GoldenLine
Zaloguj się
Jakub Bryl

Jakub Bryl Head of Security and
Compliance (CISO) at
Tenthpin | CISM...

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Witam,

Może ktoś zetknął się z takim przypadkiem w praktyce... Jak zorganizować kwestie nadzoru nad Zintegrowanym Systemem Zarządzania (jakość + bezpieczeństwo informacji) w bardzo małej rodzinnej firmie? W firmie pracuje dosłownie 3-4 osoby. Jedna z nich pełni już funkcję Pełnomocnika ds. ZSZ. Jak zorganizować audyty wewnętrzne w takiej firmie, gdzie podział ról i obowiązków jest - z racji wielkości - bardzo "umowny", a wszyscy po prostu zajmują się wszystkim po trochu. Powoływać jedną osobę na audytora? A co z jego obszarem? Kolejny audytor? W tym momencie liczba audytorów wewnętrznych będzie stanowiła ponad 50% kadry... Jak przeprowadzić przegląd zarządzania w takiej firmie?

Ciekaw jestem Waszych opinii / praktycznych wskazówek. Mnie osobiście jedynym sensownym (=zapewniającym firmie jakąś wartość z audytów wewnętrznych, a nie tylko "odfajkowanie" wymagań norm) wydaje mi się outsourcing audytów na zewnątrz.

Pozdrawiam,
Jakub
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Moim zdaniem, skoro jest pełnomocnik, to zupełnie spokojnie on (ona?) może przeprowadzać audyty we wszystkich działach. Jeśli natomiast ewidentna jest potrzeba niezależnego audytowania działki, którą zajmuje się pełnomocnik, to wyznacz audytora.

Przeglądy zarządzania to w tym wypadku czysta formalność - skoro jest Was 4-5 osób, to spotykacie się pewnie codziennie i wszyscy wszystko wiedzą. Na jednym ze spotkań musicie po prostu omówić rezultaty audytów i zrobić z tego raport.

Sam zaczynałem w niedużej firmie (trochę większej niż ta, o której piszesz - ok. 20 osób) i moim zdaniem audytowanie jest jednocześnie łatwiejsze i skuteczniejsze. Łatwiejsze, bo znasz wszystkich i nie ma "ściany" między audytorem a audytowanym. Skuteczniejsze, bo jako jeden z tych pięciu, audytor i tak wszystko wie, nic się przed nim nie schowa itd. Także koniec końców, z mojego doświadczenia wynika, że system jakości jest bardziej skuteczny w małych firmach. Inna rzecz, że w małych firmach narzuca on (w moim odczuciu) ogrom zbędnej biurokracji, ale to już zupełnie inny temat :)
Link do wypowiedziLink
Tomasz Greber

Tomasz Greber Trener, konsultant,
właściciel firmy
PROQUAL

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

W małej firmie problemem jest to, że nie za bardzo zwraca się uwagę na system, bo przecież "wszyscy wszystko wiedzą". Poza tym z uwagi na szerokie zakresy odpowiedzialności (małą specjalizację) [choć to oczywiście bardzo duże uproszczenie] łatwiej o myślenie schematyczne.

Moim zdaniem dobrym rozwiązaniem jest zrobienie auditów przez osobę z zewnątrz, bo to może dać wiele dobrego organizacji. A ponieważ firma jest mała, to nie będzie potrzebny długi audit, więc koszty nie będą powalające.
W przeszłości zajmowałem się outsourcingowanym auditowaniem, a także zarządzaniem systemem (jako pełnomocnik ds. zarządzania jakością) i moim zdaniem bardzo się to dobrze sprawdza w praktyce.
Link do wypowiedziLink
Zbigniew Banaśkiewicz

Zbigniew Banaśkiewicz Quality, H&S and
Security Manager

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Tomasz Greber:
W małej firmie problemem jest to, że nie za bardzo zwraca się uwagę na system, bo przecież "wszyscy wszystko wiedzą".

A może raczej, ponieważ "wszyscy wszytko wiedzą", system nie za bardzo się przydaje?
Poza tym z uwagi na szerokie zakresy odpowiedzialności (małą specjalizację) [choć to oczywiście bardzo duże uproszczenie] łatwiej o myślenie schematyczne.

Zawsze miałem wrażenie, że to właśnie wąska specjalizacja bardziej sprzyja schematyzmowi

Moim zdaniem dobrym rozwiązaniem jest zrobienie auditów przez osobę z zewnątrz, bo to może dać wiele dobrego organizacji.

Może ale nie musi. Osoba z zewnątrz musi wnieść jakąś poważną wartość dodaną, np. poważną bieżącą znajomość branży - ale o takiego auditora nie jest zazwyczaj łatwo
A ponieważ firma jest mała, to nie będzie potrzebny długi audit, więc koszty nie będą powalające.

No niekoniecznie. Mała firma, ale złożona z wykwalifikowanych specjalistów może mieć całkiem złożone procesy.
Link do wypowiedziLink
Marek Piotrowski

Marek Piotrowski Właściciel, Petersen
Consulting

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Raczej audit "outsourcingowany". Ma to swoje plusy i minusy. Ale chyba jest to najlepsze rozwiązanie w takim przypadku. Tak jak pisze Zbyszek - może być trudno znaleźć branżowego auditora. No i porządny audit trochę kosztuje bo nie trwa 2 godziny.

Nie widzę problemu z przeglądem zarządzania. Należy go zrobić tak jak w każdej innej firmie - Ocenić strategię.
Link do wypowiedziLink
Tomasz Greber

Tomasz Greber Trener, konsultant,
właściciel firmy
PROQUAL

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Zbigniew Banaśkiewicz:
Tomasz Greber:
W małej firmie problemem jest to, że nie za bardzo zwraca się uwagę na system, bo przecież "wszyscy wszystko wiedzą".

A może raczej, ponieważ "wszyscy wszytko wiedzą", system nie za bardzo się przydaje?

System jest moim zdaniem m.in. po to, żeby zapewnić klientom powtarzalną jakość nawet w przypadku zmian personalnych. Bez systemu często wiedza firmy jest tylko w głowach pracowników i przepada, gdy odchodzą. Zwykle bardzo się to odbija na jakości wyrobów firmy.
Ale zgadzam się z opinią, że w małych firmach często system nie jest potrzebny, więc jeżeli jest wdrożony "na siłę" (np. z uwagi na wymagania klienta), to nikt nie zwraca na niego uwagi i żyje on swoim życiem.
Link do wypowiedziLink
Zbigniew Banaśkiewicz

Zbigniew Banaśkiewicz Quality, H&S and
Security Manager

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Tomasz Greber:
Zbigniew Banaśkiewicz:
Tomasz Greber:
W małej firmie problemem jest to, że nie za bardzo zwraca się uwagę na system, bo przecież "wszyscy wszystko wiedzą".

A może raczej, ponieważ "wszyscy wszytko wiedzą", system nie za bardzo się przydaje?

System jest moim zdaniem m.in. po to, żeby zapewnić klientom powtarzalną jakość nawet w przypadku zmian personalnych. Bez systemu często wiedza firmy jest tylko w głowach pracowników i przepada, gdy odchodzą. Zwykle bardzo się to odbija na jakości wyrobów firmy.
Ale zgadzam się z opinią, że w małych firmach często system nie jest potrzebny, więc jeżeli jest wdrożony "na siłę" (np. z uwagi na wymagania klienta), to nikt nie zwraca na niego uwagi i żyje on swoim życiem.

Chwileczkę :-) - powyżej ustaliliśmy że "wszyscy wszystko wiedzą" - zatem odejście jednego pracownika nie powinno w istotny sposób zachwiać poziomem obsługi klienta. Natomiast jeśli z małej firmy odchodzi jednocześnie większa grupa, to raczej dowód na to że jest ona źle zarządzana i żaden system tu nie pomoże.

Istnienie systemu ISO często w bardzo niewielki sposób zatrzymuje wiedzę w firmie. Pierwszy z brzegu przykład - zatrudniamy kilku programistów. Albo mamy biuro rachunkowe, gdzie istotą sprawy jest znajomość aktualnych przepisów i ich interpretacji przez poszczególne księgowe. Nikt tej wiedzy tworząc system nie będzie spisywał w procedurach, a już w szczególności w małej firmie.

Powtarzalność wspierana udokumentowaniem standardowego procesu zaczyna być istotna tam gdzie mamy np. 4 brygady po 10-ciu operatorów każda i chcemy aby przezbrojenie odbywało się wg tej samej procedury.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

To może ja coś dodam.

Dla małych firm szczególnie działających w obszarze usług ( np. IT) bardzo istotne są relacje z klientami. Szybkie reagowanie na ich potrzeby, utrzymywanie długoterminowych kontaktów, czy nawet umiejętność generowania potrzeb przejawiającą się dostarczaniem nowych rozwiązań wspierających działalność produkcyjną lub usługową. Czasami odejście jednej osoby – kilku klientów może okazać się katastrofą.

Implementacja systemu ISO w firmach kilku osobowych może koncentrować się na doskonaleniu systemu CRM. Mam na myśli nie tylko produkt informatyczny ale także politykę firmy (sposób działania) - organizacji w celu ochrony istniejącego obszaru kontaktów z klientami oraz jego rozwoju.

W przypadku kilku osobowej firmy audyt wewnętrzny stanowi problem ze względu na wymagania stawiane audytorom – obiektywizm – nie audytujemy obszaru własnych kompetencji. W tym przypadku może być pomocna opinia konsultanta jak rozwiązać taki problem. System „muszą” budować sami zainteresowani a opinia z zewnątrz (raz na jakiś czas) przyda się do zweryfikowania własnych poglądów. No i gdzieś trzeba się tej „jakości” uczyć.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

W małych firmach, a zdarzały mi się już wdrożenia w 1-osobowych ;) uważam, że najlepszym zastosowaniem jest skorzystanie z osoby zewnętrznej, szczególnie jeśli była ona zaanagażowana w wdrożenia tego systemu.

Małe firmy, szczególnie rodzinne "myślą i działają często schematami", tak więc bardzo dobrze jak ktoś zerknie na system i firmę spoza układu.

Co do dyskusji nad sensem ISO 9001 w małych firmach, w momencie gdy dobrze się podejdzie do wdrożenia SZJ staje się fundamentem nowoczesnego zarządzania, zmusza do ustanowienia celów, nazwania po imieniu mocnych stron organizacji i ich pielęgnacji, pozwala za każdym razem jak najlepiej obsłużyć Klienta etc.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Ja bym chcial zdobyc certyfikat jakosci na zarzadzanie i przeplyw informacji w firmie jednoosobowej.

Tam gdzie konczy sie logika zaczyna sie normatyw dla krzywizny bananow?
Link do wypowiedziLink
Michał Kubista

Michał Kubista QBISTA Konsulting.
Procesy - jakość -
ryzyko -
bezpieczeń...

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Jakub Bryl:
Witam,

Może ktoś zetknął się z takim przypadkiem w praktyce...
Skoro pytasz innych o zdanie - moim skromnym zdaniem audity przeprowadzone przez fachowca z zewnątrz wniosą do firmy naprawdę istotne wartości - jeżeli firmie na tym zależy.
Przegląd zarządzania - w tak małej firmie "przegląd zarządzania" podejrzewam odbywa się dość często. Pewnikiem raz w tygodniu co najmniej. A formalny przegląd proponowałbym po zamknięciu cyklu auditów, lub po roku budżetowym.
Link do wypowiedziLink
Karolina Tomczyk-Karasek

Karolina Tomczyk-Karasek Właściciel,
StylowaGalanteria.co
m

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Marek Piotrowski:
Raczej audit "outsourcingowany". Ma to swoje plusy i minusy. Ale chyba jest to najlepsze rozwiązanie w takim przypadku. Tak jak pisze Zbyszek - może być trudno znaleźć branżowego auditora. No i porządny audit trochę kosztuje bo nie trwa 2 godziny.

Potwierdzam-outsourcing. Moja firma to laboratorium (PN-EN ISO/IEC 17025),więc inna specyfika działania, ale audit przeprowadzony przez osobę z zewnątrz unaocznił nam fakty, o których istnieniu ciężko byłoby nam (kilkanaście osób w firmie) zdać sobie sprawę. Ceny-wiadomo-różne, uważam że chociaż raz na kilka lat outsourcing to konieczność, nawet w średniej firmie.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Przemyslaw Kowalski:
Ja bym chcial zdobyc certyfikat jakosci na zarzadzanie i przeplyw informacji w firmie jednoosobowej.

Tam gdzie konczy sie logika zaczyna sie normatyw dla krzywizny bananow?
Jeszcze do tego dodać audit "outsourcingowany" przeprowadzony przez auditora z firmy konkurencyjnej i mamy pełnię szczęścia.
Link do wypowiedziLink
Łukasz Sokołowski

Łukasz Sokołowski Project-based
Supplier Quality
Engineer / Assurance

Temat: Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania w bardzo małej...

Na dobrą sprawę tak wyglądają niektóre audity certyfikujące techniczne na 17025 robione przez PCA. Z braku kompetentnych auditorów PCA bierze ekspertów technicznych z rynku, czyli często konkurencję auditowanego.
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy





Wyślij zaproszenie do
Anuluj