Temat: Instrukcja kancelaryjna

Witam,
coś takiego znalazło się w mojej skrzynce.

Warszawa, 29 marca 2011 r.

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej zostało we czwartek 20
stycznia 2011 r. ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Tego samego dnia dokument
zaczął obowiązywać.

Po wielu latach oczekiwań i prac nad stworzeniem nowej instrukcji
kancelaryjnej - nareszcie następuje długo oczekiwany finał tych prac i
dzięki temu możemy Państwu zaproponować udział w seminarium, którego program
zawiera odpowiedzi na bardzo wiele aktualnych i fundamentalnych pytań,
związanych z praktyką implementacji nowej instrukcji.
Wartością dodaną programu szkolenia jest prezentacja doświadczeń z programu
pilotażowego instrukcji kancelaryjnej oraz eksperckie wykłady o podstawach
prawnych tworzenia dokumentacji administracyjnej i zasadach
odpowiedzialności pracodawcy i pracownika za tę dokumentację.

Dodatkowym walorem tego programu jest to, że został dopracowany i ulepszony,
na podstawie doświadczeń jakie uzyskaliśmy przy organizacji pierwszej edycji
seminarium, przeprowadzonego w dniu 9 lutego ( z udziałem ok. 270
uczestników). Tak więc obecna wersja programu uwzględnia uwagi i sugestie
ze strony osób najbardziej w tym zakresie kompetentnych czyli tych
uczestników, którzy poprzez wpisy w ankiecie, współtworzyli program drugiej
edycji seminarium.

Program:
10:00 Wykład: Nowa instrukcja kancelaryjna
1. Kryteria wyboru sposobu dokumentowania załatwianych i rozstrzyganych
spraw (EZD czy tradycyjnie?)
2. Ważniejsze definicje (dokument elektroniczny, odwzorcowanie cyfrowe a
naturalny dokument elektroniczny, sprawa i akta sprawy, metadane, pismo,
przesyłka)
3. Zakres podmiotowy obowiązywania nowej instrukcji
4. Korespondencja przychodząca - drogi wpływu do urzędu (papier,
e-mail, elektroniczna skrzynka podawcza)
5. Wewnętrzny obieg akt i dokumentów elektronicznych w urzędzie - dlaczego
elektroniczne akta sprawy mają być tylko w komórce merytorycznej
6. Instrukcja kancelaryjna w kontekście innych przepisów wprowadzonych
ustawą z 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji (w tym w sprawie
sporządzania i doręczania pism w postaci dokumentów elektronicznych)

Kazimierz Schmidt, Główny specjalista w Wydziale Systemów Informatycznych
Administracji Publicznej Departamentu Informatyzacji MSWiA

11:30 Wykład: Nowe jednolite rzeczowe wykazy akt
1. Zakres podmiotowy
2. Zasady budowy JRWA
3. Jak stosować JRWA?
4. Czy są potrzebne zmiany w JRWA, a jeżeli tak to czy i jak je
wprowadzać?

dr Ewa Perłakowska, Dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu
Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

12:30 Przerwa na lunch

13:00 Case study: Praktyczne aspekty zarządzania elektronicznymi
dokumentami a regulacje nowej instrukcji kancelaryjnej
1. Podsumowanie Pilotażu MSWiA
2. Podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i papierowe
wyjątki
3. Doświadczenia z wdrożenia EZD

Magdalena Sawicka, pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku


13:45 Wykład: Dokumentacja elektroniczna w archiwum zakładowym
1. Definicje dokumentów archiwalnych
2. Zasady porządkowania dokumentacji i jej przekazywania do archiwum
zakładowego
3. Zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym
4. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
5. Zasady brakowania dokumentów

dr Ewa Perłakowska, Dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu
Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

14:30 Wykład prawny:
1. Podstawy odpowiedzialności pracodawcy za całość wytwarzanej
dokumentacji (w wersji papierowej i elektronicznej)
2. Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację
3. Podstawy prawne tworzenia i ochrony dokumentacji aktowej

Dorota Chromicka, Katedra Prawa Informatycznego, Uniwersytet Kardynała
Stefana Wyszyńskiego

15:10 Przerwa na kawę

15:30 Sesja pytań i odpowiedzi
- dr Ewa Perłakowska, Dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu
Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
- Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
- Kazimierz Schmidt, Główny specjalista w Wydziale Systemów Informatycznych
Administracji Publicznej Departamentu Informatyzacji MSWiA
- Dorota Chromicka, Katedra Prawa Informatycznego, Uniwersytet Kardynała
Stefana Wyszyńskiego

16:00 Zakończenie seminarium, wręczenie certyfikatów


Koszt udziału 1 osoby wynosi:
550 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniu do 15 marca 2011 r.
690 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniu od 16 marca 2011 r.

Zgłoszenia:
Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego:
faksem na numer 22 870 69 95 - formularz w załączeniu
bądź elektronicznie:
<https://www.cpi.com.pl/imprezy/2011/nik2/formularz_kp.p...;
https://www.cpi.com.pl/imprezy/2011/nik2/formularz_kp.php

Organizator zastrzega możliwość odmowy przyjęcia zgłoszenia w wybranym
terminie ze względu na brak wolnych miejsc. O przyjęciu decyduje kolejność
przesyłania zgłoszeń.