GoldenLine
Zaloguj się
Joanna H.

Joanna H. Credit Agricole,
Product Manager

Temat: procedura a instrukcja??

Cześć wszystkim:)

ostatnio spotkałam się z opinią, iż to co jest napisane w instrukcji jest mnie wiążące niż to co w procedurze. Czy opinia ta jest prawdziwa? Czy w trakcie auditu certyfikującego audytor może zwrócić firmie uwagę, iż pracownik wykonuje najpierw krok 5, a potem krok 4 wg danej instrukcji roboczej i potraktować to jako niezgodność?
Jaka jest dokładnie różnica między procedurą a instrukcją?

Z góry dziękuję za pomoc! :)

Pozdrawiam,

Asia
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

No alo,
instrukcja jest dokumentem, którego autorem jest zazwyczaj producent danego urządzenia/systemu, natomiast procedura pisana jest w celu stosowania jej w danym zakładzie/wytwórni,która powstaje często na bazie instrukcji producenta. jeśli nazwy procedura/instrukcja opisują czynności mające miejsce w danym zakładzie/wytwórni i jest dokumentem wewnetrznym, to wdg mnie to jest to samo, różni się jedynie nazwą.

Natomiast jeśli chodzi o kolejność to należy trzymać się chronologii, jeśli punkt 5 wykonuje się przed 4, to nalezy zmienić procedurę i z 5 zrobić 4 i odwrotnie. audytor może, ale nie musi potraktowac to jako niezgodność, ale lepiej nie dawać im pretekstów:)
mam nadzieję, że trochę pomogłem.
pzdr!
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Michał K.:
jeśli nazwy procedura/instrukcja opisują czynności mające miejsce w danym zakładzie/wytwórni i jest dokumentem wewnetrznym, to wdg mnie to jest to samo, różni się jedynie nazwą.

Tutaj niestety nie zgadzam się z moim przedmówcą... Procedura (zazwyczaj/ale nigdy odwrotnie) jest dokumentem nadrzędnym w stosunku do instrukcji. Dodatkowonależy nadmienić,że instrukcja uszczegóławia procesy opisane w procedurze.
Natomiast jeśli chodzi o kolejność to należy trzymać się chronologii, jeśli punkt 5 wykonuje się przed 4, to nalezy zmienić procedurę i z 5 zrobić 4 i odwrotnie.

Próbuję sobie wyobrazić sytuację kiedy procedura i instrukcja opisuja ten sam proces, a przy okazji różnią się podejściem do niego. W dokumentacji systemu zarządzania jakości istnieje stopniowanie/hierarchia tejże dokumentacji. Z procedury powinno wynikać instrukcje, i nie powinno zaistnieć zaprzeczenie sposobu postępowania opisanego w procedurze. Jeżeli w rzeczywistości proces wykonywany jest inaczej niż opisano w dokumentach, trzeba rozważyć uaktualnienie dokumentacji po wcześniejszej analizie zaszłych zmian (jako część działań korygująco-zapobiegawczych...System Zapewnienia Jakości jest systemem ulegającym ciągłemu doskonaleniu, więc takie przypadki są oczywiście dopuszczalne).

Mam nadzieję, że nie zamąciłem za mocno.

Pozdrawiam,
MaciejMaciej Szerszenowicz edytował(a) ten post dnia 05.11.07 o godzinie 12:49
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:
Czy w trakcie auditu certyfikującego audytor może zwrócić firmie uwagę, iż pracownik wykonuje najpierw krok 5, a potem krok 4 wg danej instrukcji roboczej i potraktować to jako niezgodność?
Według mnie może...
Link do wypowiedziLink
Michał Kotarba

Michał Kotarba Główny Analityk,
nazwa.pl

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:
ostatnio spotkałam się z opinią, iż to co jest napisane w instrukcji jest mnie wiążące niż to co w procedurze. Czy opinia ta jest prawdziwa? Czy w trakcie auditu certyfikującego audytor może zwrócić firmie uwagę, iż pracownik wykonuje najpierw krok 5, a potem krok 4 wg danej instrukcji roboczej i potraktować to jako niezgodność?

Przede wszystkim należałoby się zastanowić dlaczego instrukcja i procedura są, przynajmniej w części, sprzeczne ze sobą. Generalnie Pełnomocnik odpowiada za to, aby cały system był sprawny i zgrany ze sobą. Nie należy zatem czekać na audyt certyfikujący tylko podjąć odpowiednie działania korygujące/korekcyjne.
Link do wypowiedziLink
Joanna H.

Joanna H. Credit Agricole,
Product Manager

Temat: procedura a instrukcja??

Michał K.:
Przede wszystkim należałoby się zastanowić dlaczego instrukcja > i procedura są, przynajmniej w części, sprzeczne ze sobą.

Chyba trochę nie jasno się wyraziłam. Chodziło mi nie o niezgodności pomiędzy procedurą a instrukcją, a bardziej o niezgodności pomiędzy instrukcją roboczą a rzeczywistością. Wiadomo bowiem, że pracownik w miarę zdobywania doświadczenia nabiera większej sprawności i mimo iż wykonuje wszystkie kroki, to w zależności od przypadku może postępować inaczej (np. różna kolejność wykonywania działań). Czy wówczas jest to również niezgodność?
I jeszcze jedno zapytanie odnośnie procedur. Norma ISO 9001:2000 wymaga 6 podstawowych procedur (działania zapobiegawcze i korygujące, nadzór nad dokumentacją itd). Czy wymagane jest również dołączenie do nich procedury opisującej główną działalność przedsiębiorstwa, czy też możliwe jest zakwalifikowanie tego do ram procesu, który z kolei jest opisywany przez poszczególne instrukcje robocze?
Dziękuję bardzo z góry wszystkim za pomoc!

Pozdrawiam,

Asia
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:
Wiadomo bowiem, że pracownik w miarę zdobywania doświadczenianabiera większej sprawności i mimo iż wykonuje wszystkie krokito w zależności od przypadku może postępować inaczej (np. różna kolejność wykonywania działań).

Te różne przypadki można bądź rozdzielić w instrukcji, bądź też na tyle ją uogólnić na tych etapach, tak aby pracownik miał pole manewru. Jeżeli dane działanie jest na tyle dobrze/sprawnie wdrożone w proces opisywanie szczegółowe w postaci instrukcji nie jest już wymagane. Pozwala to wtedy powoli/stopniowo upraszczać dokumentację SZJ. Żaden audytor nie wymaga nadmiernie rozbudowanych procedur/instrukcji dla "zwalidowanego" procesu.
Czy wówczas jest to również niezgodność?

Nie mamy niezgodności jeżeli zostanie to ubrane w działania zapobiegawczo/doskonalące. Tak jak Michał napisał powyżej...nie należy czekać na audyt, tylko zaktualizować dokumenty wcześniej.

I jeszcze jedno zapytanie odnośnie procedur. Norma ISO 9001:2000 wymaga 6 podstawowych procedur (działania zapobiegawcze i korygujące, nadzór nad dokumentacją itd). Czy wymagane jest również dołączenie do nich procedury opisującej główną działalność przedsiębiorstwa, czy też możliwe jest zakwalifikowanie tego do ram procesu, który z kolei jest opisywany przez poszczególne instrukcje robocze?

Czemu ubierać główną działalność przedsiębiorstwa w procedurę/instrukcję? Te informacje powinny byc zawarte w Polityce Jakości.

Pozdrawiam
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

A co jak procedury nijak się mają do mapy procesu?
Link do wypowiedziLink
Michał Kotarba

Michał Kotarba Główny Analityk,
nazwa.pl

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:

Chyba trochę nie jasno się wyraziłam. Chodziło mi nie o niezgodności pomiędzy procedurą a instrukcją, a bardziej o niezgodności pomiędzy instrukcją roboczą a rzeczywistością. Wiadomo bowiem, że pracownik w miarę zdobywania doświadczenia nabiera większej sprawności i mimo iż wykonuje wszystkie kroki, to w zależności od przypadku może postępować inaczej (np. różna kolejność wykonywania działań). Czy wówczas jest to również niezgodność?

Jak najbardziej jest to niezgodność.

Można, jak to Maciek napisał, uogólnić dokumentację lub po prostu wycofać instrukcję jeśli jest ona niepotrzebna. Należy przy tym jednak uwzględnić takie elementy jak:
- czy niezgodność wynika z nieprawidłowego wykonywania obowiązków przez pracownika (tj. robi inaczej niż powinien),
- czy też pracownik robi dobrze, ale instrukcja jest przestarzała i nieadekwatna do postępującego rozwoju przedsiębiorstwa,
- czy problem dotyczy wszystkich pracowników, czy też jednej osoby,
- czy odejście danej osoby z pracy nie spowoduje, że nikt nie będzie wiedział jak wykonywać daną pracę (zachowanie w dokumentacji SZJ tzw. Know-How).

Wtedy też podjąć odpowiednie działania - np. szkolenie pracowników lub zmiana w dokumentacji SZJ.Michał Kotarba edytował(a) ten post dnia 05.11.07 o godzinie 14:41
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Anna L.:
A co jak procedury nijak się mają do mapy procesu?

A na jakiej podstawie pisaliście procedury?
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Maciej S.:
Anna L.:
A co jak procedury nijak się mają do mapy procesu?

A na jakiej podstawie pisaliście procedury?

Na podstawie mapy procesu, która jest:
- nieaktualna od kilku lat, bo nikt nią nie zarządza
- ściemniona, bo każdy chciał zaznaczyć, jaki jest ważny w procesie, podczas gdy faktycz nie nic nie robi

Podsumowując, mapa procesu nijak się ma do rzeczywistości, procedury nijak się mają do mapy.
Załamać się można.

P.S.
Tak, są takie firmy, które w ogólnym chaosie świetnie sobie dają radę ;)
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Anna L.:
Załamać się można.

Sądząc po opisie...to nie zaprzeczam :-) Szkoda, że nie widziałaś mojego wyrazu twarzy... ;-)
P.S.
Tak, są takie firmy, które w ogólnym chaosie świetnie sobie dają radę ;)

No to życzę powodzenia w prostowaniu Systemu... powinno być to całkiem interesujace wyzwanie. Ale nie popadajmy w panikę... trzeba tylko zakasać rękawy i do dzieła :-)
Link do wypowiedziLink
Joanna H.

Joanna H. Credit Agricole,
Product Manager

Temat: procedura a instrukcja??

Czy w takim razie można instrukcje robocze odnoszące się do konkretnych kroków w procesie potraktować jako formę szkolenia dla nowych pracowników, a dla tych starszych jako formę pomocy, wskazówki? Jak najlepiej rozwiązać problem rzeczywistość a instrukcja (jeden pracownik postępuje w taki sposób, drugi w inny, z kolei wynik końcowy jest ten sam i nie ma wpływu na zadowolenie klienta), aby nikt się do niego nie przyczepił?
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:
Czy w takim razie można instrukcje robocze odnoszące się do konkretnych kroków w procesie potraktować jako formę szkolenia
dla nowych pracowników,

To na pewno... wręcz niezbędną dla utzrymania standardów.
a dla tych starszych jako formę pomocy, wskazówki? Jak najlepiej rozwiązać problem rzeczywistość a instrukcja (jeden pracownik postępuje w taki sposób, drugi w inny, z kolei wynik końcowy jest ten sam i nie ma wpływu na zadowolenie klienta)

Nie wiem dokładnie o jakim procesie mówimy, ale w wypadku kiedy mamy kilka różnych sposobów postępowania względem tego samego procesu, trudnym staje się monitorowanie takiego procesu. Moim zakresem bardziej jest Dobra Praktyka Wytwarzania (GMP), ale nasuwa mi się pytanie co do analizy ryzyka popełnienia błędów/zapobiegania tym błędom. Kiedy mamy kilka różnych/nie wystandaryzowanych podejść do tej samej czynności, trudno to w łatwy sposób objąć i kontrolować.
, aby nikt się do niego nie przyczepił?
Link do wypowiedziLink
Marek Kubiś

Marek Kubiś programista c#

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:
Chyba trochę nie jasno się wyraziłam. Chodziło mi nie o niezgodności pomiędzy procedurą a instrukcją, a bardziej o niezgodności pomiędzy instrukcją roboczą a rzeczywistością.
Instrukcja robocza do edycji.
różna kolejność wykonywania działań). Czy wówczas jest to również niezgodność?
Tak, uwagi Pana Michała jak najbardziej do uwzględnienia.
Czy wymagane jest również dołączenie do nich procedury opisującej główną działalność przedsiębiorstwa,
Tak i nazywa się to Księga Jakości
to co jest napisane w instrukcji jest mnie wiążące niż to
co w procedurze.
A niby na jakiej podstawie? Jedno i drugie jest wiążące, a jeżeli sprzeczność to dokumentacja do edycji.
Michał K.:
jeśli nazwy procedura/instrukcja opisują czynności mające
miejsce w danym zakładzie/wytwórni i jest dokumentem
wewnetrznym, to wdg mnie to jest to samo, różni się jedynie nazwą
NIE. Nigdy. Instrukcja jest szczegółową regulacją vs procedura, która jest opisem na poziomie zasad, np: procedura mówi, że coś ma być robione, a instrukcja wyjaśnia jak ma być to robione na różnych stanowiskach.

Mylenie instrukcji z procedurą jest niestety powszechne i źle świadczy o konsultantach nadzorujących proces wdrożenia. Oczywiście czym innym jest świadome szczegółowe opisywanie wykonywanych czynności w procedurze, bo "rozdmuchiwanie" systemu poza granice rozsądku byłoby nadmiernym jego zbiurokratyzowaniem.

Naturalnym procesem ewolucji dokumentacji systemu jest pozbawianie procedur sztywnych zapisów i przenoszenie ich do instrukcji. Tak samo jak i upraszczanie opisu procesów oraz ich mapy.

Z opisu procesów winno jasno wynikać jakie stosuje się procedury, a z procedur jakie szczegółowe instrukcje. I wszystko to winno być spójne ze schematem organizacyjnym przedsiębiorstwa. Tylko i aż tyle. :-D
Link do wypowiedziLink
Joanna H.

Joanna H. Credit Agricole,
Product Manager

Temat: procedura a instrukcja??

No dobrze, więc jeżeli instrukcje są opisem procedur i szczegółowo wyjaśniają daną czynność, to czy muszą one zostać stworzone dla każdej czynności (np. wykonanie zdjęcia), nawet tej najdrobniejszej?
Link do wypowiedziLink
Marek Kubiś

Marek Kubiś programista c#

Temat: procedura a instrukcja??

Joanna N.:
No dobrze, więc jeżeli instrukcje są opisem procedur i szczegółowo wyjaśniają daną czynność, to czy muszą one zostać stworzone dla każdej czynności (np. wykonanie zdjęcia), nawet tej najdrobniejszej?
ISO nie zwalnia od myślenia. Odpowiedź: w zależności od potrzeb. Nie dajmy się zwariować. Umiar i rozsądek najwyższą wartością.

I jeszcze jedno, co najprawdopodobniej jest przyczyną dociekań. Dokumentacja ISO ma charakter intencjonalny. Literalne traktowanie przez wielu, pokaż mi gdzie mam napisane, że mam to robić, nie ma sensu. ISO ma rozstrzygnąć co ma być robione. Jak, na poziomie szczegółowości prawą / lewą ręką, w instrukcjach ISO może ale nie musi być.

Tu muszą zadziałać inne mechanizmy, np: zkres obowiązków na stanowisku pracy, instrukcja stanowiskowa, itp. ISO musi być ponad takim "upierdliwym" podejściem. W przeciwnym przypadku dokumentacja ISO musiała by być aktualizowana kilka razy dziennie. Nie o to chodzi.

Chodzi o zagwarantowanie właściwej jakości. Jeżeli jakiś detal jest istotny dla jakości to go należy uwzględnić. Nie dajmy się zwariować.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: procedura a instrukcja??

Marek K.:

Umiar i rozsądek najwyższą wartością.

Podpisuje sie pod zdaniem Marka. Najczęściej w początkowym okresie System jest "rozdmuchany", ale wraz ze wzrastającą świadomością personelu i kierownictwa ilość istniejących procedur/instrukcji ulega zmniejszeniu. Dochodzi się do przypadków kiedy niektóre z tych dokumentów stają się zbędne. Tak samo jak zbędne jest opisywanie "oczywistych oczywistości" ;-)

Chodzi o zagwarantowanie właściwej jakości. Jeżeli jakiś detal jest istotny dla jakości to go należy uwzględnić. Nie dajmy się zwariować.


Dobra puenta :-D
Link do wypowiedziLink
Magdalena S.

Magdalena S. Specjalista ds.
Zapewnienia Jakości,
Celon Pharma Sp. z
o...

Temat: procedura a instrukcja??

No dobrze, więc jeżeli instrukcje są opisem procedur i szczegółowo wyjaśniają daną czynność, to czy muszą one zostać stworzone dla każdej czynności (np. wykonanie zdjęcia), nawet tej najdrobniejszej?
Dzień dobry,
Mnie również bliżej do GMP, ale porównując oba te systemy doszłam do jednego wniosku (przy gorliwej pomocy audytorów z różnych krajów i urzędów) - Im więcej napisze się na papierze, tym łatwiej się z tego wybronić. Czasem wykonywanie tych samych czynności rutynowo powoduje powstawanie błędów. Dlatego wszyscy audytorzy, z którymi miałam do czynienia wymagali instrukcji pisemnych "krok po kroku" (w ISO spotkałam się ze schematami blokowymi, co znacznie zmniejsza ilość papieru, jak również ułatwia pracę osobom korzystającym z instrukcji).
Procedura określa ogólne zasady postępowania, natomiast instrukcja powinna prowadzić wykonawcę za rękę. Jeśli jest niespójna z rzeczywistością, należy zmienić ją tak, aby tej rzeczywistości odpowiadała, albo przeszkolić personel i egzekwować postępowanie zgodnie z nią.
POzdrawiam serdecznie i życzę powodzenia:)
Link do wypowiedziLink
Magdalena Wisniewska

Magdalena Wisniewska Legal Entity
Controller -
Livingston
International

Temat: procedura a instrukcja??

Magdalena S.:
Procedura określa ogólne zasady postępowania, natomiast instrukcja powinna prowadzić wykonawcę za rękę. Jeśli jest niespójna z rzeczywistością, należy zmienić ją tak, aby tej rzeczywistości odpowiadała, albo przeszkolić personel i egzekwować postępowanie zgodnie z nią.
POzdrawiam serdecznie i życzę powodzenia:)

Można też napisać tak procedury aby nie trzeba było już pisać instrukcji. Wystarczy odpowiednio uszczegółowić procedury, czyli krok po kroku co tzreba robić.

Żaden polski i zagraniczny audytor do tego podejścia nie miał zastrzeżeń.

pozdrawiam
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy





Wyślij zaproszenie do
Anuluj