Temat: Ekspert pod lupą, czyli kontrola kosztów usług...

Nietaktem byłoby tłumaczenie komukolwiek, że kontrola kosztów poszczególnych obszarów działalności to jeden z podstawowych aspektów, na które należy zwrócić uwagę, jeśli chcemy, by nasze przedsiębiorstwo budowało swoją wartość. W firmach charakteryzujących się powtarzalnością oraz niewielką zmiennością struktury procesów (np. produkcja czekolady, usługi ochrony mienia czy sprzedaż obuwia) jest to stosunkowo proste, ponieważ łatwo wyodrębnić miejsca powstawania kosztów i kategorie, według których chcemy analizować nasze koszty. Nie stanowi więc problemu ustalenie optymalnych poziomów kosztów, na podstawie których dokonujemy analiz porównawczych. Sytuacja komplikuje się, gdy nasze przedsiębiorstwo trudni się działalnością, która nie daje się wpasować w ramy klasyfikacyjne. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że w sytuacji gdy wykonujemy prace o charakterze niepowtarzalnym lub wysoce złożonym, nie jest możliwe wnioskowanie na podstawie analizy ponoszonych kosztów. W artykule pokazuję jeden ze sposobów poradzenia sobie z tym problemem.

Do przedsiębiorstw o wysokim stopniu złożoności procesów operacyjnych można zaliczyć między innymi firmy informatyczne – w szczególności producentów oprogramowania oraz spółki świadczące wszelkiego rodzaju usługi doradcze. Charakterystyczną cechą jest tu wysoki (najczęściej dominujący) udział kosztów osobowych. Podstawowymi pytaniami, jakie sobie stawiamy, są więc:
❙❙ Ile dana czynność lub dane zadanie powinny kosztować?
❙❙ Ile godzin nasz pracownik powinien na nie poświęcić?
❙❙ Jak sprawdzić, czy czas poświęcony na realizację zadania był czasem w pełni efektywnym?

Gdyby spytać o to przedstawiciela jednego z działów wykonawczych (np. programistę w spółce dostarczającej rozwiązań IT), jest bardziej niż pewne, że usłyszymy, iż to absolutnie niemożliwe, bo każdy projekt jest indywidualny i niepowtarzalny. W związku z tym nie ma żadnej możliwości, by go z czymkolwiek porównać czy ustalić jakiekolwiek normy. Jest w tym część prawdy, ale to mała część. Rzeczywiście, w tego typu przypadkach nie jesteśmy w stanie z aptekarską dokładnością wycenić pracochłonności i kosztochłonności danego przedsięwzięcia. Nie oznacza to jednak, że jesteśmy zdani na los i łut szczęścia, że uda nam się „strzelić” dobrą kwotę w budżecie. Mimo że w ogólnym ujęciu danego zadania nie da się z niczym porównać, istnieją punkty wspólne, po zidentyfikowaniu których możliwe będzie ustalenie przybliżonych parametrów dla poszczególnych kategorii. Tego rodzaju analiza wymaga pewnej dyscypliny ewidencyjnej (o czym będzie mowa w dalszej części artykułu). Jednak spodziewane korzyści (np. zmniejszenie ryzyka tworzenia niedoszacowanych ofert, redukcja zbędnych kosztów, lepsze
wykorzystanie obecnych zasobów) z nawiązką zrekompensują nam te niedogodności.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2016 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2016.

http://controlling-zarzadzanie.pl/prenumerata/