Temat: przegląd zarządzania

Witam

W niedługim czasie będę jedną z kilku osób które będą prelegentami na przeglądzie zarządzania. Uczestniczyłam w poprzednim spotkaniu i niestety było ono bardzo nudne (dla wszystkich).

Jakie są wasze praktyki aby przegląd zarządzania nie był nudny?
Proszę o wasze opinie.

pozdrawiam

ADA

Temat: przegląd zarządzania

Przygotuj parę pikantnych dowcipów :)
Kto powiedział, że przegląd nie może / nie powinien być nudny?
Trzeba przygotować informację o temacie. Najlepiej ze wskaźnikami, z wykresem lub innym grafem. I z propozycją wniosków jakie kierownictwo powinno podjąć w wyniku przeglądu. Nie ma co kierownictwu zabierać czasu referowaniem rzeczy nudnych. Krótkie info o tym co się działo i co dla kierownictwa z tego wynika.

Temat: przegląd zarządzania

Temat już dawno zakończony ale pozwolę sobie tutaj zadać pytanie do "praktyków od przeglądów zarządzania"- kiedy najlepiej go przeprowadzać jeżeli jest ustalone, że raz w roku. Aktualnie(Audity wewn-II kwartał, audit zewn.-koniec III kwartału).

Temat: przegląd zarządzania

Wiele firm przeglądy robi na początku roku (Styczeń) lub koniec, ale robienie przeglądu tuż przed Świętami i przerwą kilkudniową chyba mija się z celem. Po sylwestrze nikt już nic nie będzie pamiętał:)

Temat: przegląd zarządzania

Sebastian Tutak:
Temat już dawno zakończony ale pozwolę sobie tutaj zadać pytanie do "praktyków od przeglądów zarządzania"- kiedy najlepiej go przeprowadzać jeżeli jest ustalone, że raz w roku. Aktualnie(Audity wewn-II kwartał, audit zewn.-koniec III kwartału).

Jeżeli jest ustalone, że raz w roku, to wszystko jedno kiedy. Chyba że traktuje się go jako ostatnią deskę ratunku przed auditem 3 strony.

Temat: przegląd zarządzania

To wcale nie musi być ostatnia deska ratunku, tylko zebranie informacji z całego roku i zestawienie ich bezpośrednio przed auditem.
Ja to praktykuję w obu systemach i się sprawdza. Jest to jednocześnie takie trochę wejście w atmosferę zbliżającego się auditu, odświeżenie wiadomości. Żeby nie było nudno bardzo różnicuję wykresy, a każdy kolejny temat zaczynam od slajdu z jakimś fajnym zdjęciem (krajobraz, dzieci, coś w tym stylu).

Temat: przegląd zarządzania

Zbigniew Banaśkiewicz:
Jeżeli jest ustalone, że raz w roku, to wszystko jedno kiedy.

Moim zdaniem jeżeli przeprowadzimy go na początku roku za rok poprzedni to właściwie podsumujemy i przedstawimy najwyższemu kierownictwu coś co tak naprawdę zostało zweryfikowane podczas auditu trzeciej strony w III kwartale tamtego roku i potwierdzone ciągłością lub nie certyfikatu a poza tym omówione w skrócie na spotkaniu zamykającym ten audit.
Czyż nie lepiej byłoby dokonać przeglądu za okres poprzedniego roku + audity wewnętrzne w II kwartale bierzącego roku i to wszystko podumować przed auditem trzeciej strony czyli na początku III kwartału bieżącego roku ?
Mam nadzieję, że jest to zrozumiale napisane.

Temat: przegląd zarządzania

Sebastian Tutak:

Zbigniew Banaśkiewicz:
Jeżeli jest ustalone, że raz w roku, to wszystko jedno kiedy.

Moim zdaniem jeżeli przeprowadzimy go na początku roku za rok poprzedni to właściwie podsumujemy i przedstawimy najwyższemu kierownictwu coś co tak naprawdę zostało zweryfikowane podczas auditu trzeciej strony w III kwartale tamtego roku i potwierdzone ciągłością lub nie certyfikatu a poza tym omówione w skrócie na spotkaniu zamykającym ten audit.

1.Ocena przeprowadzona przez auditorów certyfikujących nie jest porównywalna z przeglądem zarządzania bo są to jednak inne oceny.

2.Praktycznym rozwiązaniem jest przegląd zarządzania przez kolejnym auditem certyfikującym (np. w tym samym kwartale) bo wtedy kierownictwo ma orientację w jakim stanie jest firma przez auditem i czy nie ma ryzyka porażki na audicie.

Temat: przegląd zarządzania

Marek Piotrowski:

2.Praktycznym rozwiązaniem jest przegląd zarządzania przez kolejnym auditem certyfikującym (np. w tym samym kwartale) bo wtedy kierownictwo ma orientację w jakim stanie jest firma przez auditem i czy nie ma ryzyka porażki na audicie.

O ile przed PIERWSZYM auditem certyfikującym warto a nawet należy zrobić przegląd, to w przypadku przeprowadzania KOLEJNYCH przeglądów (w firmie o ugruntowanym systemie) przed auditami zewnętrznymi - nasuwa mi na myśl pytanie:
Dla kogo jest system, dla kogo jest przegląd?
Dla auditorów, czy dla organizacji?

Ostatnim razem uległem tej "zasadzie" i nie wyszło to dobrze - zabrakło kilku danych wejściowych. A gdyby był zrobiony choć 2 tyg później, było by ok

Temat: przegląd zarządzania

Krzysztof Krogulec:

O ile przed PIERWSZYM auditem certyfikującym warto a nawet należy zrobić przegląd, to w przypadku przeprowadzania KOLEJNYCH przeglądów (w firmie o ugruntowanym systemie) przed auditami zewnętrznymi - nasuwa mi na myśl pytanie:
Dla kogo jest system, dla kogo jest przegląd?
Dla auditorów, czy dla organizacji?

Ugruntowanym systemie czy skostniałym systemie? :)
Między innymi od tego jest przegląd, żeby zauważyć przed kolejnym auditem jednostki certyfikującej, że:
-mamy nowych klientów, a nie do końca wdrożyliśmy ich wymagania, a dokumentacja nie odzwierciedla ich wymagań
-mamy nowe produkty, ale dokumentacja do nich jest dziurawa
-połowa działań korygujących z ostatniego półrocza ślimaczy się
-nie udało się przeprowadzić wszystkich auditów bo kilku właścicieli procesów się "miga od auditu"
-kilka wskaźników procesowych jest na czerwono, a "action plany" do nich nie istnieją
-dokonaliśmy przekształceń firmy (przejęcia, wchłonięcia, podziały, wygaszenia produkcji), a dokumentacja firmy tego nie odzwierciedla
-firma się rozbudowała, zatrudniła nowy personel, uruchomiła nowe maszyny, a dokumentacja tego nie odzwierciedla
-pojawiły się nowe przepisy prawne dotyczące naszej firmy, a my jesteśmy z tematem "w lesie"
-...
To wszystko może zaowocować porażką na audicie nadzorczym

PS Przegląd jest OCZYWIŚCIE dla organizacji i nigdzie nie napisałem niczego innego.Marek Piotrowski edytował(a) ten post dnia 20.04.11 o godzinie 08:39

Temat: przegląd zarządzania

Przegląd systemu musi być dobrze przygotowany (ustalone miejsce i termin oraz uzgodniony i zatwierdzony plan przeglądu). Właściciele i zarządzający procesami, w tym Pełnomocnik przygotowują materiały na przegląd systemu. Całość materiałów zbiera Pełnomocnik i co najmniej na 3 dni przed datą przeglądu dostarcza je dla Zarządu ORGANIZACJI. Pełnomocnik w ciągu tych 3 dni opracowuje na przegląd systemu projekt protokołu z propozycjami wniosków i zaleceń, który na przeglądzie jest korygowany i uzupełniany o nowe wnioski i zalecenia. Poniżej w skrócie napisałem jak (jako Pełnomocnik) przygotowywałem Przegląd ZSZ w firmie usługowej.

Okresowe przeglądy Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) przeprowadzane przez kierownictwo.
Przegląd ZSZ jest dokonywany przez kierownictwo przynajmniej raz w roku w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności.
Za przeprowadzenie przeglądów ZSZ odpowiada Prezes Zarządu/Dyrektor ORGANIZACJI.
Prezes Zarządu/Dyrektor wspólnie z Pełnomocnikiem Zarządu ds. ZSZ ustala termin i plan przeglądu. Plan przeglądu zatwierdza Prezes Zarządu/Dyrektor.

Dane wejściowe (co najmniej!):
- realizacja wniosków i zaleceń z wcześniej przeprowadzonych przeglądów ZSZ przez kierownictwo oraz ocena ich skuteczności;
- realizacja „Polityki jakości, środowiskowej i bezpieczeństwa”;
- funkcjonowanie ZSZ;
- realizacja celów i zadań jakościowych, środowiskowych i bhp z Programu Zarządzania Jakością Środowiskowego i Bezpieczeństwem (Programu ZJŚB);
- analiza wyników monitorowania aspektów znaczących oraz oceny zgodności z przepisami prawnymi;
- analiza wskaźników skuteczności i efektywności procesów;
- audity wewnętrzne i zewnętrzne systemu;
- reklamacje od klientów;
- wyniki analiz wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych;
- oceny stanu środowiska i bhp w ORGANIZACJI dokonanej przez jednostki zewnętrzne np. PIP, PPIS, WIOŚ, PPSP, …
- analiza przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych;
- utracone zlecenia na wykonanie usług;
- zmieniające się okoliczności wewnętrzne i zewnętrzne i ich wpływ na wymagania przepisów prawnych z zakresu bhp i środowiska.

Przebieg przeglądu
W przeglądzie biorą udział:
• Zarząd ORGANIZACJI,
• Prezes Zarządu/Dyrektor
• Pełnomocnik Zarządu ds. ZSZ,
• Lekarz zakładowy,
• Właściciele i zarządzający procesami.
Dodatkowo w przeglądzie mogą brać udział w zależności od omawianych tematów inne osoby z zainteresowanych tematem komórek organizacyjnych.
Pełnomocnik Zarządu ds. ZSZ powiadamia (co najmniej 14 dni przed data przeglądu) uczestników o terminie i miejscu przeglądu. Materiały na przegląd przygotowują właściciele i zarządzający procesami (zazwyczaj kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za poszczególne procesy /obszary działań/), w tym Pełnomocnik. Podczas przeglądu systemu, kolejno zgodnie z planem, poszczególne tematy referują właściciele/zarządzający procesami. Po omówieniu każdego punktu jest (o ile musi być!) dyskusja i są podejmowane wstępne wnioski i zalecenia. Obowiązkiem Pełnomocnika jest posiadanie na przeglądzie systemu wstępnie przygotowanego protokołu z propozycjami wniosków i zaleceń.
Z przeglądu ZSZ wykonywanego przez najwyższe kierownictwo sporządzany jest protokół. W celu doskonalenia systemu na przeglądzie są podejmowane wnioski i zalecenia, które następnie w formie:
- Zaleceń (korekcja),
- Zarządzeń Prezesa Zarządu/Dyrektora,
- Kart Działań Korygujących/Zapobiegawczych
- nowych zadań do Programu ZJŚB
są kierowane do odpowiednich komórek organizacyjnych w celu ich realizacji. Wyniki przeglądu podawane są także do wiadomości przedstawicielom załogi oraz „Komisji ds. BHP i Ochrony Środowiska”.

Dane wyjściowe z przeglądu:
- potwierdzenie prawidłowego funkcjonowania ZSZ i procesów,
- potwierdzenie spełnienia celów „Polityki jakości, środowiskowej i bezpieczeństwa”,
- decyzje i zadania do Programu ZJŚB,
- ocena zagrożeń dla ZSZ i możliwości ich eliminowania,
- potwierdzenie zgodności z przepisami pozwoleń i decyzji,
- decyzje dotyczące doskonalenia funkcjonowania ZSZ,
- decyzje dotyczące doskonalenia jakości usług,
- decyzje dotyczące działań mających na celu:
• minimalizację wpływu ORGANIZACJI na środowisko
• poprawę warunków bhp.

Tak przygotowany przegląd nie był nudny - przebiegał sprawnie i szybko.

Termin przeglądu – uważam, że na Przegląd ZSZ w ORGANIZACJI muszą być zakończone wszelkie sprawozdania dotyczące działalności ORGANIZACJI za rok poprzedni! W praktyce jest to zazwyczaj marzec, a najpóźniej do 10 kwietnia.

Temat: przegląd zarządzania

Nareszcie mogę się powołać na słynne podejście procesowe :-)

Przegląd zarządzania to jest proces a nie punkt normy do wypełnienia w postaci ponurej nasiadówy raz czy kilka razy do roku.

Powinien być dopasowany do trybu pracy zarządu czy grupy zarządzającej jako tzw. stały fragment gry.