Temat: Zaproszenie na seminarium "Archiwa zakladowe a...

Dla zainteresowanych:

49 edycja seminarium w cyklu Akademia Prawa Komputerowego
ARCHIWA ZAKŁADOWE A DOKUMENTACJA ELEKTRONICZNA
Warszawa, 29 czerwca 2011 r.

Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna lub jej część w jednostce,
zajmująca się czasowym przechowywaniem materiałów wytworzonych w danej
instytucji oraz przez nią otrzymanych, a niepotrzebnych już do bieżącego
urzędowania. Archiwum zakładowe zajmuje się także ewidencjonowaniem,
udostępnianiem oraz - po upływie ustawowo określonego czasu - przekazywaniem
swoich materiałów archiwalnych kat. A do właściwego terytorialnie archiwum
państwowego, a także brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej.
Podczas seminarium przedstawimy Państwu informacje o tym jak należy
organizować działania archiwum zakładowego, jak tworzyć akta sprawy w
postaci cyfrowej oraz jakie są przewidywane funkcje archiwum zakładowego w
warunkach EZD, a p. Kazimierz Schmidt odpowie na Państwa pytania i wyjaśni
wątpliwości związane z nową instrukcja kancelaryjną.
Zapraszamy do udziału.

Prowadzenie obrad: Kazimierz Schmidt, Departament Społeczeństwa
Informacyjnego MSWiA

Program:
10:00 Wykład wprowadzający: Archiwistyka cyfrowa - już czy zaraz?

dr Wojciech Woźniak, Narodowe Archiwum Cyfrowe

10:45 Wykład: Jak tworzyć akta sprawy w postaci cyfrowej

Zbigniew Solarski, Podkarpacki Urząd Wojewódzki

11:20 Case study: Jak tworzymy akta sprawy w postaci cyfrowej
- Rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących
- Wykonywanie dekretacji, akceptacji
- Gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów
elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania tych spraw prowadzenie rejestrów

Magdalena Sawicka, pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku


12:15 Przerwa na lunch

12:45 Wykład i dyskusja: Przewidywane funkcjonowanie archiwum
zakładowego w warunkach EZD
- Rola przy tworzeniu akt spraw (doradzanie i koordynacja)
- Przejęcie nadzoru nad aktami spraw w EZD
- Przejmowanie składów chronologicznych
- Udostępnianie przejętych akt
- Przekazywanie do archiwów państwowych.

Kazimierz Schmidt, Departament Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA

13:45 Wykład: Organizacja i zasady działania archiwum zakładowego
- Organizacja archiwum zakładowego
- status prawny archiwum zakładowego
- terminologia
- instrukcja o organizacji i funkcjonowaniu archiwum zakładowego
- Zadania archiwum zakładowego, w szczególności:
- przejmowanie dokumentacji w postaci tradycyjnej i elektronicznej (zasady i
nomy)
- przechowywanie i zabezpieczanie (normalizacja wyposażenia, mebli,
aparatury i urządzeń)
- ewidencjonowanie
- udostępnianie
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Wykorzystanie narzędzi informatycznych w "tradycyjnym" archiwum
zakładowych

Mgr Katarzyna Pepłowska, Uniwersytet Mikołaja Kopernika

14:20 Przerwa, poczęstunek

14:40 Wykład i dyskusja: Nowa instrukcja kancelaryjna - najważniejsze
zagadnienia w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości.
- Kryteria wyboru sposobu dokumentowania załatwianych i rozstrzyganych spraw
(EZD czy tradycyjnie?)
- Ważniejsze definicje (dokument elektroniczny, odwzorcowanie cyfrowe a
naturalny dokument elektroniczny, sprawa i akta sprawy, metadane, pismo,
przesyłka)
- Zakres podmiotowy obowiązywania nowej instrukcji,
- Korespondencja przychodząca - drogi wpływu do urzędu (papier, e-mail,
elektroniczna skrzynka podawcza)
- Wewnętrzny obieg akt i dokumentów elektronicznych w urzędzie - dlaczego
elektroniczne akta sprawy mają być tylko w komórce merytorycznej
- Instrukcja kancelaryjna w kontekście innych przepisów wprowadzonych ustawą
z 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji (w tym w sprawie
sporządzania i doręczania pism w postaci dokumentów elektronicznych)

Kazimierz Schmidt, Wydział Systemów Informatycznych Administracji Publicznej
Departamentu Informatyzacji MSWiA

16:00 Zakończenie programu, wręczenie certyfikatów

INFORMACJE ORGANIZACYJNE
Termin: 29 czerwca 2011 r.
Miejsce: Warszawa
Koszt udziału 1 osoby wynosi:

390 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniu do 10 czerwca
570 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniu od 11 czerwca
900 zł + 23% VAT - przedstawiciele firm sektora IT oferujących produkt lub
usługę z zakresu tematycznego seminarium

Powyższy koszt obejmuje: udział w obradach, materiały zawierające omówienie
wszystkich wykładów, konsultacje pozaprogramowe, certyfikat udziału, bufet
kawowy i lunch w przerwach.

Z pozdrowieniami - Andrzej Janikowski