Temat: Nie musisz już gromadzić dokumentów w sejfie, czyli...

Przedsiębiorco, nie masz już obowiązku trzymania dokumentów w formie papierowej.

Artykuł w Rzeczypospolitej z dn. 16.03.2010 r. porusza temat archiwizacji dokumentów. ”Znamy już uzasadnienie precedensowego orzecznictwa NSA z 3 listopada 2009 r. dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur (I FSK 1169/08). To dobra wiadomość dla firm, które wystawiają po kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy faktur rocznie i muszą ponosić dodatkowe koszty związane z przechowywaniem ich papierowych kopii”.

Dlaczego to orzeczenie jest takie istotne?

Należy zwrócić uwagę, iż w przeciętnej organizacji, około 80% przetwarzanych informacji występuje w postaci nieuporządkowanej (nie ustrukturyzowanej), są to np.: faktury, noty, korespondencja, dokumentacja papierowa, dokumenty w formacie MS Office, itd.
Ze względu na różnorodność źródeł pochodzenia tych dokumentów i znaczną ich ilość, niezwykle ważnym staje się zapewnienie szybkiego i efektywnego dostępu do dokumentów.
Jednym z czynników sukcesu rynkowego Twojej firmy jest sprawny system przepływu informacji. Sekretariaty i kancelarie otrzymują codziennie dziesiątki pism: dokumentów urzędowych, zamówień, faktur lub zapytań ofertowych. Procedury przekazywania korespondencji, a także sposoby delegowania zadań pracownikom mają znaczący wpływ na bieg spraw z otrzymywanymi dokumentami. Im bardziej zestandaryzowane,zautomatyzowane, a przy tym poddane obiektywnej kontroli, tym większa gwarancja skutecznych działań. Zatem orzeczenie otwiera nam drogę do zaproponowania Ci Elektronicznego Obiegu Dokumentów – kluczowego rozwiązania w zarządzaniu Twoimi dokumentami.

Nasza odpowiedź

Powołując się na wyżej przytoczoną gazetę chcieliśmy wskazać rozwiązanie odpowiadające każdemu Przedsiębiorcy.
System elektronicznego Archiwum został stworzony z myślą o firmach, które potrzebują szybkiego dostępu do gromadzonej dokumentacji. Efektywne archiwizowanie dokumentów powinno gwarantować nie tylko bezpieczeństwo i wiarygodność archiwizowanych danych ale również mechanizmy szybkiego i wygodnego uzyskania dostępu do danych w archiwum.
W związku z tym, czytamy w dalszej części artykułu - ”Żaden przepis rozporządzenia nie mówi o drukowanej kopii faktury. Minister finansów nie zastrzegł więc formy papierowej jako jedynej możliwej do przechowywania. A skoro tak, to – zdaniem NSA – nie ma przeciwwskazań do systemu mieszanego, który pozwala oryginały faktur wysyłać do klienta w formie papierowej, a ich kopie przechowywać w formie elektronicznej, gotowe do wydrukowania na każde żądanie fiskusa”.

Nasza odpowiedź z korzyścią dla Ciebie

Przejście na zarządzanie cyfrowym obiegiem dokumentów daje określone korzyści. Przedsiębiorco, Docusafe® wspiera Cię poprzez:
• zwiększenie bezpieczeństwa dostępu do dokumentów poprzez elastyczny system
uprawnień;
• centralizację archiwum i zdalnego dostępu – dokumenty znajdują się w jednym miejscu, można je przesyłać ze zdalnych lokalizacji, a dostęp do nich jest możliwy (przy odpowiednich zabezpieczeniach i autoryzacji) nawet z każdego miejsca na świecie;
• dany dokument może oglądać wielu użytkowników na raz, niezależnie od tego gdzie się znajdują;
• redukcję kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych – po
zeskanowaniu dokumentów nie będzie konieczności przechowywania dokumentów papierowych;
• usprawnienie i przyspieszenie procedur;
• zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów poprzez umieszczenie
wszystkich informacji o dokumentach w jednym, zintegrowanym systemie informatycznym;
• redukcję kosztów przechowywania dokumentów dzięki możliwości przeniesienia
dokumentów papierowych do tańszych lokalizacji;
• możliwość rozszerzenia systemu o nowe funkcje, np.: integracja z serwerem faksowym umożliwiające automatyczną archiwizację korespondencji przychodzącej, rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, WorkFlow;
• możliwość dopasowania systemu do własnych potrzeb.