Temat: Nadzór nad zapisami

W jaki sposób macie zorganizowany nadzór nad zapisami?
W mojej firmie teoretycznie do zapisów nie można się przyczepić. Jest tabela zapisów, formularze są identyfikowane itd. Problem w tym, że w miarę rozrastania się systemu objął on również formularze nie związane z systemem. Na przykład:
Na początku były ujęte zapisy dt. szkoleń, kompetencji pracowników, teraz zarejestrowane są wszelkie formularze kadrowe, nawet wniosek urlopowy i oświadczenie o miejscu zamieszkania...
Poza tym jako zalecenie z jednego z auditów okresowych w tabeli zapisów musiały znaleźć się puste formularze: wzorzec instrukcji, FMEA, a nawet papier firmowy. Czy to nie przesada?
Jak odchudzić system?