba o zatwierdzenie)

To nie prawda, ze pełnomocnik musi znać się na wszystkim... jeśli tak by było, to ta osoba nie pracowałaby jako pełnomocnik, tylko sama prowadziła działalność. ;)

Nie wyobrażam sobie natomiast żeby wszystkie zmiany zatwierdzał sam pełnomocnik. Niby dlaczego? Skąd ma wiedzieć, że tak jest dobrze. U nas funkcjonuje to tak, że jest opracowywana dokumentacja (procedura, instrukcja, formularz), która następnie jest konsultowana i akceptowana (na piśmie) przez dyrektora/kierownika działu, którego działania dotyczą. Jeśli w danym działaniu uczestniczy np. 5 działów, to 5-ciu dyrektorów/kierowników musi potwierdzić, że tak robią i się zgadzają z tym, a następnie jest to przekazywane "najwyższemu" (lub osobie przez niego wyznaczonej) do zatwierdzenia. Oczywiście "najwyższy" może odgórnie narzucić jakieś działanie i dyrektorzy/kierownicy nie muszą nic akceptować. Pełnomocnik ogranicza się tutaj tylko do sprawdzenia czy wszystko jest zgodne z normą, czy jest spójne i nie budzi niejasności, a następnie odpowiada za publikację informacji o zmianach i rozpowszechnieniu dokumentacji wśród personelu.

To kto tworzy dokumentację to już inna bajka. To co powyżej opisałem dla samego procesu zatwierdzania zmian. Niekiedy uciążliwy i długotrwały (wyobraźcie sobie 5-ciu dyrektorów, którzy zgadzają się w pełni ze sobą), ale przynajmniej nie ma sytuacji, że wpuści się do systemu jakiegoś bubla. :)

W przypadku większej organizacji lub np. zmian dotyczących działań w obrębie danego działu, można ograniczyć zatwierdzanie do dyrektora/kierownika działu. Nie można tak jednak zrobić jak w działaniu uczestniczy więcej działów, o co z resztą nie trudno w podejściu procesowym. Czy pełnomocnik powinien tutaj ustalać postępowanie... ciężko mi to sobie wyobrazić. Wszystko jednak zależy od organizacji.
Może znacie jakieś ciekawe i nieuciążliwe sposoby nadzoru nad dokumentacja? Byłabym wdzięczna za udzielone porady :)

To akurat problem każdego pełnomocnika i SZJ. ;)
Link do wypowiedziLink
Marcin Chełmiński

Marcin Chełmiński Specjalista ds
Zapewnienia Jakości,
Oceanic S.A.

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Dokument np. może podpisywać : autor dokumentu, osoba sprawdzająca (merytorycznie), Pełnomocnik (sprawdzający poprawność z normą oraz wewnętrznymi procedurami), zatwierdzać może Dyrektor Firmy (dokumenty obowiązujące w całej firmie) lub Kierownik Działu jeśli dokument dotyczy tylko tego działu.

Aby wszystkie zmiany były pod kontrolą do każdej zmiany w dokumentacji można wystawiać „wniosek o zmianę dokumentu” z informacją którego dokumentu zmiana dotyczy w którym pkt. oraz powód zmiany.
Wniosek powinien akceptować Pełnomocnik.
Link do wypowiedziLink
Michał Kotarba

Michał Kotarba Główny Analityk,
nazwa.pl

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Marcin Chełmiński:
Aby wszystkie zmiany były pod kontrolą do każdej zmiany w dokumentacji można wystawiać „wniosek o zmianę dokumentu” z informacją którego dokumentu zmiana dotyczy w którym pkt. oraz powód zmiany.
Wniosek powinien akceptować Pełnomocnik.

U nas po prostu zgłasza się zmiany kartą działań korygujących i zapobiegawczych. Ewentualne zmiany inicjuje sam pełnomocnik jeśli dojdzie do niego (w inny sposób) informacja o ewentualnej niezgodności lub możliwości wystąpienia niezgodności. :)
Link do wypowiedziLink
Artur Wawrzynowski

Artur Wawrzynowski Audytor, Trener,
Konsultant, Doradca
biznesowy

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Jeśli pozwolicie to mały głos w dyskusji...
dokument z definicji ma być narzędziem działania (opisuje albo jak działać, albo kto podejmuje decyzje jak działać, albo co należy osiągnąć działaniem) - zatem wydaje się zasadne, aby podpisywał (zatwierdzał) go ten, który za owo działanie lub jego wyniki będzie odpowiedzialny (czasem prezes, czasem dyrektor a czasem pełnomocnik lub kierownik jakiejś komórki) i w systemie będzie miał takie uprawnienie (do zatwierdzenia). Gradacja dokumentów co do ich zasięgu i ważności może stopniować uprawnienia do podpisywania. A rozmiary papierologii w tej kwestii, to w dużej mierze nasza (ludzka) potrzeba, żeby wszystko było na piśmie i to dwa razy... Ja mam uczulenie na papiery więc cierpię widząc jak do jednej poprawki jest wniosek o zmianę, zarejestrowany w rejestrze wniosków, potem karta zmian, protokół z narady, projekt zmiany, opinie pisemne wszystkich zainteresowanych i wreszcie nowe wydanie instrukcji czy procedury. Kupuję pomysł, żeby potrzeba zmiany była na karcie działań zapobiegawczych. U mnie każdy mógł wykonać ksero dokumentu, nanieść na czerwono proponowane zmiany, podpisać, przynieść pełnomocnikowi i położyć na biurku - a pełnomocnik kierował temat do autora procedury czy instrukcji.
Link do wypowiedziLink
Marcin Chełmiński

Marcin Chełmiński Specjalista ds
Zapewnienia Jakości,
Oceanic S.A.

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Czy dokument będzie posiadał tytuł „wniosek o zmianę dokumentu” czy „karta działań zapobiegawczych” to wewnętrzna sprawa firmy, ważne żeby można było prześledzić jakie zmiany zaszły w dokumentach w stosunku do poprzedniej wersji.

Hmm jeśli zmiany w dokumencie dokonano z powodu zmiany w bieżącym postępowaniu to nie jest to „działanie zapobiegawcze” a raczej „działanie korygujące”.
Link do wypowiedziLink
Michał Kotarba

Michał Kotarba Główny Analityk,
nazwa.pl

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Marcin Chełmiński:
Hmm jeśli zmiany w dokumencie dokonano z powodu zmiany w bieżącym postępowaniu to nie jest to „działanie zapobiegawcze” a raczej „działanie korygujące”.

Zmiany w dokumencie nie robi się tylko dlatego, że zmieniło się postępowanie, ale również żeby właśnie zmienić postępowanie. Czyż nie?

Poza tym jeśli ktoś widzi np. jakąś nieścisłość w dokumencie to może zgłosić wniosek o zmianę, bo może wystąpić w przyszłości niezgodność. To akurat jest działanie zapobiegawcze. :)
Link do wypowiedziLink
Artur Wawrzynowski

Artur Wawrzynowski Audytor, Trener,
Konsultant, Doradca
biznesowy

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Czy dokument będzie posiadał tytuł „wniosek o zmianę dokumentu” czy „karta działań zapobiegawczych” to wewnętrzna sprawa firmy, ważne żeby można było prześledzić jakie zmiany zaszły w dokumentach w stosunku do poprzedniej wersji.
A tu drobna uwaga - karta działań zapobiegawczych jest standardowym zapisem, który i tak istnieje w systemie a wniosek to nowy formularz. Po co tworzyć nowe formularze jeśli istniejacy się nadaje. To dla mnie jeden z powodów papierologii w ISO. Nie widzimy, że istniejace zapisy są i załatwiają temat (czyli zgodność z ISO) i produkujemy nowe zamiast poszukać miejsca wśród już istniejących. Skoro powstaje PZ podczas przyjecia towaru do magazynu, to może niekoniecznie wymyślać protokół kontroli wejściowej dostaw jeśli w danym przypadku to będzie dublowanie PZ?
Link do wypowiedziLink
Sebastian Stopa

Sebastian Stopa elektronik, Instytut
Badań i Rozwoju
Motoryzacji Bosmal
s...

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Cześć,
ja mam troszkę inne pytanie. Czy ktoś się spotkał, że pola "opracował, sprawdził, zatwierdził" podpisywane są przez jedną i tą samą osobę?

Czy coś takiego jest dopuszczalne?
Link do wypowiedziLink
Zbigniew Banaśkiewicz

Zbigniew Banaśkiewicz Quality, H&S and
Security Manager

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Jest dopuszczalne, choć trudno to zaliczyć do tzw. best practices.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Absolutnie nie jest to dopuszczalne, można połączyć sprawdzającego i zatwierdzającego, jeśli ktoś ma uprawnienia. To jest tak samo jakbym sobie pisał przepis na zupę pomidorową i zawsze robił taka samą.
Link do wypowiedziLink
Zbigniew Banaśkiewicz

Zbigniew Banaśkiewicz Quality, H&S and
Security Manager

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Władysław M.:
Absolutnie nie jest to dopuszczalne, można połączyć sprawdzającego i zatwierdzającego, jeśli ktoś ma uprawnienia.
Idąc tym tropem, to właściciel firmy nie może pisać procedur...
To jest tak samo jakbym sobie pisał przepis na zupę pomidorową i zawsze robił taka samą.
Moja żona tak robi i bardzo mi to pasuje :-)
Link do wypowiedziLink
Tomasz Kościółek

Tomasz Kościółek Kontroler jakości,
CAN - PACK S.A.

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Zbigniew B.:
Władysław M.:
Absolutnie nie jest to dopuszczalne, można połączyć sprawdzającego i zatwierdzającego, jeśli ktoś ma uprawnienia.
Idąc tym tropem, to właściciel firmy nie może pisać procedur...
To jest tak samo jakbym sobie pisał przepis na zupę pomidorową i zawsze robił taka samą.
Moja żona tak robi i bardzo mi to pasuje :-)

Klient usatysfakcjonowany więc po co się czegoś doszukiwać. Gdy Wpłynie reklamacja do żony Pana Zbyszka dopiero bym wystąpił o działania korygująco/zapobiegawcze.

Prezes firmy ponosi odpowiedzialność za całokształt więc jak się podpisze pod sprawdzającym i zatwierdzającym nawet nie mając uprawnień czy wiedzy na ten temat, musi się liczyć z tym że dokumenty mogą nie spełniać wymagań normy i będzie miał problemy przy auditach.
Link do wypowiedziLink
Jadwiga Król

Jadwiga Król QualiExpert

Temat: zatwierdzanie dokumentów

Opracować i zatwierdzić dokument może jedna i ta sama osoba, ale jak Pan Zbyszek już napisał, nie jest to najlepszym rozwiązaniem. Dlatego też, większość firm stosuje zasadę 4 oczu przy zatwierdzaniu dokumentów.
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

Zatwierdzanie dokumentacji




Wyślij zaproszenie do
Anuluj