Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Witam wszystkich. Poszukuję rozwiązania dla ominięcia stosowania kart dz. korygujących/ zapobiegawczych, które nie sprawdziły się w naszej firmie. Norma nie wymaga stosowania takich kart. Jest to jedynie ogólnie przyjęty zwyczaj. W jaki inny sposób dokonywać zapisów z działań korygujących/ zapobiegawczych?
Zastanawiałam się nad przesyłaniem zgłoszeń i dalszymi zapisami przesyłanymi drogą mailową, ale nie wiem jak prowadzić nadzór na tak przyjętymi zapisami.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Jak dużo masz działań korygujących i z jakich źródeł - audity, reklamacje, niezgodności wyrobu i inne incydenty wewnętrzne...?

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

w praktyce K.dz.kor. wystawiane są po auditach, natomiast właściciele procesów (mamy 3 procesy:Obsługa klienta, Projektowanie, Realizacja usług)ich prawie nie używają. W procesie Realizacji usług wszystko co dotyczy działań kor. zapisywane jest na cotygodniowych naradach i dopracowując formę zapisu z tych narad można zastąpić K.dz.kor, ale w pozostałych procesach takich narad nie ma. Większość spraw załatwiana jest w ramach danego działu. Uważam, że właściwie tak powinno być ale jak to się ma do zbierania dokumentacji przez Pełnomocnika o wykonanych działaniach korygujących?

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Trzeba dopowiedzieć o jaki system, wg jakiej normy.
W normach np.9001,czy 14001,18001 nie ma powiedziane,że trzeba robić zapisy z narad. Narady to element komunikacji , nie procesu z mapy procesów. Można po naradzie wystawić karte działań jak będzie niezgodność w komunikacji.
Chyba,że ta narada jest Przeglądem Zarządzania, to co innego.

Forma zapisów.

To musisz ustalić z auditorem z jednostki certyfikującej. U nas np. nie może byc inaczej:
- karta niezgodności,
- karta działań korygujących.
Na ocenie działań przez pełnomocnika nie może się kończyć. Wymaga monitorowania, czy ta niezgodność się nie powtórzyła.Józef Mirowicz edytował(a) ten post dnia 16.02.10 o godzinie 14:21

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Zapomniałam dodać, chodzi o ISO 9001. Wg normy ISO 9001 nie jest wymagane prowadzenie "Kart" czy innych "wniosków", nie wiem jak wygląda to wg innych norm.
O to właśnie mi chodzi, w jaki inny sposób dokumentować przeprowadzanie działań korygujących albo inaczej: jakie zapisy mogą być traktowane jako dokumentowanie przeprowadzenia działań korygujących.
Pracuję w małej firmie (40 pracowników)i próbuję znaleźć sposób na dokumentowanie tych działań, wycofując i tak nieskuteczne "Karty"

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

moim zdaniem nie ma sensu wystawiać jakichkolwiek kart w przypadku bieżących korekt realizowanych przez dany dział.
W przypadku działań korygujących, dotyczących niezgodności w jakimś procesie dobrze jeżeli taka informacja trafi do Pełnomocnika.
U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Aleksandra M.:
Witam wszystkich. Poszukuję rozwiązania dla ominięcia stosowania kart dz. korygujących/ zapobiegawczych, które nie sprawdziły się w naszej firmie. Norma nie wymaga stosowania takich kart. Jest to jedynie ogólnie przyjęty zwyczaj. W jaki inny sposób dokonywać zapisów z działań korygujących/ zapobiegawczych?
Zastanawiałam się nad przesyłaniem zgłoszeń i dalszymi zapisami przesyłanymi drogą mailową, ale nie wiem jak prowadzić nadzór na tak przyjętymi zapisami.

To ja proponuje takie podejście:

a) analiza normy ISO 9001 pod względemk tworzenia zapisów (21 jest wymienionych w normie),

b) skoro wpomianie formularze nie doskonalą systemu to je przeprojektować lub całkowcie usunać o ile nie zawierają el. patrz. pkt a,

c) w odniesieniu do puktu a) dokonać uktualizacji procedur systemowych działań korygujących i zapobiegawczych (conajmniej przeglądu).

P.S Czy czasem nie są mylone dwa pojecia systemu pracy grupowej i obiegu dokumentacji z tworzeniem zapisów systemowych i wymaganiami w/w spomnianych procedur.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Ula S.:

U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

Powoli zaczyna mi coś świtać w głowie. Odpowiada to umieszczaniu w takim pliku niezgodności dot.systemu, a co z niezgodnościami innymi np. dotyczącymi wyrobu/usługi. Obawiam się, że tu zauważę opór taki sam jak w przypadku "Kart"

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Jerzy Janik:

To ja proponuje takie podejście:

a) analiza normy ISO 9001 pod względemk tworzenia zapisów (21 jest wymienionych w normie),

b) skoro wpomianie formularze nie doskonalą systemu to je przeprojektować lub całkowcie usunać o ile nie zawierają el. patrz. pkt a,

>Właśnie o to mi chodzi. W jaki inny sposób dokonywać tych zapisów niż na Kartach dz. kor

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Ula S.:
moim zdaniem nie ma sensu wystawiać jakichkolwiek kart w przypadku bieżących korekt realizowanych przez dany dział.
W przypadku działań korygujących, dotyczących niezgodności w jakimś procesie dobrze jeżeli taka informacja trafi do Pełnomocnika.
U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

O ile ten plik xl spełni podstawowe postulaty - wymagania stawiane dokumentacji systemowej (jeżeli tak go traktujemy)

a - identyfikowalność (kolejne wersje zapisów, sygnatury zmian itp),
b - cztelność (to wymaganie jest dość jasno zdefiniowane),
c - aktualność (kto nadzoruje, jakie są zasady, w jaki sposób zostały potwierdzone),
d - dostępność (czy każdy posiada dostęp, patrz komputer, oprogramowanie),
e - zabezpieczony (przed nieautoryzowanym dostępem) no i najważniejsze, jeżeli bedzie stanowił "zapis" to przed zmianami.

Kolejna sprawa to archiwizacja np. po kolejnym roku kalendarzowym.
P.S Tych "wymagań" jest wiecęj. Ja pozwoliłem sobie przytoczyć podstawowe.

Poniżej chce tez przedstawić problematyke implementacji oprogramowania (poniewaz zawsze jest to rozwiązanie docelowe)

Problem ma dwa aspekty

a) rozwiązanie, które pozwoli rozwiązać problemy doraźne

oraz

b) rozwiązanie wspierające działania porzyszłe i rozwój firmy.

Napewno system do zarządzania dokumentacją (ISO, i nie tylko ISO) stanowi podstawe takiego wdrożenia. Choć powstanie firmy wcale nie jest związane z funkcjonowaniem ISO a z produkcją, gospodarką magazynową i finansami. Kolejny obszar implementacji informatycznej to komunikacja z klientem (obsługa zamowien, CRM) oraz dostawcami (reklamacje) a to wszstko (lub niektóre moduły powinne być powiązane z produkcją i systemem klsay SAP lub podobnymi). Lekceważony obszar ale ważny to informacja techniczna i jej gromadzenie (rysunki techniczne , normy, dokumentacja zatwierdzeń itp.) oraz wymagania prawne.

Pomijanym tematem są systemy pracy grupowej (ponieważ program to też koszty) co uważam osobiście za błąd. W nowoczesnych firmach ze względu na ich wielkość (liczbe zatrudnionych) oraz "skale problemów" zarządzanie poprzez realizacje projektów oraz celów to jedyna docelowa metoda realizacji jakiejkolwiek polityki firmy (czy to polityki jakości czy też finasowej).

Komunikacja to podstawa, podstawa, podstawa, podstawa, podstawa
fukcjonowania każdej oragnizacji. Powstaje obszar kosztów (wcale
nie małych, projekty się ciągną i coraz więcej kosztują, nie rozwijają firmy - nowe kontrakty), który praktycznie nie jest analizowany. Nie poprzez rozliczenie czasu pracy, nie jest analizowany przez system księgowy bo nie ma go w planie kont, nie
ma oceny skuteczności i efektywności działań poniewaz nie ma zapisów.

Przy wyborze jakiegokolwiek oprogramowania (jednej czy wielu firm)
prosze zwrócić uwagę, że po pewnym czasie powstaje "stos" róznych programów, kóre mogą być mniej lub bardziej "spojne" z punktu widzenia funcjonowania firmy. Słowo "spojne" ma szczególny
wydzwięk gdyż dotyczy wielu aspektów (przede wszstkim) technologii informatycznych i kompleksowego podejscią do funcjonalności tych rozwiązań (wymiana danych, czasami wymagań prawnych).

Dobrą praktyką jest określenie parametrów użytkowych takiego oprogramowania przez przyszłych użytkowników (docelowy dział, grupa pracowników) oraz analiza zastosowanych technologii informatycznych przez dział IT firmy.Jerzy Janik edytował(a) ten post dnia 23.02.10 o godzinie 10:13

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Aleksandra M.:

Jerzy Janik:

To ja proponuje takie podejście:

a) analiza normy ISO 9001 pod względemk tworzenia zapisów (21 jest wymienionych w normie),

b) skoro wpomianie formularze nie doskonalą systemu to je przeprojektować lub całkowcie usunać o ile nie zawierają el. patrz. pkt a,

>Właśnie o to mi chodzi. W jaki inny sposób dokonywać tych zapisów niż na Kartach dz. kor

Norma nie narzuca prowadzenia sposobu dokumentacji ( a w przypadku nie systemowej tym bardziej). Proponuje opracować niewielką procedurę dot. wymiany informacji przy pomocy poczty elektronicznej (np. jakie informacje powinny być min zawarte itp., kiedy tworzymy nowy watek a kiedy tylko odpowiedz idt.) Na poczatku nie będzie to łatwe ale z czasem użytkownicy się przyzwyczają. Ponadto gdy firma bedzie się rozrastać taka procedura zaowocuje doświadczeniem, które pomoże w wyborze systemy informatycznego (oprogramowania). Jest to naturalna konskwencja rozwoju firmy (nie zawsze zależy od ilosći pracowników lecz od ilości i rangi zadań).Jerzy Janik edytował(a) ten post dnia 16.02.10 o godzinie 15:14

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Aleksandra M.:

Ula S.:
U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

Powoli zaczyna mi coś świtać w głowie. Odpowiada to umieszczaniu w takim pliku niezgodności dot.systemu, a co z niezgodnościami innymi np. dotyczącymi wyrobu/usługi. Obawiam się, że tu zauważę opór taki sam jak w przypadku "Kart"

to zapewne zależy od charakteru tych niezgodności.. moja metoda - idź do ludzi i zapytaj. Jak oni by rozwiązali sprawę tak by i dla nich nie było to kłopotliwe ale żeby też nie było w konflikcie z wymaganiami...

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Ula S.:

- idź do ludzi i zapytaj. Jak oni by rozwiązali sprawę tak by i dla nich nie było to kłopotliwe ale żeby też nie było w konflikcie z wymaganiami...

Od tego właśnie wszystko się zaczęło...

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Ula S.:

Aleksandra M.:

Ula S.:
U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

Powoli zaczyna mi coś świtać w głowie. Odpowiada to umieszczaniu w takim pliku niezgodności dot.systemu, a co z niezgodnościami innymi np. dotyczącymi wyrobu/usługi. Obawiam się, że tu zauważę opór taki sam jak w przypadku "Kart"

to zapewne zależy od charakteru tych niezgodności.. moja metoda - idź do ludzi i zapytaj. Jak oni by rozwiązali sprawę tak by i dla nich nie było to kłopotliwe ale żeby też nie było w konflikcie z wymaganiami...

Napewno warto zaglądnać do tych osob co rozumieją ide implementacji norm ISO.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Aleksandra M.:

Ula S.:

- idź do ludzi i zapytaj. Jak oni by rozwiązali sprawę tak by i dla nich nie było to kłopotliwe ale żeby też nie było w konflikcie z wymaganiami...

Od tego właśnie wszystko się zaczęło...

no tak:-) mogłam się domyśleć:-)

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Czasy kiedy trzeba było zbierać zapisy w formie papierowej już dawno minęły i poza tym stanowią spore utrudnienie przy ich nadzorze. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie do tego celu rozwiązań informatycznych, które z jednej strony pozwalają na pracę "on-line" z problemami, a poza tym dają spore oszczędności (koszt papieru, segregatorów, archiwum i czasu który poświęcamy na zabawę z formularzami i zapisami).

W przypadku rozwiązań informatycznych archiwizacja to po prostu zapisanie ich na dysku i co ciekawe, norma ISO 9001 również przewiduje formę elektronicznej obróbki i archiwizacji danych.

Pozdrawiam serdecznie

Jacek Suski
http://lean-soft.com

Aleksandra M.:
Witam wszystkich. Poszukuję rozwiązania dla ominięcia stosowania kart dz. korygujących/ zapobiegawczych, które nie sprawdziły się w naszej firmie. Norma nie wymaga stosowania takich kart. Jest to jedynie ogólnie przyjęty zwyczaj. W jaki inny sposób dokonywać zapisów z działań korygujących/ zapobiegawczych?
Zastanawiałam się nad przesyłaniem zgłoszeń i dalszymi zapisami przesyłanymi drogą mailową, ale nie wiem jak prowadzić nadzór na tak przyjętymi zapisami.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Ula S.:
moim zdaniem nie ma sensu wystawiać jakichkolwiek kart w przypadku bieżących korekt realizowanych przez dany dział.

Z tym się nie zgadzam.
Bo potem nie wiadomo co się dzieje.
Coś robiono i ani śladu.
Przydałoby się przynajmniej jakieś uproszczone raportowanie.

W przypadku działań korygujących, dotyczących niezgodności w jakimś procesie dobrze jeżeli taka informacja trafi do Pełnomocnika.
U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

To może być sensowne rozwiązanie.Marek Piotrowski edytował(a) ten post dnia 17.02.10 o godzinie 02:02

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Marek Piotrowski:

Ula S.:
moim zdaniem nie ma sensu wystawiać jakichkolwiek kart w przypadku bieżących korekt realizowanych przez dany dział.
W przypadku działań korygujących, dotyczących niezgodności w jakimś procesie dobrze jeżeli taka informacja trafi do Pełnomocnika.
U mnie w firmie mamy system pisania action planów w intranecie (ale może to być np wspólny plik excela), gdzie są zapisywane działania do realizacji wraz z datą konieczna do realizacji, osobą odpowiedzialną za realizację, a na późniejszym etapie wpis o zrealizowaniu tych działań.

Z tym się nie zgadzam.
Bo potem nie wiadomo co się dzieje.
Coś robiono i ani śladu.
Przydałoby się przynajmniej jakieś uproszczone raportowanie.

To oczywiście jest wygodne, bo taki plik Excela można wypełnić 2 dni przed przyjazdem auditora.
Gorzej jest jak na kartach trzeba zbierać podpisy.
Ni wszyscy auditorzy taką formę zaakceptują.
Jak taki auditor był kiedyś pełnomocnikiem, to za bardzo nie uwierzyłby w takie zapisy. Z podpisem elektronicznym osób odpowiedzialnych za realizację, to tak.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Józef Mirowicz:

To oczywiście jest wygodne, bo taki plik Excela można wypełnić 2 dni przed przyjazdem auditora.
Gorzej jest jak na kartach trzeba zbierać podpisy.
Ni wszyscy auditorzy taką formę zaakceptują.
Jak taki auditor był kiedyś pełnomocnikiem, to za bardzo nie uwierzyłby w takie zapisy. Z podpisem elektronicznym osób odpowiedzialnych za realizację, to tak.

Nie warto tworzyć rozwiązań pod auditora.
Lepiej robić rozwiązania, które będą działać same.

Temat: jesli nie karta dz. korygujących, zapobiegawczych to co?

Właśnie dlatego podpis elektroniczny ma przyszłość. A poza tym ile nam biegania odpada, za tymi podpisami w naturze ...:)

Pozdrawiam serdecznie

Jacek Suski
http://lean-soft.com

Marek Piotrowski:

Józef Mirowicz:

To oczywiście jest wygodne, bo taki plik Excela można wypełnić 2 dni przed przyjazdem auditora.
Gorzej jest jak na kartach trzeba zbierać podpisy.
Ni wszyscy auditorzy taką formę zaakceptują.
Jak taki auditor był kiedyś pełnomocnikiem, to za bardzo nie uwierzyłby w takie zapisy. Z podpisem elektronicznym osób odpowiedzialnych za realizację, to tak.

Nie warto tworzyć rozwiązań pod auditora.
Lepiej robić rozwiązania, które będą działać same.