GoldenLine
Zaloguj się

konto usunięte

Temat: Zapisy w procedurach

Witam Wszystkich!

Mam do was pytanie dotyczące rozwiązania dotyczącego nadzoru nad dokumentacją. Otóż w chwili obecnej mam system w którym dokumentacja jest w formie papierowej, a chce przejść na elektroniczną.



W związku z tym przygotowałem następujące zapisy do procedury:

-Dokument jest opisany w formie elektronicznej (plik źródłowy przeznaczony do edycji, nie stanowiący egzemplarza nadzorowanego) przez osoby do tego wyznaczone.

-Po zatwierdzeniu na egzemplarzu papierowym przez autora opracowany dokument zostaje sprawdzony przez (…)

-Opracowany i sprawdzony egzemplarz papierowy dokumentu podlega zatwierdzeniu przez (…)

-Na podstawie zatwierdzonej wersji źródłowej dokumentu Pełnomocnik tworzy wersję nadzorowaną (zabezpieczoną przed nieautoryzowaną edycją, opatrzoną podpisem elektronicznym – w formacie PDF).

-Pełnomocnik nadzoruje oryginał danego dokumentu w postaci pisemnej oraz odpowiadający mu dokument w formie elektronicznej (zabezpieczony przed nieautoryzowaną edycją, opatrzony podpisem elektronicznym – w formacie PDF oraz pliki źródłowe do edycji). (…)



Moja wątpliwość dotyczy zapisów dotyczących podpisu elektronicznego. Nie wiem czy nie jest to już przesada, jednak musze pamiętać o planowanym, wdrożeniu SZBI.
Musze podkreślić, że chce by dokument elektroniczny był w jakiś sposób uwiarygodniony i zabezpieczony przed nieautoryzowanymi zmianami.

Moje pytanie/prośba dotyczy doradzenia konkretnych rozwiązań, jakie można zastosować w tym przypadku tak by podpis elektroniczny nie był konieczny.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Zapisy w procedurach

Możecie wprowadzić takie rozwiązanie, które wykorzystuje jedna ze spółek naszej grupy:
Każdy dokument z bazy procedur w wersji elektronicznej, który ktoś drukuje, drukuje się automatycznie ze szlaczkiem 'kopia nieautoryzowana' lub 'kopia z dnia'... unikają dzięki temu sytuacji, że ktoś sto lat temu wydrukował sobię procedurę, dawno już nieaktualną i zalega mu w biurku, po czym odkrywa ją audytor.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Zapisy w procedurach

Ten problem został rozwiązany w podobny sposób, jednak chodzi mi bardzoj o to jak zapewnić że dokument dostępny w sieci jest napewno taki sam jak wersja papierowa. Tak by nikt nawet przez przypadek nie umieścił kopii zawierającej błędne zapisy.

Dadatkowo mam pytanie jak co do dystybucji dokumentów. Czy wystarczy że wyślę mail do osób odpowiedzialnych za procesy, że procedura uległa zmianie i zachowam potwierdzenia odbioru?
Link do wypowiedziLink
Robert D.

Robert D. Kierownik ds.
administracyjnych i
obsługi klienta,
SCANX

Temat: Zapisy w procedurach

Witam,
wydaje mi się, że podpisywanie elektroniczne dokumentacji SZJ jest zbyteczne i nieco na wyrost, nawet w perspektywie wdrażania SZBI (do czego nasza firma też się przygotowuje). Norma mówi ogólnie o konieczności zapewnienia nadzoru nad dokumentacją. W jaki sposób organizacja to sobie poukłada - jej sprawa, byle zostaną spełnione zapisy pkt. 4.2.3 normy.
Ja w każdym bądź razie polecam zachowanie zdrowego rozsądku, nie tylko w kontekście nadzoru nad dokumentacją, ale w ogóle zarządzania systemami jakości.
Na rynku jest kilka dobrych rozwiązań informatycznych wspomagających nadzór nad dokumentacją. Jeśli barierą nie jest cena ani kolejne kilkutygodniowe wdrożenie i szkolenie użytkowników z nowego systemu - to proszę bardzo.
U nas rozwiązanie jest bardzo proste. Wprowadziliśmy obieg elektoniczny dokumentacji SZJ w oparciu o portal intranetowy. Platformą jest Microsoft SharePoint Services, który znajduje się niejako w pakiecie Windows Server.
Każdy dokument, który znajdzie się na portalu ma status dokumentu obowiązującego (do momentu wycofania lub aktualizacji). Można taki dokument wydrukować i przeglądać.

Pozdrawiam
Link do wypowiedziLink
Robert D.

Robert D. Kierownik ds.
administracyjnych i
obsługi klienta,
SCANX

Temat: Zapisy w procedurach

Rafał Gorczyca:
Ten problem został rozwiązany w podobny sposób, jednak chodzi mi bardzoj o to jak zapewnić że dokument dostępny w sieci jest napewno taki sam jak wersja papierowa. Tak by nikt nawet przez przypadek nie umieścił kopii zawierającej błędne zapisy.

Należy po prostu zapewnić odpowiednie poziomy uprawnień w systemie informatycznym, np.: tylko pełnomocnik może wprowadzać nowe dokumenty, a pozostali użytkownicy tylko je przeglądać
Dadatkowo mam pytanie jak co do dystybucji dokumentów. Czy wystarczy że wyślę mail do osób odpowiedzialnych za procesy, że procedura uległa zmianie i zachowam potwierdzenia odbioru?

Nie przesadzałbym tutaj ze zbytnim formalizmem. Ja wysyłam mailem informację do zainteresowanych użytkowników, że jest dostępne nowe wydanie dokumentu. I już...
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Zapisy w procedurach

Dziękuje za radę.

Nie zalezy mi na bezsensownym rozbudowywaniu systemu do niebotycznych rozmiarów.
Wole rozwiązania proste i łatwe w wykonaniu, jednak ta sprawa budziła moje wątpliwości.

Pozdrawiam
Link do wypowiedziLink
Artur Wawrzynowski

Artur Wawrzynowski Audytor, Trener,
Konsultant, Doradca
biznesowy

Temat: Zapisy w procedurach

Witam i słów parę...
zgadzam się z opinią, że podpis elektroniczny na procedurach jest na wyrost. Znacznie prościej i chyba wygodniej ograniczyć dostęp edycyjny do procedur w wersji elektronicznej wyłącznie uprawnionemu do edycji. Wydruk możliwy jedynie z adnotacją typu: "aktualne w dniu....".
Natomiast w przypadku zmian i informowania o nich użytkowników - są programy, które w ramach zarządzania dokumentacją monitorują czytanie zaktualizowanych dokumentów i skuteczność tego czytania jest marna. Jak dużo dokumentów i dużo zmian, to lepiej pomyśleć o jakiejś innej formie zapewnienia znajomosci zmian przez użytkowników (szkolenie, test sprawdzający znajomość itp.) - inaczej ludzie klikną czy mailną, że przeczytali nawet nie zaglądając i dokumentacja przestaje być narzędziem a staje się muzeum.
Link do wypowiedziLink
Katarzyna Gliksman

Katarzyna Gliksman Pełnomocnik ds.
SZJ\\Spec.ds.Marketi
ngu, Nowatech Nowak
S...

Temat: Zapisy w procedurach

Rafał Gorczyca:
Witam Wszystkich!

Mam do was pytanie dotyczące rozwiązania dotyczącego nadzoru nad dokumentacją. Otóż w chwili obecnej mam system w którym dokumentacja jest w formie papierowej, a chce przejść na elektroniczną.

W związku z tym przygotowałem następujące zapisy do procedury:

-Dokument jest opisany w formie elektronicznej (plik źródłowy przeznaczony do edycji, nie stanowiący egzemplarza nadzorowanego) przez osoby do tego wyznaczone.

-Po zatwierdzeniu na egzemplarzu papierowym przez autora opracowany dokument zostaje sprawdzony przez (…)

-Opracowany i sprawdzony egzemplarz papierowy dokumentu podlega zatwierdzeniu przez (…)

-Na podstawie zatwierdzonej wersji źródłowej dokumentu Pełnomocnik tworzy wersję nadzorowaną (zabezpieczoną przed nieautoryzowaną edycją, opatrzoną podpisem elektronicznym – w formacie PDF).

-Pełnomocnik nadzoruje oryginał danego dokumentu w postaci pisemnej oraz odpowiadający mu dokument w formie elektronicznej (zabezpieczony przed nieautoryzowaną edycją, opatrzony podpisem elektronicznym – w formacie PDF oraz pliki źródłowe do edycji). (…)

Moja wątpliwość dotyczy zapisów dotyczących podpisu elektronicznego. Nie wiem czy nie jest to już przesada, jednak musze pamiętać o planowanym, wdrożeniu SZBI.
Musze podkreślić, że chce by dokument elektroniczny był w jakiś sposób uwiarygodniony i zabezpieczony przed nieautoryzowanymi zmianami.

Moje pytanie/prośba dotyczy doradzenia konkretnych rozwiązań, jakie można zastosować w tym przypadku tak by podpis elektroniczny nie był konieczny.
Witam
Ja również wprowadziłam elektroniczny nadzór nad dokumentacją,jeśli chodzi o procedury i instrukcje dokumenty źródłowe mam na dysku i tylko ja mam dostep to modyfikacji, zmiany zatwierdzane mam wcześniej przez szefa na wniosku o wprowadzenie zmian poczym zamieniam je na pliki w pdf i wrzucam na komputery właścicieli procesu...moim zdaniem nie ma sensu trzymać papierowej wersji bo jaki sens wtedy ma wprowadzenie elektronicznego nadzoru:)
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

kontrola dostaw - zapisy




Wyślij zaproszenie do
Anuluj