пропозиції роботи
Juliusz B. INSTYTUT BIZNESU
Temat: Kuriozalne ogłoszenie rekrutacyjne (długie ale warto)
Na jednym z czołowych portali rekrutacyjnych zostało zamieszczone nietypowe ogłoszenie o pracę...Asystent Obsługi Prezesa Zarządu
Do obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku należeć będzie:
* ustalanie z Prezesem terminów, miejsc i zakresu spotkań (tematycznego i osobowego) i wpisywanie ich do kalendarza,
* aktualizacja wpisów do kalendarza Prezesa,
* umawianie spotkań,
* zapewnianie rezerwacji restauracji na spotkania służbowe Prezesa,
* codzienny przegląd prasy, wykonywany zgodnie z treścią zarządzenia w tej sprawie,
* tworzenie odpowiedzi na pisma w imieniu Prezesa:
* gratulacje - nie później niż 5 dni po otrzymaniu gratulacji,
* zaproszenia - nie później niż 5 dni po otrzymaniu zaproszenia chyba, że na zaproszeniu jest podany inny termin odpowiedzi,
* życzenia - nie później niż 5 dni po otrzymaniu życzeń,
e-maili informacyjnych do dostawców i partnerów handlowych,
* dostarczanie Prezesowi (we współpracy z Działami: Handlowym, Organizacyjno - Prawnym i Marketingu) listy spraw, o których ma rozmawiać z kontrahentami podczas spotkań służbowych,
* obsługa sekretarska rozmów Prezesa z osobami, do których powinien On zadzwonić osobiście,
* selekcja i opisywanie poczty przychodzącej, informacji, pism, materiałów reklamowych itp.,
* umawianie wizyt, w tym przygotowywanie stosownych prezentów,
łączenie rozmów telefonicznych dotyczących reakcji imieninowej lub gratulacyjnej,
* realizację zadań od strony technicznej, w związku ze współpracą z Prezesem Zarządu w sprawach związanych z działalnością społeczną Prezesa, pisanie sprawozdań z posiedzeń zarządów, zespołów roboczych itp., w których Prezes bierze udział; wymiana korespondencji w imieniu Prezesa; przygotowanie materiałów dla Prezesa na spotkania związane z ww. instytucjami (posiedzenia zarządów, zespołów roboczych itp.)
* planowanie i pilnowanie planu Prezesa dnia na następny dzień, w tym czy na zaplanowane spotkania zewnętrzne potrzebuje kierowców - przekazanie tej informacji do Działu Logistyki do godz. 16:00 dnia poprzedzającego spotkanie
* organizacja logistyczna spotkań służbowych Prezesa Zarządu poza biurem, tj.:
* ustalenie dokładnego adresu i odpowiedniego miejsca wjazdu lub wejścia do miejsca spotkania,
* uzyskanie przepustki uprawniającej na wejście na teren miejsca spotkania,
* ustalenie, czy możliwy jest wjazd na teren miejsca spotkania czy tylko wejście (podawanie nr rej. samochodu Prezesa do instytucji przy wjazdach na ich teren),
* w przypadku nowych miejsc spotkania, ustalenie gdzie Prezes ma się skierować po wejściu na teren miejsca spotkania (budynek, wejście, piętro, pokój),
* przekazywanie Kierownikowi Działu Logistyki, w dniu poprzedzającym spotkania, pisemnej listy nazwisk wraz ze stopniami, stanowiskami służbowymi oraz numerami telefonów osób, z którymi Prezes jest umówiony oraz osób obsługujących (asystent(ka), adiutant, sekretarka itd.),
* przypominanie Prezesowi Zarządu o wyjściach na spotkania z uwzględnieniem czasu potrzebnego na dotarcie na miejsce - we współpracy z Działem Logistyki,
* pilnowanie czy Prezes Zarządu ma wizytówki, zaproszenie, list gratulacyjny, prezent na spotkanie, na które wychodzi oraz listę spraw, o których ma rozmawiać,
* pilnowanie i pamiętanie o kwiatach, np. jeśli na przyjęcie organizowane przez mężczyznę zaprasza też jego żona oraz w innych sytuacjach tego wymagających,
* planowanie spotkań na terenie firmy (ustalenie czy spotkanie będzie miało miejsce w gabinecie Prezesa, sali konferencyjnej małej, dużej) - po otrzymaniu informacji od Działów Handlowego i Marketingu,
* sprawdzanie co dwa tygodnie oraz w przypadku wyjazdów i wyjść na spotkania czy Prezes Zarządu ma wizytówki (w wersji PL i EN w razie potrzeby),
Wyjazdy służbowe:
* wyszukiwanie i rezerwacja hoteli, samochodów, połączeń lotniczych i innych na wyjazdy Prezesa Zarządu,
* pilnowanie żeby Prezes Zarządu przed wyjazdem miał ze sobą: odpowiednie karty (Miles&More i Ubezpieczenie), ładowarkę, wizytówki, plany miast, mapy państw, zaproszenia, ubezpieczenie dla podróżujących razem z nim członków rodziny,
* pilnowanie i rozliczanie punktów z Miles & More - Prezesa Zarządu i jego żony - zgodnie z procedurą dostępną u Kierownika Biura,
* wypisywanie i rozliczanie delegacji Prezesa Zarządu.
Oferta:
* Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
* Atrakcyjne warunki finansowe uzależnione od kwalifikacji odpowiedniego Kandydata,
* Możliwość rozwoju w bardzo dynamicznym środowisku.
Załączone ogłoszenie jest na tyle interesujące, że aż prowokuje do jego analizy. Zachęcam do takich działań, bowiem uczą i rozwijają.
Proces naboru, przynajmniej w fazie gromadzenia aplikacji, został przekazany do firmy pośredniczącej, która - jak pośrednio można rozumieć - na bazie oczekiwań pracodawcy - sformułowała bądź pomogła sformułować ogłoszenie o owym naborze.
Klient wymaga, klient się spodziewa. Tu nasuwa się refleksja, że współcześnie zadaniem firm pośredniczących i rekruterów wspierających akcje rekrutacyjne jest przynajmniej próba otwartej rozmowy celem urealnienia wymagań i wyobrażeń drugiej strony oraz doradzenia najkorzystniejszych form przekazu do grona odbiorców. Chyba że precyzyjnym i bezwzględnym oczekiwaniem Prezesa było nad wyraz szczegółowe, a nawet - detaliczne, bo chyba to słowo bardziej oddaje specyfikę - określenie zakresu czynności nowo zatrudnionej osoby.
Zadaniem rekruterów jest jednak wspieranie nie tylko w wymiarze technicznym. Czy obie Strony pamiętają, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymogami dotyczącymi nie dyskryminowania, w ogłoszeniu powinna być formuła skierowana zarówno do pań, jak i panów? Nawet jeżeli preferencją pracodawcy jest zatrudnienie pana asystenta.
Być może spodziewano się zawężenia kręgu odbiorców określając, że poszukuje się asystenta. Sama jednak treść ogłoszenia może spowodować brak adekwatnych aplikacji.
A czy się nam podoba, czy nie, przepis o niedyskryminacji obowiązuje. W tym przypadku to żaden problem adekwatnie ubrać w słowa tytuł ogłoszenia.
Pracodawcy oczekują konkretnych, przejrzystych, klarownych, poprawnie skonstruowanych dokumentów aplikacyjnych.
Na ile klarowne jest to ogłoszenie? To znakomita informacja o firmie, jej procedurach, przełożonym i specyfice zadań. Spierać się można, czy aby na pewno wysłanie gratulacji czy życzeń nie później niż 5 dni po ich otrzymaniu to czas zbyt długi? Stosowniej chyba maksymalnie 24/48 h „po"? Oj, te procedury i zasady...
W kontekście detalicznego opisu czynności do wykonania można mieć zastrzeżenie, że nie doprecyzowano, o jakich prezentach mowa. O pomyłkę tu łatwo, a zagadnienie istotne.
Nie wiadomo dokładnie, wedle jakich kryteriów odbywa się selekcja poczty przychodzącej. O łączeniu rozmów telefonicznych dotyczących reakcji imieninowej należałoby napisać tuż po informacji dotyczącej życzeń, bo obie kwestie dotyczą tej samej miłej okoliczności.
Rozumiemy, że szef firmy nie zajmuje się detalami i musi mieć wygodę, także udając się na „nowe miejsca spotkań". W informacji dotyczącej ustalenia, „gdzie Prezes ma się skierować po wejściu na teren miejsca spotkania" zabrakło jednak doprecyzowania, który fotel czy inne siedzisko jest przewidziane do zajęcia przez niego już po wejściu do pokoju. Nie ma bowiem pewności, czy asystent innego Prezesa je wskaże, a czasami w takich sytuacjach może przecież zdarzyć się faux pas.
W ogłoszeniu przewijają się elementy wzmiankujące o etykiecie /przyjęcie organizowane przez mężczyznę, na które zaprasza żona/, domyślamy się zatem, że wiedzę na jej temat asystent ma doskonale opanowaną.
Aby asystent nie zapomniał, że w podróży niezbędna jest ładowarka, należy o tym wzmiankować w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Zapomniano jednak, że ładowarka na niewiele się zda, jeżeli asystent nie weźmie bądź nie przypomni o wzięciu komórki. Albo najlepiej kilku /tylko konkretnie których i wedle jakiej zasady/, bo przecież jedna z nich może nagle zaszwankować.
Zabrakło też informacji dotyczącej podróży do innych państw - panują w nich rozmaite zwyczaje. Oprócz map niezbędna jest wiedza o zwyczajach i kulturach tam panujących.
Jak już przebrniemy przez wszystkie oczekiwania /chociaż można poważnie powątpiewać, że lista wyczerpuje mnogość zadań na stanowisku/, możemy spodziewać się umowy o pracę, atrakcyjnych warunków finansowych uzależnionych od kwalifikacji kandydata, co do których wiedzę zyskujemy wyłącznie pośrednio oraz możliwość rozwoju w bardzo dynamicznym środowisku. Tu ciekawe jest, czy dynamiczna jest branża, czy nowe procedury, czy też zupełnie coś innego.
Z pewnością analizując to ogłoszenie, z każdego zdania możemy wyciągnąć bardzo interesujące informacje, nie miejsce jednak tutaj na super precyzyjną analizę, aczkolwiek - polecam to ćwiczenie każdemu pracodawcy, opracowującemu ogłoszenie czy poszukującemu pracy. Absolutnie nie negujemy powagi działań i złożoności pracy Prezesa, a także wysokich wymagań stawianych jego asystentce bądź asystentowi. Tym bardziej właśnie, że obie funkcje są na swój sposób trudne i wymagające, a i o dobrego kandydata trudno, świetnie byłoby, gdyby ogłoszenie spełniło swoją rolę i tego przedsiębiorstwu życzymy.
Być może organizacja ma wcześniejsze słabe doświadczenia z zatrudnianymi jako asystenci osobami i stąd potrzeba ukazania mnogości zagadnień związanych z jego przyszłą pracą. Być może poprzedniczka czy poprzednik zapominała / zapominał o wielu istotnych kwestiach, tym samym dezorganizując działania szefa. Wiadomo też, że odpowiednie informacje zawarte w anonsie prasowym mają skrócić czas poszukiwania pracownika i trafić do tych, którzy rozumieją, po co i do jakich wyzwań są poszukiwani.
Rzecz w tym, Drodzy Państwo, aby nie mylić ogłoszenia prasowego z opisem stanowiska, wycinkami z regulaminu czy obowiązujących procedur. Ogłoszenie prasowe sprzedaje informację o firmie, szefie, specyfice pracy. Nie ma powodu zamieszczania precyzyjnego opisu czynności, bo dojdziemy do absurdu. Są zasady, przepisy, regulaminy i te kwestie stanowią zazwyczaj przedmiot rozmowy z kandydatem na innym etapie procesu
Ogłoszenie to także element kreowania wizerunku organizacji. Powoduje zainteresowanie, rozbawienie czy zażenowanie kandydata.
Treść i projekt graficzny, wielkość i miejsce emisji, a także język mają ogromne znaczenie.
Używane słowa i forma ich przedstawienia mają gwarantować, że ludzie zechcą przeczytać anons, że będzie on czytelny dla tych, do których chcemy dotrzeć.
Tak, jak pracodawca spodziewa się, że w swoim CV kandydat ukaże informacje o sobie patrząc także z punktu widzenia pracodawcy, tak też potencjalny zainteresowany może oczekiwać, aby pracodawca zastanowił się, które informacje w ogłoszeniu są istotne właśnie dla kandydatów.
Dobrze skonstruowane ogłoszenie powinno zawierać przynajmniej ogólną informację o firmie specyfice czy profilu jej działalności. Podanie szerszych informacji o sposobie wynagradzania, czasie pracy, możliwości rozwoju czy innych pakietach wpływa na decyzje kandydatów, zwłaszcza pracujących w innych firmach bądź - z tej samej lub pokrewnej branży.
W ogłoszeniu należy określić, jacy kandydaci powinni się z nami kontaktować, jakie dokumenty, komu i do kiedy mają wysyłać /wraz z klauzulą dotyczącą przetwarzania danych osobowych/ oraz w jaki sposób i z kim będziemy się kontaktować. Jeżeli nie zamierza się odpowiadać wszystkim kandydatom, a tylko wybranym, zamieszcza się informację o kontaktowaniu się z wybranymi kandydatami.
Oczywiście, żadne ogłoszenie rekrutacyjne nie zapewni nam 100% adekwatnych aplikacji, bo ta kwestia zależy od wielu czynników. Dążymy jednak do trafienia w grupę docelową, a poprzez treść ogłoszenia mamy na to wpływ.
Wszystkim konstruującym ogłoszenia życzymy przede wszystkim wiedzy, czym są i czym różnią się i z jakich powodów - ogłoszenie, opis stanowiska, profil kandydata, regulamin, zakres zadań itp., rekruterom wspierającym - partnerskich rozmów z klientami i rzeczywistego doradztwa, poszukującym - cierpliwości i uważnej analizy, a wszystkim stronom - aby wzajemnie nie popełniały błędów, co do których sami są skłonni twierdzić, że mogą być dyskwalifikujące.
źródło: Ekspert HRNews, Jolanta Porębska
