Temat: Dojrzałość procesowa przedsiębiorstwa

Stan ten badany jest na podstawie wielu czynników, ale aby móc je rozpatrywać pierwszym krokiem jest zastosowanie podejścia procesowego w kontekście całego przedsiębiorstwa. Efekty wdrożenia podejścia procesowego przekonały przedsiębiorców, że to nie kolejny krótkofalowy trend w nowoczesnym zarządzaniu, ale podejście skuteczne i dające efekty. To sprawiło, że metoda stała się dominującym kierunkiem w wielu współczesnych koncepcjach kierowania organizacją.

Istota podejścia procesowego

Zastosowanie niniejszej metody oznacza skupienie się na procesach, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie. Definicja „podejścia procesowego” obejmuje wszystkie zależności pomiędzy procesami, sposób w jaki oddziałują na siebie oraz zarządzanie nimi.

Metoda pojawiła się w Polsce w latach 90-tych a jeszcze większą popularność zdobyła nieco później, przy okazji wdrażania systemu zarządzania jakością. Nieco szerzej podejście opisuje norma ISO 9001, która zaleca jego wdrożenie po to, by zaspokoić wszystkie wymagania klienta. Działania te są podejmowane po to, by móc ocenić efektywność procesów i wprowadzić ewentualne zmiany. Nie ma więc znaczenia czy są to procesy strategiczne z punktu widzenia działania przedsiębiorstwa czy te o mniejszym zakresie i ważności, które odbywają się w obrębie poszczególnych działów. Ważny jest produkt końcowy, który dostaje klient i takie spojrzenie promuje ISO.



Zgodnie z literaturą, kluczowymi aspektami sukcesu we wdrożeniu tej metody do zarządzania są orientacja na procesy, wykorzystanie technologii informatycznych i uwzględnienie tzw. „czynnika ludzkiego”, bez którego nie ma szans na powodzenie a który oznacza umiejętność przekonania pracowników do dokonywania zmian, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami interesariuszy, respektowanie ich zdania i umiejętność budowania porozumienia w kontekście interesów organizacji. To kolejna sytuacja, która pokazuje jak dużą rolę odgrywa kultura organizacyjna w dobie nieustannych zmian technologicznych i mentalnych, bo niewątpliwie zmienia się perspektywa zarządzania organizacją i sposób postrzegania wykonywanych czynności przez pracowników.



Aby rozpocząć wdrażanie podejścia procesowego należy najpierw zidentyfikować procesy, które odbywają się w przedsiębiorstwie, określić jasno ich cele i sposób pomiaru efektywności a w dalszym etapie doskonalenia.

Poziomy dojrzałości procesowej

Jeśli organizacja ma to już za sobą można określić poziom dojrzałości procesowej. W tym celu ocenia się zaawansowanie stosowanych metod i technik zarządzania procesami w skali całej organizacji. O dojrzałości świadczą:



-Zdolność do budowy i usprawniania produktu/usługi, która jest cechą organizacji a nie indywidualnych pracowników,

-Pełna identyfikacja procesów, o których wiedza jest przekazywana pracownikom,

-Planowanie prac związanych z projektowaniem procesów,

-Monitorowanie i kontrolowanie procesów,

-Jasno określony podział ról i odpowiedzialności, pracownicy dzielą się wiedzą,

-Wdrożenie narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie procesami.

W ocenie stopnia zaawansowania owych metod i podjętych kroków pomocna jest skala ujęta w modelu CMMI (Capability Maturity Model Integration), którego twórcą jest amerykańska instytucja Software Engineering Institute. CMMI jest kontynuacją dzieła z lat 90-tych, teorii CMI (Capability Model Integration), które głównie dotyczyło procesów tworzenia oprogramowania, podczas gdy CMMI nawiązuje do całej organizacji i procesów jakie w niej zachodzą. Zgodnie z tym modelem poziom dojrzałości procesowej w organizacji może zostać oceniony wg następujących poziomów:





Początkowy – na tym etapie przedsiębiorstwo nie posiada świadomości odbywających się procesów,

Powtarzalny – organizacja ma świadomość tego, że procesy się powtarzają, ale nie są w żaden sposób opisane,

Zdefiniowany – organizacja jest zorientowana procesowo a procesy posiadają swoje definicje,

Zarządzany – to etap, na którym procesy są kontrolowane i mierzone,

Optymalizowany – celem wszystkich prac jest doskonalenie procesów.





Organizacja, która zdecyduje się wdrożyć powyższy model dojrzałości CMMI może spodziewać się korzyści w postaci:



-Usprawnienia procesu wytwarzania oprogramowania,

-Poprawy komunikacji między pracownikami i wzrostu motywacji,

-Poprawienia jakości,

-Zwiększenia zadowolenia klientów.



Narzędzia wspierające zarządzanie procesami



Obieg każdego procesu powinien być szczegółowo opisany, powinny zostać wyznaczone osoby czuwające nad ich realizacją oraz wykonujące poszczególne zadania, powinne zostać opracowane różne scenariusze ich przebiegu i korelacje.



Takie działania wspierają aplikacje do zarządzania informacją, które z zasady służą do zarządzania elektronicznym obiegiem spraw i dokumentów a w efekcie do automatyzacji procesów biznesowych. Wszelkie czynności wykonywane czy to w ramach wdrażania systemów zarządzania jakością, czy w ramach reorganizacji, mogą zostać zamodelowane w narzędziach do tego przeznaczonych, umożliwiając jednocześnie przetwarzanie powstałych informacji na dalsze potrzeby kontynuowania podjętej strategii i ustalonych w jej ramach taktyk.



Wybór dostawcy powinien być przemyślaną decyzją, bo jak się okazuje w praktyce, aplikacje nazywane tak samo mogą się różnić od siebie znacznie. Pod względem funkcjonalności warto wybrać rozwiązanie, które wesprze unikalne procesy przedsiębiorstwa. Niestety aplikacje opisywane jako narzędzia wspierające firmy z każdej branży i o każdej wielkości często usprawniają tylko standardowe procedury, występujące w większości przedsiębiorstw. Dlatego jeśli w organizacji zachodzą procesy, które są nietypowe, system powinien umożliwiać ich zamodelowanie i usprawnienie. Ich wsparcie jest o tyle istotne ponieważ często wpływa na przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa.

Praktycznym rozwiązaniem jest wybór aplikacji, która oprócz automatyzacji procesów biznesowych umożliwia także integrację istniejących już w firmie systemów informatycznych, dzięki czemu możliwa jest wymiana danych przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa gromadzonych informacji. To sprawia, że rozwiązanie jest bezpieczne i w żaden sposób nie koliduje z istniejącą infrastrukturą informatyczną.

autor:Agnieszka Bitkowska, Wojciech Żyłko, Zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie